BEKOM OPEN PROOpen-Xchange App SuiteOpen-Source-Groupware aus Europa
Open-Xchange App Suite als bewährte Open-Source-Groupware: E-Mail, Kalender, Kontakte und Datei-Ablage über offene Protokolle, im Managed Service mit DSGVO-konformem DACH-Hosting.
Was ist Open-Xchange?
Open-Xchange App Suite ist eine etablierte Open-Source-Groupware-Plattform für E-Mail, Kalender, Kontakte und Datei-Ablage. Als bewährte Standardlösung wird sie bei Hosting-Providern, im Mittelstand, in der öffentlichen Verwaltung und in Bildungseinrichtungen eingesetzt. BEKOM führt Open-Xchange App Suite im Rahmen von BEKOM OPEN PRO Applications exemplarisch ein und betreibt es – andere Groupware-Produkte werden ebenfalls unterstützt.
E-Mail und Kalender-Systeme sind geschäftskritische Infrastruktur für die tägliche Auftragsverarbeitung und standortübergreifende Zusammenarbeit. Die Verfügbarkeit der Groupware-Plattform ist Betriebsvoraussetzung für operative Geschäftsprozesse.
BEKOM betreibt auch alternative Groupware-Lösungen. Im Rahmen eines Assessments wird geprüft, welche Lösung zu Ihrer Ausgangslage passt.
Herkunft und Projekt-Pflege
Open-Xchange wurde 2005 als deutsche Open-Source-Groupware-Plattform von der Open-Xchange GmbH in Olpe gegründet. Die Plattform entstand als europäische Antwort auf Microsoft Exchange und wird seitdem aktiv weiterentwickelt. Heute betreibt Open-Xchange GmbH die App Suite als Hauptprodukt und liefert Hosting-Provider, ISPs und Mittelstands-Kunden weltweit.
Eckdaten zum Projekt:
Gegründet 2005 in Olpe als deutsche Open-Source-Groupware
Trägerin: Open-Xchange GmbH mit Sitz in Deutschland
App Suite als zentrales Produkt (aktuell Version 8.x)
Aktive Entwicklung mit halbjährlichen Major-Releases
Markt-Verankerung:
- Einsatz bei Hosting-Providern und ISPs in Europa
- Mittelständische Organisationen mit DSGVO-Anforderungen
- Öffentliche Verwaltung und Bildungseinrichtungen
- Bildungs- und Forschungsverbünde mit Föderations-Bedarf
Positionierung im Markt
Open-Xchange steht im Groupware-Markt als europäische Open-Source-Alternative zu Microsoft Exchange/365 und Google Workspace. Die Plattform fokussiert auf offene Protokolle (IMAP, SMTP, CalDAV, CardDAV), DSGVO-konforme Datenverarbeitung und freie Wahl von Hardware und Hosting-Standort statt vertikaler Anbieter-Bindung an ein Cloud-Ökosystem.
Differenzierende Merkmale:
Offene Standards statt proprietärer Protokolle (Exchange ActiveSync vs. CalDAV)
Selbstgehostet oder DACH-Cloud, kein US-Hyperscaler-Pflichtweg
Granulare Mandanten-Trennung für Hosting-Szenarien
Quelltext-Einsicht und Auditierbarkeit der Plattform
Typische Wahl-Gründe:
- Datensouveränitäts-Anforderungen mit Verarbeitung in Deutschland
- Strategische Microsoft-365-Reduktion oder Vendor-Diversifikation
- Kostenstruktur jenseits von Per-User-Cloud-Subscription
- Compliance-Pflichten mit nachvollziehbaren Datenflüssen
Lizenzmodell und Editionen
Open-Xchange ist als Community Edition unter GPLv2 ohne Lizenzkosten verfügbar. Die kommerzielle OX App Suite Subscription liefert Updates aus einem stabilen Release-Kanal, Support-Verträge mit definierten Reaktionszeiten und zusätzliche Module wie Documents (Office-Suite-Integration) und Drive (erweiterte Datei-Plattform).
Verfügbare Editionen:
Community Edition unter GPLv2-Lizenz mit Kernfunktionen
OX App Suite Subscription mit kommerziellen Support-Stufen
Documents-Modul für Office-Suite-Integration (Collabora/OnlyOffice)
Drive-Modul für erweiterte Datei-Plattform-Features
Support-Optionen:
- Community-Support über öffentliche Foren und Mailinglisten
- Open-Xchange-Subscription mit Hersteller-Support-Verträgen
- BEKOM-Begleitung im Managed Service oder Co-Managed-Modus
- Wahlweise Selbst-Betrieb oder strukturierte Begleitung
BEKOM-Leistungen für Open-Xchange
BEKOM begleitet Open-Xchange-Einsätze von der ersten Eignungsprüfung über die Einführung bis zum laufenden Betrieb. Die Leistungen sind modular buchbar und werden auf die Zielorganisation zugeschnitten.
Assessment und Architektur
BEKOM prüft, ob Open-Xchange zum technischen und organisatorischen Bedarf passt – ergebnisoffen, ohne Lizenz-Vertriebsinteresse. Geprüft werden Mailbox-Volumen, Identity-Anbindung, Migrationspfad aus dem aktuellen System, Compliance-Anforderungen und Mandanten-Struktur. Das Ergebnis ist eine dokumentierte Empfehlung mit Vergleich zu Alternativen und einem Architekturvorschlag für das konkrete Einsatzszenario.
Assessment-Schwerpunkte:
Bestandsaufnahme der Mailbox-Volumen und Nutzergruppen
Bewertung der Identity-Anbindung (LDAP, AD, SAML, OIDC)
Analyse der Migrationskomplexität aus Exchange / 365 / Google
Vergleichs-Analyse mit Microsoft 365, Google Workspace und Zimbra
Einführung und Migration
Für Neu-Einführungen plant BEKOM Hardware-Dimensionierung, Mandanten-Konzept, Backup-Strategie und Integration in Identity- und Monitoring-Landschaft. Bei Migrationen aus Exchange, Microsoft 365 oder Google Workspace übernimmt BEKOM den Mailbox-Transfer, die Kalender-Migration und den stufenweisen Rollout mit Parallelbetrieb.
Leistungen in dieser Phase:
Dimensionierung von Storage, Compute und Backup-Infrastruktur
Mandanten- und Berechtigungs-Konzept gemäß Organisations-Struktur
Mailbox-, Kalender- und Kontakt-Migration aus dem Bestand
Stufenweiser Rollout mit definierten Übergabe- und Cutover-Punkten
Betrieb und Weiterentwicklung
Im Managed-Service-Modus übernimmt BEKOM den produktiven Betrieb: dokumentierter Change-Prozess für Konfigurationen, Patch-Zyklen entlang der OX-Subscription-Release-Linie, Monitoring von IMAP/SMTP/Web-Diensten, Incident-Reaktion und regelmäßige Capacity-Reviews. Die strategische Hoheit bleibt beim Kunden.
Operative Aufgaben im Managed Service:
Dokumentierter Change-Prozess für Konfigurations-Updates
Patch-Management entlang der OX-Subscription-Release-Linie
Monitoring von IMAP, SMTP, Web-Frontend und Datenbank-Backend
Quartalsweise Capacity-Reviews und Reporting an die Geschäftsleitung
Funktionen — Kommunikation und Kollaboration
Open-Xchange deckt einen Funktionsumfang ab, der die typischen Aufgaben einer Enterprise-Groupware abdeckt. Die folgenden drei Bereiche bilden die Kommunikations- und Kollaborations-Schicht: E-Mail, Kalender mit Kontakten und Datei-Ablage.
E-Mail mit IMAP, SMTP und Sieve
Open-Xchange unterstützt klassische E-Mail-Protokolle (IMAP für Posteingang, SMTP für Versand, Sieve für serverseitige Filter-Regeln). Damit sind Standard-E-Mail-Clients (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) genauso einsetzbar wie das Web-Frontend.
Verfügbare Funktionen:
IMAP4-Posteingang mit Folder-Synchronisation und Push-Notifications
SMTP-Versand mit DKIM-, SPF- und DMARC-Unterstützung
Serverseitige Sieve-Filter-Regeln für Eingangs-Verarbeitung
Push-IMAP für Mobile-Clients ohne Polling-Overhead
Typische Einsatzszenarien:
- Migration aus Microsoft Exchange mit Bestand an OST-Daten
- Standortunabhängiger Zugriff via Outlook, Thunderbird und Web
- Mobile-Anbindung über Apple Mail, K-9 Mail und Mailwise
- Anti-Spam- und Anti-Virus-Integration über Filter-Pipeline
Kalender und Kontakte über CalDAV/CardDAV
Kalender und Kontakte werden über die offenen Standards CalDAV und CardDAV bereitgestellt. Damit synchronisieren sich Termine und Adressen mit allen gängigen Clients (iOS, macOS Calendar, Thunderbird mit Lightning, Android mit DAVx⁵) ohne proprietäre Sync-Protokolle.
Verfügbare Funktionen:
CalDAV-basierte Kalender-Synchronisation mit Nativ-Clients
CardDAV-Adressbücher mit Gruppen und Privat-/Geschäftskontakten
Frei-Belegt-Anzeige und Termineinladungen über iCalendar-Format
Geteilte Kalender mit feingranularen Berechtigungen pro Nutzer
Typische Einsatzszenarien:
- Team-Kalender mit Lese-/Schreib-Berechtigungen pro Mitarbeiter
- Ressourcen-Kalender für Räume und Geräte mit Buchungs-Workflow
- Außendienst-Synchronisation auf iOS/Android über Standard-Apps
- Cross-Plattform-Kontakt-Synchronisation ohne Cloud-Service-Bindung
Datei-Ablage mit OX Drive
Das Drive-Modul bietet eine zentrale Datei-Ablage mit Web-Zugriff, Desktop-Sync und Mobile-Apps. Dateien werden mit Berechtigungen versehen, lassen sich teilen und können bei Bedarf direkt im Web-Frontend mit Documents oder Collabora bearbeitet werden.
Verfügbare Funktionen:
WebDAV-Zugriff mit Versionsverwaltung pro Datei
Desktop-Sync-Clients für Windows, macOS und Linux
Mobile-Apps für iOS und Android mit Offline-Cache
Geteilte Ordner mit Lese-/Schreib-/Admin-Rollen
Typische Einsatzszenarien:
- Ablösung von OneDrive/SharePoint durch DSGVO-konforme Datei-Ablage
- Externer Mandanten-Datei-Austausch mit zeitlich befristeten Links
- Office-Dokument-Bearbeitung mit Documents- oder Collabora-Integration
- Mobile-Zugriff auf Dokumente über App ohne Cloud-Service-Drittanbieter
Funktionen — Plattform-Integration und Endgeräte
Über E-Mail, Kalender und Datei-Ablage hinaus stellt Open-Xchange Plattform-Funktionen für den produktiven Einsatz bereit. Die folgenden drei Bereiche decken das Web-Frontend, die Mobile-Anbindung und die Identity-Integration ab.
Web-Frontend App Suite
Die App Suite ist das moderne Web-Frontend von Open-Xchange. Es vereint E-Mail, Kalender, Kontakte, Drive und Aufgaben in einer responsive Oberfläche, die auf Desktop, Tablet und Smartphone funktioniert – ohne Browser-Plugins oder native Client-Pflicht. Weiterführend: Office-Suite-Alternativen.
Verfügbare Funktionen:
Responsive Web-Oberfläche für Desktop, Tablet und Smartphone
Vereinte Sicht auf E-Mail, Kalender, Kontakte, Drive und Aufgaben
Erweiterungen über die offene OX-Plugin-Architektur
Mehrsprachige UI mit deutschen und englischen Übersetzungen
Typische Einsatzszenarien:
- Zentrale Anlaufstelle für E-Mail und Termine im Browser
- Outlook-Alternative ohne Microsoft-Lizenz-Pflicht
- Schulungs-arme Einarbeitung für Mitarbeiter ohne Office-Hintergrund
- BYOD-Szenarien mit Mitarbeiter-Endgeräten ohne Client-Installation
Mobile-Anbindung
Open-Xchange unterstützt Mobile-Geräte über offene Standards (Exchange ActiveSync, CalDAV/CardDAV, IMAP) ohne Pflicht-Apps des Herstellers. Damit funktionieren native Mail-, Kalender- und Kontakt-Apps auf iOS und Android genauso wie der Web-Zugriff.
Unterstützte Anbindungsarten:
Exchange ActiveSync (EAS) für iOS und Android Standard-Apps
CalDAV/CardDAV für Apple Calendar, Apple Contacts und DAVx⁵
IMAP/SMTP-Push für unmittelbare Mail-Zustellung auf Mobile
Optionale OX-Mobile-App mit Drive-Integration
Typische Einsatzszenarien:
- Nahtloser Wechsel zwischen Desktop und Smartphone für Außendienst
- BYOD-Anbindung ohne Mobile-Device-Management-Pflicht
- Mehrgeräte-Synchronisation für Geschäftsführung und Field-Service
- Push-Mail bei mobilen Service-Mitarbeitern ohne Polling-Verzögerung
Identity-Integration und Mandanten
Open-Xchange integriert sich mit zentralen Identity-Providern (LDAP, Active Directory, SAML, OIDC) und unterstützt mandantenfähigen Betrieb. Damit lassen sich mehrere Organisationen oder Geschäftsbereiche getrennt voneinander auf einer Instanz betreiben – mit eigener Anmeldung, eigenem Branding und eigenen Berechtigungen.
Integrations-Optionen:
LDAP- und Active-Directory-Anbindung für Nutzer-Synchronisation
SAML 2.0 und OpenID Connect für Single Sign-On (SSO)
Keycloak-Integration als Open-Source-Identity-Provider
Mandantenfähiger Betrieb mit getrennter Konfiguration pro Tenant
Typische Einsatzszenarien:
- Konzern-Strukturen mit getrennten Tochtergesellschaften pro Mandant
- Hosting-Szenarien mit mehreren Endkunden auf einer Plattform
- SSO-Integration in bestehende Identity-Landschaft
- Mandanten-Branding mit eigenem Domain-Namen und Logo pro Tenant
Betriebsmodelle für Open-Xchange
Open-Xchange kann in unterschiedlichen organisatorischen Konstellationen betrieben werden. Die Modelle lassen sich kombinieren oder im Zeitverlauf anpassen – je nachdem, wie viel operative Verantwortung intern verbleibt und wie viel BEKOM übernimmt.
Fully Managed – BEKOM übernimmt den Betrieb
BEKOM betreibt die Open-Xchange-Plattform als vollständigen Managed Service. Die strategische Kontrolle über Mailbox-Strategie, Mandanten-Struktur und Compliance-Vorgaben bleibt beim Kunden, die operative Verantwortung wird vertraglich geregelt.
Operative Aufgaben bei BEKOM:
Dokumentierter Change-Prozess für Konfigurationen und Mandanten-Updates
Patch-Zyklen entlang der OX-Subscription-Release-Linie
Monitoring von IMAP, SMTP, Web-Frontend und Datenbank-Backend
Quartalsweise Capacity-Reviews und Reporting an die Geschäftsleitung
Geeignet für diese Szenarien:
- Organisationen mit begrenzter interner Mailserver-Kapazität
- Compliance-Programme nach ISO 27001 oder TISAX mit klarem Verantwortungsschnitt
- DACH-Mittelstand mit DSGVO-Anforderungen an E-Mail-Hosting im Inland
- Hosting-Szenarien mit mehreren Mandanten auf einer Plattform
Co-Managed – geteilte Verantwortung
Im Co-Managed-Modell behält das interne Team Konfigurations-Hoheit und Mandanten-Verantwortung; BEKOM übernimmt definierte operative Bereiche und Spezialthemen. Der Schnitt wird vertraglich beschrieben und kann im Zeitverlauf neu vereinbart werden, wenn sich Kompetenz oder Auslastung verschieben.
Aufgaben beim Kunden-Team:
Konfigurations-Hoheit und finale Freigabe von Mandanten-Änderungen
Mailbox-Verwaltung und Routine-Operationen im Tagesgeschäft
Direkter Kontakt zu Fachbereichen und internen Stakeholdern
Strategische Entscheidungen zu Mandanten-Struktur und Compliance
Spezialthemen bei BEKOM:
- Major-Release-Wechsel und kritische Update-Fenster
- Migration aus Exchange, Microsoft 365 oder Google Workspace
- Monitoring-Auswertung, Capacity-Empfehlungen und Architektur-Reviews
- Bereitschafts-Begleitung außerhalb der Geschäftszeiten
Modellwechsel und Lebenszyklus
Betriebsmodelle für Open-Xchange sind keine starre Festlegung. Organisationen, die mit Fully Managed starten, übernehmen oft im Zeitverlauf einzelne Aufgaben selbst – andere bewegen sich in die Gegenrichtung, wenn interne Kapazitäten knapp werden. Der Wechsel erfolgt in dokumentierten Schritten ohne Plattform-Migration.
Typische Übergangs-Szenarien:
Wechsel von Fully Managed zu Co-Managed mit wachsender interner Kompetenz
Wechsel von Co-Managed zu Fully Managed bei Personalwechsel oder Wachstum
Aufnahme oder Abgabe einzelner Mandanten ohne Modellwechsel der Gesamtplattform
Aufnahme zusätzlicher Module (Documents, Drive) im laufenden Betrieb
Lebenszyklus-Themen mit BEKOM:
- Major-Version-Upgrades innerhalb der OX-Release-Linie
- Migration zwischen Hardware- oder Hosting-Generationen
- Konsolidierung mehrerer Open-Xchange-Instanzen auf eine Plattform
- Definierter Ausstiegspfad mit Datenexport in Standardformate
Open-Xchange im Vergleich
Open-Xchange tritt nicht allein an. Für eine fundierte Einschätzung ist der Blick auf Alternativen entscheidend – sowohl proprietäre Cloud-Suiten als auch andere Open-Source-Groupware-Plattformen. Die folgenden drei Vergleichs-Achsen helfen bei der bewussten Plattform-Wahl. Für Mail-Server-zentrierte Setups ohne vollwertige Groupware-Tiefe ist Mailcow eine schlankere Alternative. → Mailcow als schlankerer Mailserver-Stack mit SOGo
Open-Xchange vs. Microsoft 365 / Exchange Online
Microsoft 365 ist im Mittelstand der Marktstandard für E-Mail und Kollaboration mit tiefer Integration in das Microsoft-Ökosystem (Teams, SharePoint, OneDrive). Open-Xchange fokussiert auf offene Protokolle, DSGVO-konforme Datenverarbeitung in Europa und freie Wahl von Hardware und Hosting-Standort.
Differenzierende Merkmale:
Microsoft 365 mit US-Hyperscaler-Hosting; Open-Xchange selbstgehostet oder DACH-Cloud
Microsoft 365 mit proprietären Protokollen (EAS, MAPI); Open-Xchange mit IMAP/CalDAV/CardDAV
Microsoft 365 mit Bündel-Subscription pro Nutzer; Open-Xchange mit eigener Lizenz-Struktur
Microsoft 365 mit tiefer Office-/Teams-Integration; Open-Xchange mit Documents-/Collabora-Integration
Wann passt Open-Xchange besser:
- DSGVO-Anforderungen mit eindeutigem Verarbeitungsort in Europa
- Strategische Microsoft-Reduktion oder Vendor-Diversifikation
- Compliance-Pflichten mit auditierbaren Datenflüssen
- Standardprotokoll-Anforderungen ohne Microsoft-Lizenz-Bindung
Open-Xchange vs. Google Workspace
Google Workspace bietet Cloud-natives E-Mail, Kalender und Office-Integration mit Fokus auf Web-Zugriff und Mobile-Bedienung. Open-Xchange bleibt eine selbst betriebene Plattform mit voller Kontrolle über Standort, Datenflüsse und Konfiguration. Die Entscheidung folgt der Cloud-Bereitschaft.
Differenzierende Merkmale:
Google Workspace als Cloud-Service mit US-Hyperscaler-Backbone
Open-Xchange selbstgehostet oder bei DACH-Anbietern wie BEKOM
Google Workspace mit nativer Web-Office-Suite (Docs, Sheets)
Open-Xchange mit Documents-Modul oder Collabora-/OnlyOffice-Integration
Wann passt Open-Xchange besser:
- Datensouveränitäts-Anforderungen mit Verarbeitung in Deutschland
- Vorhersehbares Kostenprofil ohne nutzungsabhängige Cloud-Tarife
- Compliance-Programme mit Nachweis der Datenflüsse innerhalb Europas
- Strategische Cloud-Diversifikation jenseits der US-Hyperscaler
Open-Xchange vs. Zimbra Collaboration
Zimbra ist eine ältere Open-Source-Groupware mit ähnlichem Funktionsumfang. Open-Xchange differenziert sich durch europäische Träger-Präsenz, schnellere Modernisierungs-Zyklen mit der App Suite und klare Editions-Struktur (Community vs. Subscription).
Differenzierende Merkmale:
Open-Xchange mit deutscher Trägerin; Zimbra mit US-Träger
Open-Xchange mit moderner App Suite; Zimbra mit klassischem Web-UI
Open-Xchange mit klarer GPLv2-/Subscription-Struktur
Open-Xchange mit Documents-Modul für Office-Integration
Wann passt Open-Xchange besser:
- DACH-Mittelstands-Anforderungen mit europäischer Anbieter-Präferenz
- Modernes Web-Frontend ohne Browser-Plugins oder Java-Applets
- Office-Suite-Integration über Documents oder Collabora
- Migration aus Exchange/365 mit dokumentiertem Werkzeug-Set
Technische Details
Open-Xchange läuft auf einer Linux-basierten Plattform und bietet eine klar dokumentierte technische Architektur.
Plattform und Systembasis
Open-Xchange basiert auf Java mit einer mehrschichtigen Architektur: Web-Frontend (App Suite), Middleware (Open-Xchange Server), Storage-Backend (MySQL/MariaDB für Metadaten, Datei-Storage für Anhänge und Drive). Updates und Plugins werden über eigene Release-Kanäle verteilt.
Kern-Komponenten:
Open-Xchange Server (Java-basierte Middleware)
App Suite Web-Frontend mit moderner UI
MySQL- oder MariaDB-Datenbank für Konfiguration und Metadaten
Datei-Storage über lokales Dateisystem oder S3-kompatibles Object Storage
Release- und Update-Logik:
- Community Edition mit halbjährlichen Major-Releases
- OX App Suite Subscription mit kuratierten Updates
- Modul-Erweiterungen über das offene Plugin-Modell
- Konfigurations-Migration zwischen Versionen über dokumentierte Upgrade-Pfade
Hardware und Skalierung
Open-Xchange läuft auf gängigen Linux-Distributionen (Debian, Ubuntu, Red Hat Enterprise Linux). Die Dimensionierung folgt der Mailbox-Anzahl, dem erwarteten Datenvolumen und den aktiven Modulen (Mail, Drive, Documents). Für den Mittelstand sind moderne Multi-Core-x86-Systeme ausreichend; Hosting-Szenarien mit hohen Nutzer-Zahlen werden über horizontale Skalierung dimensioniert.
Unterstützte Plattformen:
Debian und Ubuntu LTS als Standard-Linux-Distributionen
Red Hat Enterprise Linux und CentOS Stream für Enterprise-Setups
Virtuelle Maschinen unter KVM, Proxmox VE und VMware ESXi
Container-Deployment über Open-Xchange-Container-Images
Dimensionierungs-Faktoren:
- Anzahl Mailboxen und durchschnittliches Mailbox-Volumen
- Aktive Module wie Drive, Documents und Anti-Spam
- Erwartete IMAP-/SMTP-Sessions parallel und Push-Auslieferung
- Hochlast-Szenarien mit horizontaler Skalierung über mehrere Backend-Knoten
Schnittstellen und Ökosystem
Open-Xchange bietet eine REST-basierte HTTP-API für Verwaltungs- und Konfigurations-Aufgaben sowie offene Protokolle (IMAP, SMTP, CalDAV, CardDAV, WebDAV) für Client-Zugriff. Ansible-Module und Drittanbieter-Integrationen (Anti-Spam, Anti-Virus, Mobile-Device-Management) sind etabliert.
Standard-Schnittstellen:
REST-HTTP-API für Mandanten-Provisioning und Konfiguration
IMAP4, SMTP, Sieve für Mail-Zugriff und Verarbeitung
CalDAV, CardDAV, WebDAV für Kalender, Kontakte und Datei-Zugriff
LDAP-, SAML- und OpenID-Connect-Integration für SSO
Erweiterungen über Plugins und Module:
- Documents-Modul für Office-Suite-Integration im Web-Frontend
- Drive-Modul mit erweiterter Datei-Plattform-Funktionalität
- Anti-Spam-Pipeline mit Rspamd, SpamAssassin oder ClamAV
- Mobile-Device-Management-Anbindung über Exchange ActiveSync
BEKOM-Ansatz und Kostenstruktur
Über die technischen Eigenschaften hinaus entscheidet das Betriebsmodell, wie eine Open-Xchange-Plattform langfristig wirkt. Der BEKOM-Ansatz setzt auf einen festen Ansprechpartner mit Groupware-Expertise, ein Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren mit deutschsprachiger Betreuung und eine Kostenstruktur, die variable Eigenbetriebs-Aufwände in eine planbare Monatspauschale überführt.
Fester Ansprechpartner mit Groupware-Expertise
Jede Open-Xchange-Installation wird einem festen Ansprechpartner mit Groupware- und Mail-Erfahrung zugeordnet, der Mailflow-Konfiguration, Kalender-Synchronisation und Migrations-Themen direkt bearbeitet. Reaktionspfade und Eskalationsstufen sind je Installation im Service-Vertrag dokumentiert — statt anonymer Ticket-Queues oder rotierender Bereitschaft.
Aufgaben des festen Ansprechpartners:
Konfiguration von Postfächern, Quotas und Verteilern
Anbindung an Active Directory und externe Identity-Provider
Mailflow-Themen: SMTP-Routing, Spamfilter, DKIM/SPF/DMARC
CalDAV-, CardDAV- und EAS-Synchronisation für Endgeräte
Reaktionspfade und Eskalation:
- Service-Levels und Reaktionspfade je Open-Xchange-Installation im Vertrag fixiert
- Definierte Eskalation an 2nd- und 3rd-Level-Spezialisten im Störungsfall
- Quartalsweise Service-Reviews mit Mailflow- und Speicher-Statistik
- Reporting in Abstimmung mit Geschäftsleitung und Compliance-Stellen
Hosting und Betrieb im DACH-Raum
BEKOM nutzt für Open-Xchange-Installationen zertifizierte Rechenzentren in Deutschland. Konfigurations- und Wartungs-Tätigkeiten erfolgen durch deutschsprachige Groupware-Techniker; die Konfiguration bleibt nahe am Open-Xchange-Standard, sodass ein Wechsel zu anderen OX-Partnern jederzeit möglich bleibt.
Betriebsumgebung:
Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren (BEKOM als Nutzer)
Deutschsprachige Groupware-Techniker für Konfiguration und Incident-Response
Patch-Management entlang der offiziellen Open-Xchange-Release-Linie
Monitoring von Mailflow, Storage-Auslastung und Sync-Diensten
Portabilität und Exit:
- Standard-Open-Xchange-Konfiguration ohne proprietäre BEKOM-Anpassungen
- Export von Mail-Stores, Kontakten und Kalendern in offenen Formaten (IMAP, iCal, vCard)
- Wechsel zu anderen Open-Xchange-Partnern jederzeit möglich
- Übergabe-Dokumentation als Bestandteil des Service-Vertrags
Planbare Kostenstruktur statt variabler Aufwände
Im Eigenbetrieb fallen Kostentreiber an, die in der internen Kalkulation oft unterschätzt werden — von Mailflow-Tuning bis zur Storage-Skalierung. BEKOM überführt diese Aufwände in eine monatliche Pauschale; ein vorgelagertes Assessment klärt den konkreten Betriebsumfang und die zugehörige Kostenstruktur.
Typische Kostentreiber im Eigenbetrieb:
Wartung der Linux-Basis und Sicherheits-Patches
Major-Updates entlang der Open-Xchange-Release-Linie
Mail-Storage-Skalierung und Backup-Strategien für große Postfächer
Spamfilter-Tuning sowie DKIM-, SPF- und DMARC-Pflege
Inhalte der Monatspauschale:
- Hypervisor- und Linux-Patches sowie OX-Major-Updates
- Monitoring von Mailflow, Storage-Quotas und Sync-Diensten
- Incident-Response über die definierten Reaktionspfade
- Service-Reviews und Reporting für Geschäftsleitung und Compliance
Häufige Fragen zu Open-Xchange
Ist Open-Xchange für Enterprise-Einsätze und produktive Mittelstands-Umgebungen geeignet?
Ja. Open-Xchange ist seit 2005 kontinuierlich weiterentwickelt und wird bei zahlreichen Hosting-Providern, Mittelstands-Organisationen, öffentlichen Verwaltungen und Bildungseinrichtungen produktiv betrieben. Die App Suite (aktuell Version 8.x) bietet einen modernen Funktionsumfang mit halbjährlichen Major-Releases. Mit der OX App Suite Subscription stehen kommerzielle Support-Verträge mit definierten Reaktionszeiten, kuratierten Update-Kanälen und einem klaren LTS-Pfad für Compliance-Anforderungen zur Verfügung.
Welche Editionen gibt es bei Open-Xchange und welche passt zu welcher Organisation?
Es gibt zwei Hauptlinien: Die Community Edition unter GPLv2 ist ohne Lizenzkosten verfügbar mit allen Kernfunktionen für E-Mail, Kalender und Kontakte – geeignet für Selbst-Betrieb mit eigener Kompetenz. Die kommerzielle OX App Suite Subscription liefert kuratierte Updates aus einem stabilen Release-Kanal, kommerzielle Support-Verträge sowie zusätzliche Module wie Documents (Office-Integration) und Drive – geeignet für Organisationen mit Compliance-Anforderungen oder Hosting-Szenarien mit Mandanten-Trennung.
Passt Open-Xchange in eine bestehende Microsoft- oder Active-Directory-Landschaft?
Ja. Open-Xchange integriert sich über LDAP- und Active-Directory-Anbindung für die Nutzer-Synchronisation, über SAML 2.0 oder OpenID Connect für Single Sign-On und über Exchange ActiveSync für die Mobile-Anbindung. Damit funktionieren bestehende Identity-Strukturen, Mobile-Device-Management-Lösungen und gewohnte Mail-Clients (Outlook über IMAP, Apple Mail, Thunderbird) ohne disruption. Eine vollständige Microsoft-Ablösung ist nicht Voraussetzung – Hybrid-Betrieb über Migrations-Phasen ist möglich.
Wie funktioniert die Migration von Microsoft Exchange oder Microsoft 365 zu Open-Xchange?
Die Migration erfolgt in Wellen, geordnet nach Mailbox-Größe und Mandanten-Risiko. Standard-Postfächer werden zuerst migriert, sensible Bestände folgen. Daten werden strukturiert übernommen: Mailbox-Inhalte über IMAP-Migration oder OST-/PST-Import, Kalender und Kontakte über iCalendar/vCard-Export, Berechtigungen über Policy-Mapping. Während der Übergangsphase laufen Quell- und Zielsystem parallel. BEKOM begleitet die Migration mit dokumentiertem Mailbox-Mapping, Pilot-Phasen und stufenweisem Rollout.
Wie verhält sich Open-Xchange zur DSGVO bei E-Mail-Verarbeitung?
Open-Xchange unterstützt eine DSGVO-konforme E-Mail-Verarbeitung durch granulare Berechtigungen, lückenlose Audit-Logs und nachvollziehbare Verarbeitungsbeschreibungen. BEKOM betreibt die Plattform in deutschen Rechenzentren mit klar dokumentierten Datenflüssen und einem Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Die rechtliche Bewertung der konkreten Verarbeitungs-Szenarien bleibt bei der internen Datenschutz-Funktion oder externen Datenschutz-Beauftragten – BEKOM liefert die technischen Bausteine.
Lassen sich Mandanten oder Tochtergesellschaften getrennt voneinander betreiben?
Ja. Open-Xchange unterstützt mandantenfähigen Betrieb mit getrennter Konfiguration pro Tenant: eigene Anmeldung, eigenes Branding, eigene Domain, eigene Berechtigungen und unabhängige Mailbox-Strukturen. Das ist besonders relevant für Konzern-Strukturen mit Tochtergesellschaften, Bildungs-Verbünde mit getrennten Hochschulen und Hosting-Szenarien mit mehreren Endkunden auf einer Plattform. Die Mandanten-Isolation wird über Datenbank-Schemas und granulare Storage-Zuordnung umgesetzt.
Welche Kosten entstehen beim Wechsel von bestehender Groupware zu Open-Xchange?
Die Kosten für den Wechsel zu Open-Xchange hängen vom Umfang der Migration ab: Postfach-Migration, Kalender-Übernahme und Kontakt-Import bestimmen den Aufwand. BEKOM führt zunächst ein Assessment durch, um die bestehende Groupware-Landschaft zu analysieren. Daraus entsteht eine konkrete Empfehlung für die Migration und den späteren Betrieb. Die laufenden Betriebskosten werden als monatliche Pauschale kalkuliert, die alle Updates, Backups und den Support der Open-Xchange App Suite umfasst.
Nächster Schritt: Open-Xchange-Einführung oder -Betrieb evaluieren
Den Einstieg bildet ein Erstgespräch zur Bedarfsermittlung: Bestandsaufnahme der aktuellen E-Mail-Landschaft, Eignungsprüfung für Open-Xchange und Abstimmung des Assessment-Umfangs. Das Gespräch ist unverbindlich und löst keine Folgeverpflichtung aus; ein schriftliches Angebot entsteht erst nach gemeinsamer Abgrenzung von Umfang und Architektur-Vorstellung.
Das Assessment für Open-Xchange verschafft Klarheit über die bestehende Groupware-Landschaft und identifiziert Migrationspfade von proprietären Systemen. BEKOM erstellt eine Bestandsaufnahme der aktuellen E-Mail-Infrastruktur, analysiert Postfach-Größen und Kalender-Integrationen. Daraus entsteht eine konkrete Empfehlung für die Open-Xchange App Suite mit definiertem Betriebsumfang und Service-Design für die europäische Groupware-Plattform.
Bedarf ermitteln
In einem ersten Termin erfasst BEKOM Ihre aktuelle E-Mail-Landschaft (Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder bestehende Open-Source-Plattform), die Identity-Anbindung und die organisatorischen Rahmenbedingungen. Sie erhalten eine erste Eignungsbewertung mit Hinweisen auf Migrationskomplexität und Architektur-Optionen.
Open-Xchange-Assessment beauftragen
Auf Basis der Bestandsaufnahme erstellt BEKOM eine technische Bewertung mit Architektur-Vorschlag (Mandanten-Modell, Hardware-Dimensionierung, Migrationspfad) und Vergleich zu Alternativen wie Microsoft 365 oder Zimbra. Das Assessment ist Ihre Verhandlungs- und Planungsgrundlage – Sie entscheiden über Reihenfolge und Tempo der Umsetzung.
Einführung oder Betrieb begleiten
Sofern das Konzept freigegeben wird, startet die strukturelle Einführung in vereinbarten Wellen. Nach Abschluss erfolgt der geordnete Übergang in den Regelbetrieb über BEKOM OPEN PRO Applications – wahlweise als Fully Managed Service oder im Co-Managed-Modus mit dokumentierten Aufgabenverteilungen und definierten Service-Levels.