BEKOM betreibt Dokumentenmanagementsysteme wie Paperless-ngx, ELO und DocuWare als Managed Service – GoBD-konform, mit definierten SLAs und strukturierten Prozessen.
Dokumentenmanagementsysteme tragen in vielen Organisationen zentrale Geschäftsprozesse: Rechnungseingang, Vertragsarchivierung, Personalakten und Projektdokumentation. Die eingesetzten Systeme reichen von Open-Source-Lösungen wie Paperless-ngx bis zu proprietären Plattformen wie ELO, DocuWare oder d.velop. Einen Überblick über das gesamte Anwendungsportfolio bietet die BEKOM MANAGED Applications-Seite.
Dokumentenmanagementsysteme sind geschäftskritisch für steuerrechtliche Compliance und operative Geschäftsprozesse wie Rechnungsverarbeitung und Vertragsarchivierung. Die Verfügbarkeit des DMS-Systems bildet eine Betriebsvoraussetzung für GoBD-konforme Aufbewahrung und auditfähige Dokumentenworkflows.
Ein Dokumentenmanagementsystem erfasst, speichert, versioniert und archiviert digitale Dokumente nach definierten Regeln. Typische Funktionen umfassen Volltextsuche über den Dokumentenbestand und revisionssichere Archivierung mit konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen.
Versionierung mit Änderungsnachverfolgung und Workflow-Automatisierung für Freigabeprozesse ergänzen den Funktionsumfang. In vielen Organisationen bilden DMS-Systeme die Grundlage für die Einhaltung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach GoBD.
DMS-Systeme kommen in unterschiedlichen Technologievarianten zum Einsatz – von Open Source bis zu proprietären Enterprise-Plattformen. Open-Source-Lösungen wie Paperless-ngx eignen sich für den strukturierten Dokumenteneingang und schlanke Archivierungsworkflows.
Proprietäre Plattformen wie ELO, DocuWare oder d.velop decken umfassende Archivierungs- und Workflow-Anforderungen ab. BEKOM betreibt beide Kategorien – die Betriebsprozesse sind unabhängig vom Hersteller strukturiert und folgen denselben qualitativen Standards.
Der Betrieb eines DMS erfordert Fachwissen über die eingesetzte Software, deren Abhängigkeiten und die regulatorischen Rahmenbedingungen. Wenn dieses Wissen bei einer einzelnen Person im IT-Team konzentriert ist, entsteht ein Betriebsrisiko – personelle Veränderungen können den DMS-Betrieb unmittelbar gefährden.
DMS-Systeme verarbeiten rechtsrelevante Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Personalakten. Ein Ausfall oder Datenverlust hat unmittelbare geschäftliche und regulatorische Konsequenzen für die gesamte Organisation. Gleichzeitig stellen DMS-Systeme spezifische Betriebsanforderungen an Updates, Monitoring und Compliance.
Regelmäßige Updates des DMS-Kerns und angebundener OCR-Engines müssen koordiniert eingespielt werden. Speicherkapazitäten und Indizierungsprozesse erfordern kontinuierliche Überwachung, GoBD-Anforderungen an die revisionssichere Archivierung müssen durchgängig erfüllt sein.
Wenn der DMS-Betrieb neben dem Tagesgeschäft der IT-Abteilung läuft, bleiben Updates und Konfigurationsanpassungen häufig zurück. Compliance-Risiken wachsen, ohne dass sie im operativen Alltag sichtbar werden – bis eine Betriebsprüfung oder ein Sicherheitsvorfall die Lücken aufdeckt.
BEKOM übernimmt den Betrieb von DMS-Systemen als strukturierten Service im Rahmen von BEKOM MANAGED Applications. Der Service ist technologie-agnostisch – unabhängig davon, ob das System in der eigenen Betriebsstätte, in deutschen Rechenzentren oder in der Cloud betrieben wird.
BEKOM überführt den DMS-Betrieb in strukturierte Prozesse mit dokumentierten Verantwortlichkeiten und Eskalationspfaden. Dazu gehören vollständige Inventarisierung mit Konfiguration und Abhängigkeiten sowie definierte Wartungsfenster für Updates und Patches.
Monitoring von Verfügbarkeit, Speicherauslastung und Indizierungsleistung läuft kontinuierlich – Schwellenwerte lösen automatisch Alerts aus. Das Service-Design-Dokument legt Verantwortlichkeiten, SLAs und Compliance-Anforderungen verbindlich fest.
Es dient als gemeinsame Grundlage für BEKOM und die Organisation des Auftraggebers, bevor der laufende Betrieb beginnt. Der Übergang von reaktivem DMS-Betrieb zu einem systematisch gesteuerten Service schafft Planbarkeit und entlastet interne IT-Kapazitäten.
BEKOM übernimmt den laufenden Betrieb von Dokumentenmanagementsystemen mit dem gleichen Betriebsstandard wie für Enterprise-Software. Unabhängig davon, ob ein Open-Source-DMS wie Paperless-ngx oder eine proprietäre Plattform wie ELO betrieben wird – die Betriebsleistungen folgen denselben strukturierten Prozessen und gliedern sich in vier Kernbereiche:
BEKOM verantwortet Archivierung, Versionierung und Durchsuchbarkeit des gesamten Dokumentenbestands. Dokumente werden revisionssicher gespeichert, Aufbewahrungsfristen nach den Compliance-Anforderungen der Organisation eingehalten. Der Dokumentenbestand bleibt jederzeit vollständig durchsuchbar und wiederherstellbar. Versionierungsregeln werden nach den Anforderungen der Organisation im Service-Design-Dokument festgelegt.
BEKOM hält DMS-Systeme und alle zugehörigen Komponenten aktuell – koordiniert über DMS-Kern, angebundene Dienste und Datenbank-Backend. Security-relevante Updates haben Vorrang. Bei proprietären Systemen übernimmt BEKOM die Koordination mit dem Hersteller-Support, bei Open-Source-DMS die direkte Verfolgung der Release-Kanäle.
BEKOM integriert jedes betriebene DMS in die zentrale Monitoring-Plattform: Verfügbarkeit, Speicherauslastung, Indizierungsqueue, Antwortzeiten und Fehlerquoten werden durchgehend erfasst. Konfigurierte Schwellenwerte lösen automatisch Alerts aus. Bei Störungen greift der strukturierte Eskalationsprozess – nach der vereinbarten Inzidenz-Priorität wird ein qualifizierter Spezialist aktiv und bearbeitet den Inzidenz bis zur Lösung. Nach Abschluss jeder Störung erstellt BEKOM einen Bericht mit Ursachenanalyse, durchgeführten Maßnahmen und Empfehlungen zur Vermeidung vergleichbarer Vorfälle.
BEKOM integriert das DMS in den Backup-Prozess: Dokumentenbestände, Datenbanken, Konfigurationsdateien und Volltextindizes werden nach abgestimmtem Plan gesichert. Restore-Tests überprüfen die Wiederherstellbarkeit in regelmäßigen Abständen – die Ergebnisse werden dokumentiert und im Service-Review vorgestellt. Für betriebskritische DMS-Installationen wird ein Recovery-Konzept erarbeitet, das Recovery Point Objective und Recovery Time Objective definiert und mit den Compliance-Anforderungen der Organisation abgestimmt ist.
BEKOM betreibt DMS-Systeme unabhängig vom Hersteller und Technologiestack. Das Betriebsportfolio reicht von schlanken Open-Source-Lösungen bis zu Enterprise-Plattformen mit umfassenden Archivierungsfunktionen.
Kontext: Paperless-ngx und ecoDMS sind etablierte Open-Source-Lösungen für den strukturierten Dokumenteneingang und die revisionssichere Archivierung. Beide Systeme sind unabhängig von Lizenzmodellen einsetzbar – in der eigenen Betriebsstätte oder containerisiert.
Leistungsumfang:
Paperless-ngx: OCR-Erkennung über Tesseract, regelbasiertes Tagging, Volltextsuche sowie Monitoring der Indizierungs-Queue und Speicherkapazität
ecoDMS: Revisionssichere Archivierung mit Versionierung und Berechtigungssystem für strukturierte Dokumentenablage
Release-Management: BEKOM evaluiert jedes Update, prüft die Kompatibilität und führt das Upgrade nach abgestimmtem Plan durch
Ergebnis: Open-Source-DMS-Betrieb mit denselben strukturierten Prozessen wie für Enterprise-Software – unabhängig von der Installationsvariante. Geeignet für Organisationen, die Open-Source-DMS produktiv einsetzen und deren Betrieb mit definierten SLAs und qualifiziertem Release-Management führen möchten.
Kontext: Enterprise-Plattformen wie ELO, DocuWare und d.velop bieten umfassende Archivierungsfunktionen, Workflow-Automatisierung und ERP-Schnittstellen. BEKOM betreibt diese Plattformen auf Infrastrukturebene – die fachliche Konfiguration verbleibt beim Systemhaus.
Leistungsumfang:
Plattform-Komponenten: Betriebssystem, Datenbank und Applikationsserver mit Monitoring, Patching und Kapazitätsplanung
Herstellerupdates: Kompatibilitätsprüfung, Staging-Test und koordinierte Produktivschaltung in Abstimmung mit dem DMS-Anbieter
Backup: Sicherung von Konfiguration, Datenbanken und Dokumentenbeständen nach abgestimmtem Plan
Ergebnis: Infrastrukturbetrieb nach definierten Prozessen – koordiniert mit dem DMS-Anbieter für Herstellerupdates. Lizenzvertrieb und fachliche Konfiguration von Workflows verbleiben beim Systemhaus; die Aufgabenteilung wird im Service-Design-Dokument dokumentiert. Geeignet für Organisationen mit ELO, DocuWare oder d.velop, die den Plattformbetrieb auslagern und die fachliche Konfiguration intern oder beim DMS-Systemhaus belassen möchten.
Kontext: DMS-Systeme arbeiten selten isoliert – Rechnungseingang, Vertragsablage und Personalakten sind typischerweise an ERP, E-Mail und Verzeichnisdienste angebunden. BEKOM übernimmt den Betrieb dieser Integrationsschnittstellen.
Typische Szenarien:
ERP-Konnektoren: Anbindung an SAP oder Microsoft Dynamics für die automatische Belegübernahme
E-Mail-Integration: Automatischer Dokumenteneingang aus E-Mail-Postfächern und zentralen Eingangsadressen
Verzeichnisdienste: LDAP- und Active-Directory-Anbindung für zentrale Authentifizierung und Benutzerverwaltung
Dateisystem-Synchronisation: Übernahme von Dokumenten aus Netzlaufwerken und überwachten Eingangsordnern
Ergebnis: Nach jedem Update einer angebundenen Komponente wird die Integrationsschnittstelle geprüft und das Ergebnis dokumentiert. Schnittstellenprobleme werden erkannt, bevor sie den Dokumentenfluss beeinträchtigen. Geeignet für Organisationen, deren DMS an ERP, E-Mail und Verzeichnisdienste angebunden ist und die konsistente Schnittstellen über Updates hinweg benötigen.
DMS-Systeme unterliegen regulatorischen Anforderungen – insbesondere den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und der DSGVO. BEKOM unterstützt die Einhaltung dieser Anforderungen auf Betriebsebene.
Kontext: Die GoBD fordern für steuerrelevante Dokumente Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. BEKOM betreibt das DMS so, dass die technischen Voraussetzungen für GoBD-Konformität gegeben sind.
Technische Voraussetzungen:
Revisionssichere Speicherung: Archivierung ohne nachträgliche Veränderungsmöglichkeit nach den GoBD-Vorgaben
Protokollierte Zugriffe und Änderungen: Lückenlose Aufzeichnung aller Lese- und Schreibzugriffe sowie Konfigurationsänderungen
Aufbewahrungsfristen: Konfigurierte Fristen nach den Vorgaben der Organisation pro Dokumenttyp und Geschäftsvorfall
Nachvollziehbare Löschprozesse: Dokumentierte Löschvorgänge nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen mit Audit-Spur
Ergebnis: Die inhaltliche Korrektheit der archivierten Belege und die fachliche Zuordnung zu Geschäftsvorfällen liegt bei der Organisation – BEKOM liefert die technische Betriebsdokumentation, die in die GoBD-Verfahrensdokumentation einfließen kann.
Kontext: Dokumente im DMS enthalten häufig personenbezogene Daten: Bewerbungsunterlagen, Personalakten, Kundenkommunikation. BEKOM betreibt das DMS mit konfigurierten Schutzmaßnahmen für einen DSGVO-konformen Betrieb auf technischer Ebene.
Schutzmaßnahmen:
Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Berechtigungen, dokumentierte Vergabeprozesse und regelmäßige Reviews der Zugriffsrechte
Verschlüsselung: Verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung nach aktuellem Stand der Technik
Löschprozesse: Dokumentierte Umsetzung von Aufbewahrungsfristen und Betroffenenrechten auf Anwendungsebene
Change-Protokoll: Alle Konfigurationsänderungen am Berechtigungssystem werden lückenlos mit Zeitstempel und Verantwortlichem dokumentiert
Ergebnis: Wenn Betroffenenrechte wie Auskunft oder Löschung technisch umgesetzt werden müssen, unterstützt BEKOM auf Betriebsebene – die datenschutzrechtliche Bewertung verbleibt bei der Organisation oder deren Datenschutzbeauftragten.
Kontext: BEKOM betreibt DMS-Systeme standortflexibel. Die Standortwahl beeinflusst die Compliance-Architektur und wird auf die regulatorischen Anforderungen sowie die operative Realität der Organisation abgestimmt.
Einsatzmodelle:
Eigene Betriebsstätte: Betrieb in der eigenen Betriebsstätte des Auftraggebers mit physischer Kontrolle über den Dokumentenbestand
Deutsches Rechenzentrum: Cloud-Betrieb in deutschen Rechenzentren – erfüllt Datenhaltungsanforderungen nach DSGVO ohne Drittlandtransfer
Hybrid-Modell: Verteilte Datenhaltung mit lokalem Schnellzugriff und zentraler Archivierung in einer kontrollierten Umgebung
Standort-Bewertung: Abwägung von Compliance-Anforderungen, Latenzbedarf und Kostenstruktur im Übernahme-Assessment
Ergebnis: Die konkrete Standortkonfiguration wird im Service-Design-Dokument festgelegt – inklusive Backup-Strategie, Failover-Szenarien und Compliance-Nachweisen pro Modell.
Der Eigenbetrieb von Dokumentenmanagementsystemen verursacht variable Aufwände durch mehrere Kostentreiber: Speicher-Skalierung für wachsende Dokumentenbestände, Backup-Strategien für revisionssichere Archivierung und Volltext-Indizierung großer Dokumentenvolumen.
Updates proprietärer DMS-Plattformen wie ELO oder DocuWare erfordern häufig Anpassungen der Workflow-Konfiguration und Benutzerschulungen. GoBD-konforme Archivierung verlangt kontinuierliche Überwachung der Aufbewahrungsfristen und Audit-Logs. BEKOM strukturiert diese Aufwände in planbare Betriebskosten durch eine Monatspauschale, die Betrieb, Updates und Compliance-Monitoring des DMS-Systems umfasst. Ein vorgelagertes Assessment identifiziert die spezifischen Kostenstrukturen des bestehenden Dokumentenmanagements.
Verwandte Themen: Managed DMS verzahnt sich mit Managed Collaboration für Datei-/Workflow-Anbindung und Managed Microsoft für SharePoint-/M365-Integrationen; den Open-Source-Gegenpart bildet Office-Suites; als konkrete Open-Source-DMS-Lösung steht Paperless-ngx zur Verfügung.
BEKOM betreibt Open-Source-DMS wie Paperless-ngx und ecoDMS sowie proprietäre Plattformen wie ELO, DocuWare und d.velop als vollständigen Managed Service. Das Portfolio ist nicht auf diese Produkte beschränkt – im Übernahme-Assessment wird geprüft, ob weitere DMS-Systeme in den Betriebsumfang aufgenommen werden können. Voraussetzung ist eine dokumentierte Installationsbasis und ein verfügbarer Update-Kanal des Herstellers oder der Community.
BEKOM betreibt das DMS auf Infrastruktur- und Plattformebene: Betriebssystem, Datenbank, Applikationsserver, Monitoring, Backup und Updates. Die fachliche Konfiguration – Aktenstrukturen, Workflows, Berechtigungskonzepte und Aufbewahrungsregeln – verbleibt beim internen Fachadministrator oder dem beauftragten DMS-Systemhaus. Im Co-Managed-Modell sind Mischformen zwischen BEKOM und dem internen Team möglich. Die konkrete Aufgabenteilung wird im Service-Design-Dokument verbindlich über eine RACI-Matrix dokumentiert und regelmäßig in Service-Reviews überprüft.
BEKOM betreibt das DMS so, dass die technischen Voraussetzungen für GoBD-Konformität gegeben sind: revisionssichere Speicherung, protokollierte Zugriffe und konfigurierte Aufbewahrungsfristen nach den Vorgaben der Organisation. Die inhaltliche Korrektheit der archivierten Belege und die organisatorische Umsetzung der GoBD-Verfahrensdokumentation liegt bei der Organisation. BEKOM dokumentiert alle technischen Betriebsprozesse nachvollziehbar, damit diese in die Verfahrensdokumentation der Organisation einfließen können.
BEKOM startet mit einem strukturierten DMS-Assessment: Inventarisierung des Systems, Prüfung der aktuellen Konfiguration, Erfassung von Abhängigkeiten und angebundenen Systemen sowie Analyse des Dokumentenbestands und der Archivierungsregeln. Auf dieser Basis entsteht ein Übergabeplan mit Reihenfolge, Vorab-Maßnahmen und Betrieb während der Übergangsphase. Das interne Team bleibt in die Übergabe eingebunden und erhält eine vollständige Dokumentation.
BEKOM betreibt DMS-Systeme sowohl als klassische Installation als auch containerisiert auf Docker-Basis. Paperless-ngx wird häufig als Container-Deployment betrieben – BEKOM übernimmt dabei die anwendungsspezifischen Betriebsaufgaben: Updates der Container-Images, Monitoring der Container-Gesundheit, Backup der persistenten Daten und Inzidenz-Response. Der Betrieb einer zugrunde liegenden Kubernetes-Plattform ist separat im Rahmen von BEKOM MANAGED Platforms buchbar.
Bei proprietären Systemen wie ELO, DocuWare oder d.velop koordiniert BEKOM das Update mit dem Hersteller-Support: Kompatibilitätsprüfung, Staging-Test, dokumentierter Rollback-Plan und koordinierte Produktivschaltung nach abgestimmtem Wartungsfenster. BEKOM übernimmt die Kommunikation mit dem Hersteller und steuert den Update-Prozess. Das interne Team wird frühzeitig über geplante Updates informiert und stimmt den Zeitpunkt gemeinsam ab.
Wenn BEKOM bereits den SAP- oder Microsoft-Dynamics-Betrieb übernimmt, können DMS-Integrationsschnittstellen zwischen beiden Systemen gemeinsam betrieben werden. Updates an einem System werden auf ihre Auswirkung auf die angebundenen Schnittstellen geprüft. Die Kombination mehrerer Managed-Application-Services reduziert den Koordinationsaufwand zwischen Dienstleistern und ermöglicht konsistente Betriebsprozesse über die gesamte Anwendungslandschaft. Die konkreten Details der Integration werden im Service-Design-Dokument festgelegt.
BEKOM unterstützt Migrationen auf Betriebsebene: Bereitstellung der Zielumgebung, Konfiguration des neuen DMS, Koordination des Datentransfers und paralleler Betrieb beider Systeme während der Übergangsphase. Die fachliche Migrationsplanung – Zuordnung von Dokumentenstrukturen, Metadaten-Mapping und Berechtigungskonzept im Zielsystem – verbleibt beim DMS-Systemhaus oder Fachadministrator. BEKOM überprüft die Betriebsbereitschaft des Zielsystems nach definierten Kriterien und dokumentiert den Abschluss der Migration.
Die Wechselkosten hängen vom Umfang der Dokumentenmigration und der Komplexität bestehender Workflows ab. BEKOM analysiert den aktuellen Dokumentenbestand und die konfigurierten Archivierungsregeln. Migration und Systembetrieb werden in separaten Projektphasen abgerechnet. Eine Datenextraktion aus proprietären Formaten kann zusätzliche Migrationsaufwände verursachen. Das Assessment quantifiziert die erforderlichen Wechselaufwände und dokumentiert die neue Kostenstruktur.
Der Betriebsumfang wird im Service-Design-Dokument als RACI definiert. BEKOM verantwortet typischerweise Plattformbetrieb, Patch-Management, Backup, Verfügbarkeit, Monitoring und die technische Konfiguration der Archivierungs- und Freigabe-Workflows. Beim Kunden bleibt die fachliche Hoheit: Dokumenten-Klassifikation, Aufbewahrungsfristen, Rollen- und Berechtigungsmodelle, Datenschutz-Folgenabschätzung und die Freigabe-Prozesse selbst. Bei GoBD-relevanten Prozessen liefert BEKOM die technischen Nachweise (Protokolle, Hashes, Versionierung); die Verfahrensdokumentation und die GoBD-konforme Buchführung bleiben in Kundenhand. Die Aufgaben-Verteilung steht vor Vertragsabschluss schriftlich fest – keine Grauzone im laufenden Betrieb.
Der Einstieg zum strukturierten DMS-Betrieb beginnt mit einem Assessment: Erfassung des eingesetzten DMS, Analyse des Ist-Zustands und Erstellung eines individuellen Service-Designs als Betriebsgrundlage.
Das DMS-Assessment liefert eine strukturierte Bestandsaufnahme des aktuellen Dokumentenmanagements und eine konkrete Architektur-Empfehlung für den Managed-Betrieb. BEKOM analysiert bestehende Workflow-Konfigurationen, Dokumentenvolumen und Compliance-Anforderungen. Das Service-Design dokumentiert den geplanten Betriebsumfang und definiert Monitoring-Prozesse für revisionssichere Archivierung. Diese Klarheit über Ist-Zustand und Ziel-Architektur bildet die Grundlage für eine fundierte Migrationsentscheidung.
Kontaktieren Sie BEKOM für ein DMS-Assessment. Gemeinsam mit Ihrem IT-Team erfasst BEKOM das eingesetzte DMS, dessen Konfiguration, angebundene Systeme und bestehende Compliance-Anforderungen. Das Assessment liefert ein realistisches Bild der Betriebsanforderungen.
Auf Basis des Assessments entsteht das Service-Design-Dokument: Betriebsumfang, SLAs, Update-Strategie, Eskalationspfade, RACI-Matrix und Compliance-Anforderungen – verbindlich für beide Seiten.
Nach Freigabe des Service-Designs übernimmt BEKOM den laufenden DMS-Betrieb: Monitoring-Integration, Einrichtung der Backup-Prozesse, Konfiguration der Update-Kanäle und Übernahme der operativen Verantwortung nach definierten Prozessen.