On-Premise · Cloud · Hybrid

BEKOM OPEN PROAnwendungen ohne HerstellerabhängigkeitTransparent. Planbar. Zukunftssicher.

Chat & Videokonferenzen (Microsoft Teams-Alternativen), E-Mail, Dateiablage, Office-Programme und Benutzerverwaltung auf Open-Source-Basis – On-Premise, Cloud oder Hybrid.

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Unternehmenstauglich

Professioneller Betrieb

Datenhoheit

Flexible Übertragbarkeit

Überblick

Wie nutzen Sie moderne Anwendungen für Zusammenarbeit und Office-Aufgaben, ohne sich dauerhaft an einen Software-Hersteller zu binden? Wie starten Sie mit einer Microsoft Teams-Alternative auf Basis von Element und dem Matrix-Protokoll und bauen darauf eine Plattform für Chat, Videokonferenzen, Dateiablage und Office-Anwendungen auf? BEKOM OPEN PRO Applications & Collaboration ist die professionelle Alternative zu herstellerabhängigen Software-Paketen – auf Open-Source-Basis, unternehmenstauglich und flexibel im Betriebsmodell.

Das Kernprinzip: bewährte Open-Source-Komponenten für Unternehmensanwendungen – professionell ausgewählt, gehärtet und betrieben. Von der einzelnen Microsoft Teams-Ersatzlösung bis zur Transformation von Microsoft 365 oder Google Workspace. Sie behalten Steuerungshoheit über Ihre Anwendungsdaten, vermeiden überdimensionierte Software-Pakete mit ungenutzten Funktionen und reduzieren Abhängigkeiten von Lizenzsprüngen kommerzieller Anbieter.

Technisch spricht man von Open Source Applications – Anwendungssoftware für Zusammenarbeit, Office, Dateiablage und Benutzerverwaltung auf Open-Source-Basis. BEKOM OPEN PRO Applications macht diese Komponenten unternehmenstauglich: Auswahl, Härtung, Integration, Betrieb, Wartung und Monitoring.

Warum jetzt handeln?On-Premise, Cloud, Hybrid Drei Transformationsschritte Anwendungen unternehmenstauglich Entscheidungsmatrix Ablauf & Einstieg Häufige Fragen Weitere Szenarien

Herausforderungen

Warum jetzt: Abhängigkeit von Software-Herstellern bei Unternehmensanwendungen

Die Abhängigkeit von Software-Herstellern bei Unternehmensanwendungen – Chat, Videokonferenzen, Dateiablage, Office-Programme, Benutzerverwaltung – ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Microsoft 365, Google Workspace, Zoom und Slack dominieren den Markt, binden Unternehmen aber an kommerzielle Ökosysteme, deren Lizenzmodelle, Roadmaps und Datenverarbeitung Sie nicht steuern können. Gleichzeitig wächst die Erkenntnis: Viele Unternehmen nutzen nur 20 bis 30 Prozent der Funktionen dieser Software-Pakete, zahlen aber für das gesamte Bundle.

Herstellerabhängigkeit bei Office und Zusammenarbeit

Microsoft 365 und Google Workspace bieten umfassende Funktionen, schaffen aber strukturelle Abhängigkeit: Datenformate und APIs sind herstellerspezifisch, Lizenzpreise können einseitig angepasst werden. Der Wechsel zu anderen Lösungen wird mit der Zeit aufwendiger. Eine Microsoft Teams-Alternative wie Element (Matrix-Protokoll) ermöglicht den ersten Schritt aus dieser Abhängigkeit – ohne gewohnte Funktionalität zu verlieren.

TYPISCHE SZENARIEN:

Microsoft 365 oder Google Workspace als zentrale Plattform für E-Mail, Chat, Dateien
Herstellerspezifische Formate und APIs erschweren den Wechsel
Einseitige Anpassungen bei Preisen und Funktionen durch den Anbieter

GEEIGNET FÜR:

Unternehmen, die erste Schritte aus der Microsoft- oder Google-Abhängigkeit planen. Teams, die Chat und Videokonferenzen ohne Vendor Lock-in nutzen möchten. Organisationen mit Anforderungen an Datenhoheit und portabile Formate.

Ergebnis

Sie zahlen für ein Gesamtpaket, selbst wenn Sie nur Teilbereiche nutzen.
Sie behalten Steuerungshoheit über Daten und Roadmap.
Sie können schrittweise auf Open-Source-Anwendungen wechseln.

Überdimensionierte Pakete und ungenutzte Lizenzen

Microsoft 365 und Google Workspace sind für den Massenmarkt konzipiert. Die Folge: Sie zahlen für Funktionen, die nie genutzt werden. Open-Source-Anwendungen folgen einem anderen Modell: Sie zahlen für Betrieb und Support der Komponenten, die Sie tatsächlich nutzen – Element, Nextcloud, Keycloak – modular, skalierbar und ohne Zwangsbündelung.

TYPISCHE SZENARIEN:

SharePoint-Workflows, Power Apps oder Microsoft Teams-Kanäle bleiben ungenutzt
Bei hunderten Mitarbeitenden entstehen erhebliche Kosten für ungenutzte Software
Gewünscht: nur Chat, Dateiablage, Office – ohne Zwang zum Gesamtpaket

GEEIGNET FÜR:

Unternehmen, die nur einen Teil der Funktionen des Gesamtpakets nutzen. Organisationen mit klarem Anforderungsprofil (z. B. Chat, Dateien, Office). Teams, die Kosten und Komplexität reduzieren wollen.

Ergebnis

Sie senken Kosten durch Verzicht auf ungenutzte Module.
Sie reduzieren Komplexität durch Fokus auf tatsächlich genutzte Funktionen.
Sie vermeiden Zwangsbündelung und zahlen nur für das, was im Einsatz ist.

Steigende Lizenzkosten ohne Planbarkeit

Lizenzmodelle kommerzieller Software-Anbieter ändern sich regelmäßig – oft zugunsten des Anbieters. Microsoft hat in den letzten Jahren mehrfach Preise erhöht und Funktionen in höherpreisige Pläne verschoben. Open-Source-Anwendungen bieten eine kalkulierbare Alternative: Die Technologie ist portabel, die Betriebskosten transparent, und Sie können zwischen Betriebsmodellen (On-Premise, Cloud, Hybrid) oder Dienstleistern wechseln – ohne Datenverlust.

TYPISCHE SZENARIEN:

Wiederholte Preiserhöhungen und Verschiebungen von Funktionen in teurere Pläne
Einseitige Änderungen der Lizenzbedingungen ohne Mitsprache
Wunsch nach planbaren Kosten und langfristiger Kalkulation

GEEIGNET FÜR:

Unternehmen mit Anforderungen an langfristige Kostenplanung. Organisationen, die Lizenzsprünge und einseitige Änderungen vermeiden wollen. Teams, die Wert auf Portabilität und Anbieterwahl legen.

Ergebnis

Sie erhalten planbare Betriebskosten ohne Lizenzsprünge.
Sie behalten die Wahl des Betriebsmodells und des Anbieters.
Sie vermeiden einseitige Preisanpassungen und Bindung an einen Hersteller.

Betriebsmodelle

Betriebsmodelle: On-Premise, Cloud oder Hybrid

BEKOM OPEN PRO Applications ist flexibel im Betriebsmodell – Sie entscheiden, wo und wie Sie Ihre Anwendungsplattform betreiben. On-Premise für vollständige Steuerungshoheit, Cloud für reduzierten operativen Aufwand oder Hybrid für die Kombination aus beidem. Die Open-Source-Basis sorgt für Portabilität: Sie sind nicht an einen Standort oder Anbieter gebunden, Ihre Daten bleiben übertragbar.

On-Premise

Sie betreiben Element, Nextcloud, Keycloak und weitere Komponenten auf eigener Hardware – im Serverraum, bei einem Colocation-Anbieter oder in einer dedizierten Infrastruktur. Die Basis dafür kann eine Open-Source-Infrastruktur (Server, Virtualisierung, Storage) bilden. Sie haben Steuerungshoheit über Hardware, Netzwerk, Zugriffe und Datenhaltung. Alle Daten bleiben in Ihrer Umgebung, keine externe Abhängigkeit bei Betrieb oder Wartung. Air-gapped-Betrieb ist möglich, wenn gesetzliche oder Compliance-Anforderungen dies erfordern.

Vorteile

Vollständige Steuerungshoheit über Anwendungen, Daten und Zugriffe
Keine Abhängigkeit von externen Rechenzentren oder Cloud-Anbietern
Compliance-Anforderungen (z. B. KRITIS, DSGVO, Datenschutz) direkt erfüllbar
Integration mit bestehenden On-Premise-IT-Systemen ohne zusätzliche Netzwerkstrecken

Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur und dediziertem Betriebsteam
Organisationen mit strengen Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen
Betriebe, die Anwendungen in eigener Verantwortung betreiben möchten
Branchen mit gesetzlichen Vorgaben zur Datenhaltung (z. B. Gesundheitswesen, Finanzdienstleister)

Fazit

On-Premise-Betrieb erfordert Fachkenntnisse für Wartung, Updates, Monitoring und Backup. BEKOM OPEN PRO Applications macht diese Komponenten unternehmenstauglich: Wir liefern gehärtete Konfigurationen, Betriebsanleitungen, Support und optional Managed Services – auch für On-Premise-Szenarien.

Cloud

Die Infrastruktur wird aus deutschen Rechenzentren bereitgestellt – wahlweise BEKOM-managed oder vom Kunden selbst verwaltet. Sie reduzieren operativen Aufwand, benötigen keine eigene Hardware-Beschaffung und profitieren von flexibler Skalierung. Alle Daten bleiben in Deutschland, DSGVO-konform und mit klaren vertraglichen Regelungen zur Datenverarbeitung.

Vorteile

Keine Hardware-Beschaffung oder Kapazitätsplanung erforderlich
Reduzierter operativer Aufwand für Wartung und Updates
Flexible Skalierung bei wachsenden Anforderungen
DSGVO-konforme Datenhaltung in deutschen Rechenzentren

Unternehmen ohne eigene On-Premise-Infrastruktur
Organisationen, die IT-Betrieb auslagern möchten
Teams, die sich auf Anwendungen statt auf Infrastruktur konzentrieren wollen
Bereitstellung neuer Anwendungen ohne Hardware-Vorlauf

Fazit

Cloud-Betrieb bedeutet nicht, dass Sie Steuerungshoheit abgeben: Die Open-Source-Basis sichert Portabilität. Wenn Sie später zu On-Premise oder einem anderen Cloud-Anbieter wechseln möchten, sind Ihre Daten übertragbar – ohne Vendor Lock-in.

Hybrid

Kritische Anwendungen oder besonders sensible Daten bleiben On-Premise, ergänzende IT-Systeme oder Entwicklungs- und Testumgebungen laufen in der Cloud. Oder: Produktion On-Premise, Disaster Recovery in der Cloud. Hybrid-Szenarien kombinieren die Vorteile beider Modelle und ermöglichen schrittweise Migration – ohne Big-Bang-Umstellung.

Vorteile

Flexible Platzierung nach Sensibilität und Anforderungen
Schrittweise Migration möglich (z. B. Pilot in der Cloud, Produktion On-Premise)
Disaster-Recovery-Szenarien mit Cloud-Standby-IT-Systemen
Kosten-Optimierung durch gezielte Verteilung

Unternehmen mit bestehender On-Premise-Infrastruktur, die Cloud-Vorteile nutzen möchten
Organisationen mit unterschiedlichen Anforderungen pro Anwendung (z. B. Chat On-Premise, Dateiablage Cloud)
Schrittweise Transformation ohne vollständige Infrastruktur-Ablösung
Disaster-Recovery-Strategien mit geografisch getrennten Standorten

Fazit

Hybrid-Betrieb erfordert konsistentes Management über beide Umgebungen hinweg: Monitoring, Backup, Benutzerverwaltung und Sicherheitsrichtlinien müssen standortübergreifend funktionieren. Zum Thema Monitoring, Logging und Automation siehe BEKOM OPEN PRO Operations. BEKOM OPEN PRO Applications bietet hier zentrale Management-Tools (Ansible, Keycloak, Zabbix), die beide Umgebungen integrieren – ohne dass Sie separate IT-Systeme betreiben müssen.

	On-Premise	Cloud	Hybrid
Betriebsmodell	Sie betreiben Element, Nextcloud, Keycloak und weitere Komponenten auf eigener Hardware – im Serverraum, bei einem Colocation-Anbieter oder in einer dedizierten Infrastruktur. Die Basis dafür kann eine Open-Source-Infrastruktur (Server, Virtualisierung, Storage) bilden. Sie haben Steuerungshoheit über Hardware, Netzwerk, Zugriffe und Datenhaltung. Alle Daten bleiben in Ihrer Umgebung, keine externe Abhängigkeit bei Betrieb oder Wartung. Air-gapped-Betrieb ist möglich, wenn gesetzliche oder Compliance-Anforderungen dies erfordern.	Die Infrastruktur wird aus deutschen Rechenzentren bereitgestellt – wahlweise BEKOM-managed oder vom Kunden selbst verwaltet. Sie reduzieren operativen Aufwand, benötigen keine eigene Hardware-Beschaffung und profitieren von flexibler Skalierung. Alle Daten bleiben in Deutschland, DSGVO-konform und mit klaren vertraglichen Regelungen zur Datenverarbeitung.	Kritische Anwendungen oder besonders sensible Daten bleiben On-Premise, ergänzende IT-Systeme oder Entwicklungs- und Testumgebungen laufen in der Cloud. Oder: Produktion On-Premise, Disaster Recovery in der Cloud. Hybrid-Szenarien kombinieren die Vorteile beider Modelle und ermöglichen schrittweise Migration – ohne Big-Bang-Umstellung.
Vorteile	Vollständige Steuerungshoheit über Anwendungen, Daten und Zugriffe Keine Abhängigkeit von externen Rechenzentren oder Cloud-Anbietern Compliance-Anforderungen (z. B. KRITIS, DSGVO, Datenschutz) direkt erfüllbar Integration mit bestehenden On-Premise-IT-Systemen ohne zusätzliche Netzwerkstrecken Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur und dediziertem Betriebsteam Organisationen mit strengen Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen Betriebe, die Anwendungen in eigener Verantwortung betreiben möchten Branchen mit gesetzlichen Vorgaben zur Datenhaltung (z. B. Gesundheitswesen, Finanzdienstleister)	Keine Hardware-Beschaffung oder Kapazitätsplanung erforderlich Reduzierter operativer Aufwand für Wartung und Updates Flexible Skalierung bei wachsenden Anforderungen DSGVO-konforme Datenhaltung in deutschen Rechenzentren Unternehmen ohne eigene On-Premise-Infrastruktur Organisationen, die IT-Betrieb auslagern möchten Teams, die sich auf Anwendungen statt auf Infrastruktur konzentrieren wollen Bereitstellung neuer Anwendungen ohne Hardware-Vorlauf	Flexible Platzierung nach Sensibilität und Anforderungen Schrittweise Migration möglich (z. B. Pilot in der Cloud, Produktion On-Premise) Disaster-Recovery-Szenarien mit Cloud-Standby-IT-Systemen Kosten-Optimierung durch gezielte Verteilung Unternehmen mit bestehender On-Premise-Infrastruktur, die Cloud-Vorteile nutzen möchten Organisationen mit unterschiedlichen Anforderungen pro Anwendung (z. B. Chat On-Premise, Dateiablage Cloud) Schrittweise Transformation ohne vollständige Infrastruktur-Ablösung Disaster-Recovery-Strategien mit geografisch getrennten Standorten
Fazit	On-Premise-Betrieb erfordert Fachkenntnisse für Wartung, Updates, Monitoring und Backup. BEKOM OPEN PRO Applications macht diese Komponenten unternehmenstauglich: Wir liefern gehärtete Konfigurationen, Betriebsanleitungen, Support und optional Managed Services – auch für On-Premise-Szenarien.	Cloud-Betrieb bedeutet nicht, dass Sie Steuerungshoheit abgeben: Die Open-Source-Basis sichert Portabilität. Wenn Sie später zu On-Premise oder einem anderen Cloud-Anbieter wechseln möchten, sind Ihre Daten übertragbar – ohne Vendor Lock-in.	Hybrid-Betrieb erfordert konsistentes Management über beide Umgebungen hinweg: Monitoring, Backup, Benutzerverwaltung und Sicherheitsrichtlinien müssen standortübergreifend funktionieren. Zum Thema Monitoring, Logging und Automation siehe BEKOM OPEN PRO Operations. BEKOM OPEN PRO Applications bietet hier zentrale Management-Tools (Ansible, Keycloak, Zabbix), die beide Umgebungen integrieren – ohne dass Sie separate IT-Systeme betreiben müssen.

Transformationsschritte

Drei Transformationsschritte: Von einzelnen Anwendungen zur Plattform

Die Transformation von herstellerabhängiger Software zu Open-Source-Anwendungen muss nicht in einem Schritt erfolgen. Beginnen Sie mit der Ablösung einer einzelnen Anwendung – beispielsweise Microsoft Teams durch Element auf Basis des Matrix-Protokolls – und bauen Sie darauf schrittweise eine Plattform für Chat, Videokonferenzen, Dateiablage, Office-Programme und Benutzerverwaltung auf. Dieser Ansatz reduziert Risiken, ermöglicht kontinuierliches Lernen und liefert frühzeitig Nutzen.

Der erste Schritt: Ersetzen Sie Microsoft Teams durch eine Open-Source-Alternative. Drei bewährte Optionen stehen zur Verfügung: Element (auf Basis des Matrix-Protokolls), Nextcloud Talk und Mattermost. Alle drei bieten Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Integration mit bestehenden IT-Systemen – ohne Abhängigkeit von Microsoft oder anderen kommerziellen Anbietern.

Element und das Matrix-Protokoll

sind die technisch fortschrittlichste Lösung: Matrix ist ein offenes Kommunikationsprotokoll (vergleichbar mit E-Mail), das föderierten Austausch zwischen Organisationen ermöglicht.

Element ist der von den Matrix-Entwicklern selbst gebaute Client, der auf allen Plattformen läuft. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist standardmäßig aktiv.

Matrix wird bereits von Regierungen eingesetzt: Der deutsche Ti-Messenger, die EU-Kommission und Schweden nutzen Matrix.

Diese Referenzen zeigen: Matrix ist production-ready und erfüllt Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.

Nextcloud Talk

ist die integrierte Chat- und Videokonferenz-Lösung innerhalb von Nextcloud – ideal, wenn Sie Nextcloud bereits nutzen.

Mattermost

ist eine Slack-ähnliche Chat-Plattform mit Fokus auf Team-Kommunikation und Integrationen.

Alle drei Lösungen – Element (Matrix), Nextcloud Talk, Mattermost – können On-Premise, Cloud oder Hybrid betrieben werden. BEKOM OPEN PRO Applications liefert professionell gehärtete Konfigurationen, Integrationshilfen, Betriebsanleitungen und Support für die Migration von Microsoft Teams.

E-Mail-Server parallel migrieren

Ein zweiter Quick Win ist die Migration Ihres E-Mail-Systems.

Mailcow: ist eine umfassende E-Mail-Lösung (Postfix, Dovecot, Roundcube/SOGo) mit Web-Interface für Administration. Alternativ: klassisches Setup mit Postfix (SMTP-Server) und Dovecot (IMAP/POP3) plus Roundcube oder SOGo als Webmail-Client.

Alle Lösungen unterstützen DKIM, SPF, DMARC für E-Mail-Authentifizierung und können On-Premise oder Cloud betrieben werden. E-Mail-Migration ist technisch weniger komplex als Teams-Ersatz und liefert sofortige Unabhängigkeit von Microsoft Exchange oder Google Mail.

Der zweite Schritt: Nach der erfolgreichen Ablösung von Microsoft Teams bauen Sie die Anwendungsplattform aus. Das Ziel: eine integrierte Umgebung für Dateiablage, Office-Aufgaben und zentrale Benutzerverwaltung – ohne Herstellerabhängigkeit und mit voller Steuerungshoheit. Die Kernkomponenten sind Nextcloud für Dateiablage und Zusammenarbeit, Collabora Online oder ONLYOFFICE für Office-Programme und Keycloak für zentrale Benutzerverwaltung (Identity & Access Management, IAM).

Nextcloud

ist die zentrale Plattform für Dateiablage, Synchronisation und Zusammenarbeit. Nextcloud läuft On-Premise oder in der Cloud, unterstützt externe Speicher und bietet umfassende Rechteverwaltung. Calendar, Contacts, Mail und Talk lassen sich integrieren.

Collabora Online und ONLYOFFICE

sind die beiden führenden Open-Source-Office-Lösungen. Beide basieren auf LibreOffice und bieten Kompatibilität mit Microsoft Office-Formaten (DOCX, XLSX, PPTX). Sie bearbeiten Dokumente direkt im Browser mit Echtzeit-Kollaboration.

Keycloak

ist die zentrale Komponente für Benutzerverwaltung und Single Sign-On (SSO). Keycloak unterstützt SAML, OpenID Connect, LDAP-Integration und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nutzer melden sich einmal an und erhalten Zugriff auf alle verbundenen Anwendungen.

E-Mail-Infrastruktur professionalisieren

Falls Sie in Schritt 1 bereits einen E-Mail-Server aufgesetzt haben, integrieren Sie diesen jetzt vollständig in die Plattform: Single Sign-On via Keycloak, gemeinsame Kontakte und Kalender über Nextcloud (CalDAV/CardDAV), zentrale Backup-Strategie.

Falls E-Mail noch aussteht: Setzen Sie Mailcow oder ein Postfix/Dovecot-Setup auf, konfigurieren Sie DKIM/SPF/DMARC für sichere Zustellung und migrieren Sie bestehende Postfächer schrittweise. E-Mail ist eine Kernkomponente – nicht optional, nicht ergänzend.

Mit diesen vier Komponenten – Nextcloud, Collabora/ONLYOFFICE, Keycloak, E-Mail-Server – haben Sie eine Anwendungsplattform für Dateiablage, Office-Aufgaben, Benutzerverwaltung und E-Mail-Kommunikation. Integration mit bestehenden IT-Systemen (Active Directory, LDAP, SMTP) ist möglich, Migration von OneDrive oder Google Drive erfolgt schrittweise, und Nutzer behalten gewohnte Workflows.

Der dritte Schritt: Vollständige Ablösung von Microsoft 365 oder Google Workspace. Sie haben bereits praktische Erfahrung mit Open-Source-Anwendungen gesammelt und Nutzerakzeptanz in Pilotprojekten validiert. Jetzt folgt die systematische Migration aller verbleibenden Bereiche: E-Mail, Kalender, Kontakte, Office-Workflows und Legacy-Integrationen.

E-Mail, Kalender & Kontakte migrieren

Die vollständige Migration Ihrer Kommunikationsdaten ist der erste Schritt der Transformation. E-Mails werden über IMAP/POP3 von Microsoft Exchange oder Google Mail zu Mailcow oder Postfix/Dovecot übertragen. Kalender und Kontakte migrieren via CalDAV und CardDAV zu Nextcloud – ohne Datenverlust und mit Beibehaltung aller Kategorien, Termine und Kontaktinformationen. Bestehende E-Mail-Clients (Outlook, Thunderbird, mobile Apps) können weiter genutzt werden, nur die Server-Konfiguration ändert sich. Die Migration erfolgt schrittweise: Pilotgruppen zuerst, dann sukzessive alle Nutzer.

Office-Workflows & Dokumente

Bestehende Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) werden zu Nextcloud migriert und mit Collabora Online oder ONLYOFFICE geöffnet. Beide Lösungen bieten hohe Kompatibilität mit Microsoft-Formaten, Echtzeit-Kollaboration und Versionierung. Spezielle Workflows – Makros, Add-Ins, Templates – werden analysiert und entweder portiert oder durch Open-Source-Alternativen ersetzt. Kritisch: Nutzer müssen auf neue Tastenkombinationen und leicht unterschiedliche Oberflächen geschult werden. BEKOM OPEN PRO Applications unterstützt mit Migrations-Tests, Kompatibilitätsprüfung und Schulungsmaterialien.

Legacy-Integrationen & APIs

Bestehende Integrationen mit Drittsystemen – CRM, ERP, Ticketsysteme, Custom-Apps – müssen angepasst werden. Microsoft Graph API oder Google Workspace APIs werden durch Standard-Protokolle ersetzt: SMTP/IMAP für E-Mail, CalDAV/CardDAV für Kalender/Kontakte, WebDAV für Dateiablage. OAuth 2.0 via Keycloak für Single Sign-On. Legacy-Skripte und Automatisierungen werden analysiert, dokumentiert und portiert. Bei komplexen Integrationen bietet BEKOM OPEN PRO Applications Entwicklungsunterstützung, API-Mapping und Testumgebungen.

Change Management & Schulung

Die größte Herausforderung in Schritt 3 ist nicht technisch, sondern organisatorisch. Nutzer müssen geschult werden, neue Workflows müssen etabliert werden, und Akzeptanz muss aufgebaut werden. BEKOM OPEN PRO Applications liefert umfassende Schulungsprogramme: Präsenzschulungen für Admins, Video-Tutorials für Endnutzer, schriftliche Anleitungen und FAQ. Pilot-Teams testen neue Workflows und geben Feedback. Super-User werden trainiert und fungieren als interne Ansprechpartner. Change Management ist kein einmaliger Prozess, sondern begleitet die gesamte Transformation.

Migrations-Begleitung durch BEKOM

BEKOM begleitet die vollständige Transformation mit strukturiertem Vorgehen: Migrations-Assessment (Bestandsaufnahme, Risikoanalyse), Pilotprojekte (Test mit kleinen Gruppen), schrittweise Rollouts (sukzessive Migration aller Nutzer), kontinuierliche Schulungen und Post-Migration-Support.

Wir haben Erfahrung mit Migrationen von Microsoft 365 und Google Workspace in unterschiedlichen Unternehmensgrößen und Branchen.

Typische Migrationsdauer: 3-6 Monate für mittelständische Unternehmen, abhängig von Komplexität und Nutzeranzahl.

Am Ende steht eine vollständig transformierte Anwendungsplattform auf Open-Source-Basis: Sie haben Steuerungshoheit über Ihre Daten, Ihre Workflows und Ihre IT-Kosten. Sie sind nicht mehr abhängig von Lizenzsprüngen, Roadmap-Änderungen oder einseitigen Preisanpassungen kommerzieller Anbieter. Und Sie haben die Möglichkeit, Betriebsmodelle zu wechseln oder den Dienstleister zu wechseln – ohne Datenverlust und ohne Vendor Lock-in.

Editorial

So macht BEKOM OPEN PRO Applications unternehmenstauglich

Open-Source-Anwendungen wie Element, Nextcloud, Keycloak und Collabora sind technologisch ausgereift, aber der Sprung zu unternehmenstauglicher Lösung erfordert professionelle Arbeit. BEKOM OPEN PRO Applications macht diese Komponenten enterprise-fähig: Auswahl, Härtung, Integration, Betrieb, Wartung und Monitoring.

Professionelle Härtung und Sicherheit

BEKOM OPEN PRO Applications härtet jede Komponente nach etablierten Sicherheitsstandards: TLS-Konfiguration, Firewall-Regeln, Zugriffskontrollen, Audit-Logging und Patch-Management. Wir folgen den CIS Benchmarks, OWASP-Empfehlungen und Hersteller-Sicherheitsleitfäden.

Integration und Single Sign-On

BEKOM OPEN PRO Applications integriert Nextcloud, Element, Collabora, Keycloak zu einer einheitlichen Umgebung mit zentraler Benutzerverwaltung (SSO via Keycloak). Nutzer melden sich einmal an und haben Zugriff auf alle Anwendungen.

Betrieb, Wartung und Updates

BEKOM OPEN PRO Applications liefert kontinuierlichen Betrieb mit definierten SLAs, regelmäßige Updates, Monitoring und Backup – entweder als Managed Service oder als Betriebsübergabe.

Dokumentation und Support

BEKOM OPEN PRO Applications liefert dedizierte Dokumentation für Installation, Konfiguration, Integration und Betrieb. Zusätzlich bieten wir professionellen Support mit definierten Reaktionszeiten und direktem Zugang zu Spezialisten.

Entscheidungsmatrix

Entscheidungsmatrix: Wann Open Source Applications, wann kommerziell?

Open Source ist nicht in jeder Situation die richtige Wahl. Die Entscheidung hängt von Ihren Anforderungen und strategischen Zielen ab.

Vollständig

Merkmale: Sie nutzen nur 20-30% der Microsoft 365- oder Google Workspace-Funktionen, zahlen aber für das gesamte Paket. Kostendruck durch steigende Lizenzen für Gesamtpakete. Sie wollen langfristige Kostenplanung und vollständige Herstellerunabhängigkeit. Bereitschaft für initiale Migrationsinvestition und Change Management vorhanden.

Empfohlener Ansatz: Vollständige Migration zu Open-Source-Stack – Element (Chat/Videokonferenzen), Nextcloud (Dateiablage/Kalender/Kontakte), Collabora oder ONLYOFFICE (Office-Programme), Keycloak (Single Sign-On), Mailcow (E-Mail-Server). Cloud-betrieben oder On-Premise je nach Anforderungen.

Ihr Nutzen: Typische Kostensenkung 30-50% nach initialer Investition, vollständige Steuerungshoheit über Daten und Workflows, keine Lizenzsprünge mehr, Portabilität zwischen Anbietern und Betriebsmodellen.

Zu beachten: Initiale Migrationsinvestition erforderlich, Change Management und Nutzer-Schulung notwendig, neue Workflows müssen etabliert werden. BEKOM begleitet die vollständige Transformation.

Schrittweise

Merkmale: Stark integriert in Microsoft-Ökosystem (Dynamics, SharePoint, Power BI) oder andere kommerzielle Anwendungen. Schrittweise Unabhängigkeit gewünscht, aber vollständige Migration aktuell zu risikoreich. Risikoaverse IT-Strategie. Erste Erfahrungen mit Open Source sammeln bevor größere Investition.

Empfohlener Ansatz: Pilotprojekt mit Element als Microsoft Teams-Ersatz für ausgewählte Teams, parallel M365 für Office/E-Mail beibehalten. Nach erfolgreicher Validierung schrittweise Erweiterung – Nextcloud für Dateiablage, dann Collabora für Office, zuletzt Mailcow für E-Mail.

Ihr Nutzen: Reduziertes Risiko durch Pilotansatz, schnelle erste Erfolge und Kostenreduktion, schrittweise Lernerfahrung für Team, jederzeit Rollback möglich bei Problemen.

Zu beachten: Doppelbetrieb während Migration erhöht temporär Aufwand, Integration zwischen Systemen erforderlich (SSO, Kalender-Synchronisation), längere Gesamtmigrationsdauer als Big-Bang-Ansatz.

Selektiv

Merkmale: Branchenspezifische kommerzielle Software unverzichtbar (CRM wie Salesforce, ERP wie SAP oder Microsoft Dynamics, BI-Tools wie Tableau), aber Standard-Anwendungen (Chat, Dateiablage, Office) können durch Open Source ersetzt werden. Kosten-Optimierung bei Commodity-Funktionen ohne Kompromisse bei Spezialsoftware.

Empfohlener Ansatz: Kommerziell für spezialisierte Anwendungen beibehalten, Open Source für Basis-Anwendungen (Element für Chat, Nextcloud für Dateiablage, optional Collabora für Office). Keycloak für SSO-Integration über alle Systeme hinweg – einheitliche Benutzerverwaltung.

Ihr Nutzen: Kosten-Optimierung bei Standard-Anwendungen (20-40% Einsparung bei Chat/Dateiablage/Office), volle Funktionalität bei Spezialsoftware bleibt erhalten, modulare Architektur ermöglicht schrittweise Anpassungen.

Zu beachten: Hybrid-Management verschiedener Systeme (kommerzielle + Open Source Tools), SSO-Integration zwischen allen Systemen kritisch für gute User Experience, höherer Koordinationsaufwand als monolithisches Komplettsystem.

Wie BEKOM Sie unterstützt

BEKOM begleitet Sie bei dieser Entscheidung: Wir analysieren Ihre aktuelle Anwendungslandschaft, bewerten Ihre Nutzung der vorhandenen Funktionen des Gesamtpakets, identifizieren Kandidaten für Open-Source-Alternativen und liefern eine sachliche Empfehlung basierend auf Ihren Anforderungen – nicht auf Dogma. Ob vollständiger Ersatz, Hybrid-Ansatz oder selektiver Einsatz: Das richtige Szenario hängt von Ihren Prioritäten ab.

Aspekt	Vollständig	Schrittweise	Selektiv
Merkmale	Sie nutzen nur 20-30% der Microsoft 365- oder Google Workspace-Funktionen, zahlen aber für das gesamte Paket. Kostendruck durch steigende Lizenzen für Gesamtpakete. Sie wollen langfristige Kostenplanung und vollständige Herstellerunabhängigkeit. Bereitschaft für initiale Migrationsinvestition und Change Management vorhanden.	Stark integriert in Microsoft-Ökosystem (Dynamics, SharePoint, Power BI) oder andere kommerzielle Anwendungen. Schrittweise Unabhängigkeit gewünscht, aber vollständige Migration aktuell zu risikoreich. Risikoaverse IT-Strategie. Erste Erfahrungen mit Open Source sammeln bevor größere Investition.	Branchenspezifische kommerzielle Software unverzichtbar (CRM wie Salesforce, ERP wie SAP oder Microsoft Dynamics, BI-Tools wie Tableau), aber Standard-Anwendungen (Chat, Dateiablage, Office) können durch Open Source ersetzt werden. Kosten-Optimierung bei Commodity-Funktionen ohne Kompromisse bei Spezialsoftware.
Empfohlener Ansatz	Vollständige Migration zu Open-Source-Stack – Element (Chat/Videokonferenzen), Nextcloud (Dateiablage/Kalender/Kontakte), Collabora oder ONLYOFFICE (Office-Programme), Keycloak (Single Sign-On), Mailcow (E-Mail-Server). Cloud-betrieben oder On-Premise je nach Anforderungen.	Pilotprojekt mit Element als Microsoft Teams-Ersatz für ausgewählte Teams, parallel M365 für Office/E-Mail beibehalten. Nach erfolgreicher Validierung schrittweise Erweiterung – Nextcloud für Dateiablage, dann Collabora für Office, zuletzt Mailcow für E-Mail.	Kommerziell für spezialisierte Anwendungen beibehalten, Open Source für Basis-Anwendungen (Element für Chat, Nextcloud für Dateiablage, optional Collabora für Office). Keycloak für SSO-Integration über alle Systeme hinweg – einheitliche Benutzerverwaltung.
Ihr Nutzen	Typische Kostensenkung 30-50% nach initialer Investition, vollständige Steuerungshoheit über Daten und Workflows, keine Lizenzsprünge mehr, Portabilität zwischen Anbietern und Betriebsmodellen.	Reduziertes Risiko durch Pilotansatz, schnelle erste Erfolge und Kostenreduktion, schrittweise Lernerfahrung für Team, jederzeit Rollback möglich bei Problemen.	Kosten-Optimierung bei Standard-Anwendungen (20-40% Einsparung bei Chat/Dateiablage/Office), volle Funktionalität bei Spezialsoftware bleibt erhalten, modulare Architektur ermöglicht schrittweise Anpassungen.
Zu beachten	Initiale Migrationsinvestition erforderlich, Change Management und Nutzer-Schulung notwendig, neue Workflows müssen etabliert werden. BEKOM begleitet die vollständige Transformation.	Doppelbetrieb während Migration erhöht temporär Aufwand, Integration zwischen Systemen erforderlich (SSO, Kalender-Synchronisation), längere Gesamtmigrationsdauer als Big-Bang-Ansatz.	Hybrid-Management verschiedener Systeme (kommerzielle + Open Source Tools), SSO-Integration zwischen allen Systemen kritisch für gute User Experience, höherer Koordinationsaufwand als monolithisches Komplettsystem.
Wie BEKOM Sie unterstützt	BEKOM begleitet Sie bei dieser Entscheidung: Wir analysieren Ihre aktuelle Anwendungslandschaft, bewerten Ihre Nutzung der vorhandenen Funktionen des Gesamtpakets, identifizieren Kandidaten für Open-Source-Alternativen und liefern eine sachliche Empfehlung basierend auf Ihren Anforderungen – nicht auf Dogma. Ob vollständiger Ersatz, Hybrid-Ansatz oder selektiver Einsatz: Das richtige Szenario hängt von Ihren Prioritäten ab.

Vorgehensmodell

Vorgehensmodell: Von der Bestandsaufnahme zum dauerhaften Betrieb

Die Transformation folgt einem strukturierten Vorgehensmodell: Bestandsaufnahme, Zielbild, Pilotprojekt, schrittweise Einführung und dauerhafter Betrieb.

Bestandsaufnahme

Gemeinsame Analyse Ihrer aktuellen Anwendungslandschaft: Welche Anwendungen nutzen Sie? Wie viele Nutzer? Welche Integrationen existieren? Diese Bestandsaufnahme liefert die Grundlage für die Bewertung: Wo liegen Quick Wins, wo liegen komplexe Abhängigkeiten?

Zielbild entwickeln

Darauf aufbauend entwickeln wir ein Zielbild: Welche Anwendungen sollen durch Open-Source-Alternativen ersetzt werden? Welche Komponenten werden benötigt? Welches Betriebsmodell passt zu Ihren Anforderungen?

Pilotprojekt

Starten Sie mit einem Pilotprojekt: Ersetzen Sie eine einzelne Anwendung in einem abgegrenzten Bereich. Beispiel: Microsoft Teams-Ersatz durch Element für ein Team. Dieses Pilotprojekt liefert praktische Erfahrung und validiert Nutzerakzeptanz.

Schrittweise Einführung

Nach erfolgreichem Pilotprojekt folgt die schrittweise Einführung für weitere Teams und Anwendungen. Diese phasenweise Migration reduziert Risiken und ermöglicht kontinuierliches Lernen.

Dauerhafter Betrieb

Am Ende steht der dauerhafte Betrieb: BEKOM OPEN PRO Applications betreibt die Anwendungen entweder als Managed Service oder übergibt die IT-Systeme in Ihre eigene Verantwortung (mit Schulung, Dokumentation und optionalem Support).

Häufige Fragen

Kann ich BEKOM OPEN PRO Applications On-Premise nutzen?

Ja, alle Komponenten (Element, Nextcloud, Keycloak, Collabora, Mattermost) können On-Premise betrieben werden – auf eigener Hardware im Serverraum, bei einem Colocation-Anbieter oder in dedizierter Infrastruktur. Sie haben Steuerungshoheit über Anwendungen, Daten und Zugriffe. BEKOM OPEN PRO Applications liefert gehärtete Konfigurationen, Betriebsanleitungen, Support und optional Managed Services auch für On-Premise-Szenarien.

Funktioniert BEKOM OPEN PRO Applications auch in der Cloud?

Ja, alle Komponenten können aus deutschen Rechenzentren bereitgestellt werden – wahlweise BEKOM-managed oder vom Kunden selbst verwaltet. Sie reduzieren operativen Aufwand, benötigen keine Hardware-Beschaffung und profitieren von flexibler Skalierung. Alle Daten bleiben in Deutschland, DSGVO-konform und mit klaren vertraglichen Regelungen zur Datenverarbeitung. Die Open-Source-Basis sichert Portabilität: Wenn Sie später wechseln möchten, sind Ihre Daten übertragbar.

Was ist ein Hybrid-Einsatz bei Applications?

Hybrid bedeutet: Kombination aus On-Premise und Cloud. Beispiel: Kritische Anwendungen (z. B. Chat mit sensiblen Daten) bleiben On-Premise, ergänzende IT-Systeme (z. B. Dateiablage für externe Partner) laufen in der Cloud. Oder: Produktion On-Premise, Disaster Recovery in der Cloud. Hybrid-Szenarien ermöglichen flexible Platzierung nach Sensibilität und Anforderungen, schrittweise Migration und Kosten-Optimierung.

Kann ich meine Daten später zwischen On-Premise und Cloud migrieren?

Ja, die Open-Source-Basis sorgt für Portabilität. Alle Komponenten (Element, Nextcloud, Keycloak, Collabora) nutzen offene Standards und Dateiformate – kein Vendor Lock-in. Wenn Sie von On-Premise zu Cloud wechseln möchten (oder umgekehrt), exportieren Sie Ihre Daten, migrieren die IT-Systeme und importieren die Daten in die neue Umgebung. BEKOM begleitet Sie bei solchen Migrationen mit erprobten Tools und Prozessen.

Welchen Support bietet BEKOM für Open-Source-Anwendungen?

BEKOM OPEN PRO Applications bietet professionellen Support mit definierten Reaktionszeiten, direktem Zugang zu Spezialisten und optionalen Service-Level-Agreements. Wir betreiben die Anwendungen seit Jahren in Produktionsumgebungen, kennen typische Herausforderungen und haben erprobte Lösungen. Support umfasst: Troubleshooting, Updates, Sicherheitspatches, Monitoring, Backup-Validierung und kontinuierliche Optimierung. Managed Services oder Betriebsübergabe mit fortlaufendem Support – je nach Ihrem Bedarf.

Wie sicher sind Open-Source-Anwendungen im Unternehmenseinsatz?

Open-Source-Anwendungen sind sicher, wenn sie professionell gehärtet und betrieben werden. BEKOM OPEN PRO Applications härtet jede Komponente nach etablierten Sicherheitsstandards: TLS-Konfiguration, Firewall-Regeln, Zugriffskontrollen, Audit-Logging, regelmäßige Security-Audits und Patch-Management. Wir folgen CIS Benchmarks, OWASP-Empfehlungen und Hersteller-Sicherheitsleitfäden. Open Source hat sogar einen Vorteil: Der Quellcode ist öffentlich einsehbar, Sicherheitslücken werden schnell entdeckt und gepatcht – im Gegensatz zu kommerzieller Software, wo Sicherheitsprobleme oft unentdeckt bleiben.

Wie ersetze ich Microsoft Teams mit Open Source?

Drei bewährte Alternativen: Element (auf Basis des Matrix-Protokolls), Nextcloud Talk und Mattermost. Element ist die technisch fortschrittlichste Lösung mit föderiertem Austausch, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Unterstützung durch Regierungen (deutscher Ti-Messenger, EU-Kommission, schwedisches eSam). Nextcloud Talk ist ideal, wenn Sie Nextcloud bereits für Dateiablage nutzen. Mattermost ist Slack-ähnlich mit starkem Fokus auf Team-Kommunikation. Alle drei bieten Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Integration mit bestehenden IT-Systemen. BEKOM begleitet die Migration.

Wie hoch ist das Kostensenkungspotential gegenüber Microsoft 365?

Das hängt von Ihrer Nutzung ab. Typische Szenarien: Bei 50-200 Mitarbeitenden und Nutzung von 20-30% der Funktionen des Gesamtpakets liegt das Potential bei 30-50% Kostensenkung nach initialer Investition. Größere Organisationen mit hunderten ungenutzten Lizenzen erreichen bis zu 60%. Entscheidend: Sie zahlen für Betrieb der Komponenten, die Sie nutzen – nicht für ein Gesamtpaket.

Benötige ich spezielle Fachkenntnisse für Open-Source-Anwendungen?

Für den Betrieb: Ja, grundlegende Linux-Kenntnisse, Netzwerk-Know-how und Erfahrung mit Anwendungsmanagement sind hilfreich. Wenn Ihr Team diese Fähigkeiten nicht hat, übernimmt BEKOM OPEN PRO Applications den Betrieb als Managed Service – Sie nutzen die Anwendungen, wir betreiben sie. Für die Nutzung: Nein, Endnutzer benötigen keine speziellen Kenntnisse. Element, Nextcloud und Collabora sind intuitiv bedienbar, ähnlich wie Microsoft Teams oder Google Drive.

Welche Anwendungen gehören zu BEKOM OPEN PRO Applications?

Kernkomponenten: Element (Matrix-Protokoll) für Chat und Videokonferenzen, Mailcow oder Postfix/Dovecot + Roundcube/SOGo für E-Mail, Nextcloud für Dateiablage und Zusammenarbeit, Keycloak für Benutzerverwaltung und Single Sign-On, Collabora Online oder ONLYOFFICE für Office-Programme. Ergänzende Komponenten: Nextcloud Talk, Mattermost (als weitere Teams-Alternativen), Rocket.Chat. Das vollständige Lösungsportfolio finden Sie auf unserer Website oder im Strategiegespräch.

Kann ich Microsoft 365 durch Open Source ersetzen?

Ja, schrittweise. Beginnen Sie mit einzelnen Anwendungen (z. B. Microsoft Teams-Ersatz durch Element), bauen Sie eine Anwendungsplattform auf (Nextcloud für Dateiablage, Collabora für Office, Keycloak für Benutzerverwaltung) und migrieren Sie nach und nach weitere Bereiche. Die Ablösung von Microsoft 365 erfordert Zeit, Planung und Change Management, ist aber machbar. BEKOM hat Erfahrung mit M365-Migrationen, kennt typische Herausforderungen und liefert erprobte Lösungen.

Weitere Szenarien

BEKOM OPEN PRO umfasst mehrere Technologiebereiche – jeder mit eigenem Open-Source-Ansatz:

Open Source Infrastruktur

Server, Storage, Virtualisierung – transparent und zukunftssicher.

Open Source Security

IAM, Secrets, Security-Monitoring – volle Kontrolle mit Open Source.

Open Source Operations

Monitoring, Logging, Automation – fit-to-purpose und technologieoffen.

Nächster Schritt: Strategiegespräch vereinbaren

Die Entscheidung für herstellerunabhängige Anwendungen ist strategisch. In einem unverbindlichen Strategiegespräch analysieren wir gemeinsam, ob und wie BEKOM OPEN PRO Applications zu Ihren Anforderungen passt.

Ausgangslage analysieren

Gemeinsame Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Anwendungslandschaft, Abhängigkeiten und Governance-Anforderungen. Welche Anwendungen nutzen Sie? Wie viele Nutzer? Welche Funktionen werden tatsächlich verwendet? Welche Integrationen existieren? Diese Analyse liefert die Grundlage für eine sachliche Bewertung: Wo liegen Quick Wins, wo liegen komplexe Abhängigkeiten?

Zielbild entwickeln

Darauf aufbauend skizzieren wir gemeinsam ein Zielbild für herstellerunabhängige Anwendungen und erste Umsetzungsschritte. Welche Komponenten (Element, Nextcloud, Keycloak, Collabora) werden benötigt? Welches Betriebsmodell (On-Premise, Cloud, Hybrid) passt zu Ihren Anforderungen? Das Zielbild ist kein starres Konzept, sondern ein orientierender Fahrplan, der sich mit Ihren Erfahrungen anpassen kann.

Fahrplan erstellen

Sie erhalten einen orientierenden Fahrplan mit Prioritäten, Aufwänden und möglichen Betriebsmodellen. Kein Verkaufsdruck, keine Verpflichtung – nur eine klare Einschätzung, was möglich ist, was es kostet und wie der Weg dorthin aussieht. Darauf aufbauend entscheiden Sie, ob Sie mit einem Pilotprojekt starten möchten oder zunächst weitere Informationen benötigen.