BEKOM OPEN PROAnwendungen ohne HerstellerabhängigkeitTransparent. Planbar. Zukunftssicher.
BEKOM OPEN PRO Applications: Chat & Videokonferenzen (Microsoft Teams-Alternativen), E-Mail, Dateiablage und Office-Programme auf Open-Source-Basis – On-Premise, Cloud oder Hybrid.
Überblick
Wie nutzen Sie moderne Anwendungen für Zusammenarbeit und Office-Aufgaben, ohne sich dauerhaft an einen Software-Hersteller zu binden? Wie starten Sie mit einer Microsoft Teams-Alternative auf Basis von Element und dem Matrix-Protokoll und bauen darauf eine Plattform für Chat, Videokonferenzen, Dateiablage und Office-Anwendungen auf? BEKOM OPEN PRO Applications & Collaboration ist eine strukturierte Alternative zu herstellerabhängigen Software-Paketen – auf Open-Source-Basis, unternehmenstauglich und flexibel im Betriebsmodell.
Das Kernprinzip: bewährte Open-Source-Komponenten für Unternehmensanwendungen – sorgfältig ausgewählt, gehärtet und im Managed Service betrieben. Von der einzelnen Microsoft Teams-Ersatzlösung bis zur Transformation von Microsoft 365 oder Google Workspace. Sie behalten Steuerungshoheit über Ihre Anwendungsdaten, vermeiden überdimensionierte Software-Pakete mit ungenutzten Funktionen und reduzieren Abhängigkeiten von Lizenzsprüngen kommerzieller Anbieter.
Technisch spricht man von Open Source Applications – Anwendungssoftware für Zusammenarbeit, Office, Dateiablage und Benutzerverwaltung auf Open-Source-Basis. BEKOM OPEN PRO Applications macht diese Komponenten unternehmenstauglich: Auswahl, Härtung, Integration, Betrieb, Wartung und Monitoring.
Warum jetzt: Abhängigkeit von Software-Herstellern bei Unternehmensanwendungen
Die Abhängigkeit von Software-Herstellern bei Unternehmensanwendungen – Chat, Videokonferenzen, Dateiablage, Office-Programme, Benutzerverwaltung – ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Microsoft 365, Google Workspace, Zoom und Slack dominieren den Markt, binden Unternehmen aber an kommerzielle Ökosysteme, deren Lizenzmodelle, Roadmaps und Datenverarbeitung Sie nicht steuern können. Gleichzeitig wächst die Erkenntnis: Viele Unternehmen nutzen nur 20 bis 30 Prozent der Funktionen dieser Software-Pakete, zahlen aber für das gesamte Bundle.
Anwendungen wie Chat, Office und Identity sind dabei keine reinen Komfort-Werkzeuge: Über sie laufen Auftragsverarbeitung, regulatorische Compliance-Dokumentation und audit-fähige Geschäftsprozesse. Verfügbarkeit ist Betriebsvoraussetzung für den operativen Betrieb – ein Ausfall der Collaboration-Plattform legt in vielen Organisationen direkt das Tagesgeschäft lahm. Statt einer SaaS-Pauschale ohne Verhandlungsspielraum bietet BEKOM einen festen, deutschsprachigen Ansprechpartner mit dokumentierter SLA und einem Service-Design-Dokument, das die Verantwortungsverteilung zwischen Ihrer IT und BEKOM transparent festhält.
Herstellerabhängigkeit bei Office und Zusammenarbeit
Microsoft 365 und Google Workspace bieten umfassende Funktionen, schaffen aber strukturelle Abhängigkeit: Datenformate und APIs sind herstellerspezifisch, Lizenzpreise können einseitig angepasst werden. Der Wechsel zu anderen Lösungen wird mit der Zeit aufwendiger. Eine Microsoft Teams-Alternative wie Element (Matrix-Protokoll) ermöglicht den ersten Schritt aus dieser Abhängigkeit – ohne gewohnte Funktionalität zu verlieren. BEKOM OPEN PRO Applications liefert die Open-Source-Bausteine, gehärtete Konfigurationen und einen strukturierten Migrationspfad, damit dieser Schritt geordnet und reversibel erfolgt.
Woran sich strukturelle Herstellerabhängigkeit konkret zeigt:
Plattform-Konzentration als zentrale Suite: Microsoft 365 oder Google Workspace als zentrale Plattform für E-Mail, Chat, Dateien und Office-Aufgaben – mit wachsender funktionaler Verflechtung über die Jahre.
Herstellerspezifische Formate und APIs: Datenformate, Authentifizierungs-Mechanismen und Integrations-Schnittstellen sind proprietär und erschweren den Wechsel zu Alternativen.
Einseitige Anpassungen bei Preisen und Funktionen: Anbieter passen Lizenzpreise, Funktionsumfang und Service-Bedingungen ohne Mitsprache an – Verhandlungsspielraum auf Kundenseite ist eng.
Datenresidenz und Roadmap außer Reichweite: Speicher-Orte, Verarbeitungs-Regionen und Produkt-Roadmap werden vom Anbieter bestimmt, nicht vom nutzenden Unternehmen.
Für Geschäftsführungen ist diese Abhängigkeit ein strategisches Risiko: Wesentliche Kostenpositionen, Datenflüsse und Compliance-Pfade liegen nicht in der eigenen Hand. IT-Abteilungen erleben die Folgen operativ – jede Migration wird mit der Zeit aufwendiger, jede Lizenz-Anpassung schlägt auf die Planung durch. Im Ergebnis zahlen Sie für ein Gesamtpaket, selbst wenn Sie nur Teilbereiche nutzen; mit einer Open-Source-Alternative behalten Sie Steuerungshoheit über Daten und Roadmap und können schrittweise auf Open-Source-Anwendungen wechseln. Geeignet für diese Szenarien: Unternehmen, die erste Schritte aus der Microsoft- oder Google-Abhängigkeit planen, Teams, die Chat und Videokonferenzen ohne Vendor Lock-in nutzen möchten, sowie Organisationen mit Anforderungen an Datenhoheit und portabile Formate.
Überdimensionierte Pakete und ungenutzte Lizenzen
Microsoft 365 und Google Workspace sind für den Massenmarkt konzipiert. Die Folge: Sie zahlen für Funktionen, die nie genutzt werden. Open-Source-Anwendungen folgen einem anderen Modell: Sie zahlen für Betrieb und Support der Komponenten, die Sie tatsächlich nutzen – Element, Nextcloud, Keycloak – modular, skalierbar und ohne Zwangsbündelung. BEKOM OPEN PRO Applications setzt genau diese modulare Logik um: nur die Komponenten betreiben, die im Einsatz sind, ohne Eskalation der Lizenz-Kosten über die Gesamtbelegschaft.
Wo Überdimensionierung im Mittelstand typischerweise sichtbar wird:
Workflow- und Plattform-Module ohne Nutzung: SharePoint-Workflows, Power Apps oder Microsoft Teams-Kanäle bleiben ungenutzt, obwohl sie über die Bundle-Lizenz mitfinanziert werden.
Skalierung über die Belegschaft: Bei hunderten Mitarbeitenden summieren sich Lizenzanteile für ungenutzte Funktionsbereiche zu einem strukturellen Kostenblock im IT-Budget.
Anforderungs-Profil statt Gesamtpaket: Gewünscht sind oft nur Chat, Dateiablage und Office – ohne Zwang zu Telefonie, Analytics, Workflow-Engines und Compliance-Modulen im selben Bundle.
Modulare Open-Source-Alternative: Element (Chat), Nextcloud (Dateien), Collabora oder ONLYOFFICE (Office) und Keycloak (Identity) werden einzeln betrieben und nur dort eingesetzt, wo es einen fachlichen Bedarf gibt.
Typischerweise sinken Anwendungskosten in mittelständischen Unternehmen mit fünfzig bis zweihundert Mitarbeitenden spürbar, wenn sie von Lizenzen für Gesamtpakete auf modulare Open-Source-Komponenten wechseln – die konkrete Größenordnung ergibt sich aus dem Service-Design-Dokument je Anwendungs-Landschaft. Für Geschäftsführungen bedeutet das planbare Betriebskosten ohne Eskalation pro neuem Mitarbeitenden. IT-Abteilungen reduzieren Komplexität durch Fokus auf tatsächlich genutzte Funktionen und vermeiden Zwangsbündelung. Im Ergebnis senken Sie Kosten durch Verzicht auf ungenutzte Module, fokussieren auf tatsächlich genutzte Funktionen und zahlen nur für das, was im Einsatz ist. Geeignet für diese Szenarien: Unternehmen, die nur einen Teil der Funktionen des Gesamtpakets nutzen, Organisationen mit klarem Anforderungsprofil (z. B. Chat, Dateien, Office) sowie Teams, die Kosten und Komplexität reduzieren wollen.
Steigende Lizenzkosten ohne Planbarkeit
Lizenzmodelle kommerzieller Software-Anbieter ändern sich regelmäßig – oft zugunsten des Anbieters. Microsoft hat in den letzten Jahren mehrfach Preise erhöht und Funktionen in höherpreisige Pläne verschoben. Open-Source-Anwendungen bieten eine kalkulierbare Alternative: Die Technologie ist portabel, die Betriebskosten transparent, und Sie können zwischen Betriebsmodellen (On-Premise, Cloud, Hybrid) oder Dienstleistern wechseln – ohne Datenverlust. BEKOM bündelt den Betrieb in eine planbare Monatspauschale mit definierten Leistungsinhalten – Lizenzsprünge und Eskalation pro Anwender werden so strukturell vermieden.
Welche Kostentreiber Open-Source-Anwendungen entschärfen:
Wiederholte Preiserhöhungen: Anbieter passen Preise an und verschieben Funktionen in höherpreisige Pläne – jede Anpassung wirkt sich auf die gesamte Belegschaft aus.
Einseitige Änderungen der Lizenzbedingungen: Lizenzbedingungen, Bundle-Zuschnitte und Audit-Regelungen ändern sich ohne Mitsprache – Verhandlungsspielraum auf Kundenseite ist eng.
Eskalation entlang der Belegschaftsgröße: Lizenzkosten steigen automatisch mit jeder Neueinstellung – Personalwachstum wird zum Kostenrisiko statt zum Geschäftserfolg.
Planbare Open-Source-Alternative: Betrieb, Updates, Sicherheits-Patches und Backup werden als Monatspauschale mit definierten Leistungsinhalten kalkuliert – unabhängig von Belegschaftsgröße und Bundle-Zuschnitt.
Nach initialer Investition in Aufbau und Integration sinken jährliche Betriebskosten typischerweise spürbar gegenüber Lizenzen für Gesamtpakete – bei gleichzeitig höherer Planbarkeit; die konkrete Größenordnung ergibt sich aus dem Service-Design-Dokument. Für Geschäftsführungen entsteht so eine langfristige Kostenkalkulation, die zu Budget-Zyklen und Beirats-Berichten passt. IT-Abteilungen erhalten einen stabilen Service-Vertrag mit dokumentierten Leistungsinhalten statt einer Folge einseitiger Anpassungen. Im Ergebnis behalten Sie die Wahl des Betriebsmodells und des Anbieters und vermeiden einseitige Preisanpassungen sowie Bindung an einen Hersteller. Geeignet für diese Szenarien: Unternehmen mit Anforderungen an langfristige Kostenplanung, Organisationen, die Lizenzsprünge und einseitige Änderungen vermeiden wollen, sowie Teams, die Wert auf Portabilität und Anbieterwahl legen.
Betriebsmodelle: On-Premise, Cloud oder Hybrid
BEKOM OPEN PRO Applications ist flexibel im Betriebsmodell – Sie entscheiden, wo und wie Sie Ihre Anwendungsplattform betreiben. On-Premise für vollständige Steuerungshoheit, Cloud für reduzierten operativen Aufwand oder Hybrid für die Kombination aus beidem. Die Open-Source-Basis sorgt für Portabilität: Sie sind nicht an einen Standort oder Anbieter gebunden, Ihre Daten bleiben übertragbar. Die drei Modelle werden in einer eigenen Detailseite vertieft. → Betriebsmodelle für BEKOM OPEN PRO Applications
Hybrid-Szenarien stellen zusätzliche Anforderungen an konsistentes Management über beide Umgebungen hinweg: Monitoring, Backup, Benutzerverwaltung und Sicherheitsrichtlinien müssen standortübergreifend funktionieren. BEKOM OPEN PRO Applications bietet hier zentrale Management-Tools (Ansible, Keycloak, Zabbix), die On-Premise- und Cloud-Anteile integrieren – ohne dass Sie separate IT-Systeme betreiben müssen. → Monitoring, Logging und Automation mit BEKOM OPEN PRO Operations
On-Premise
Sie betreiben Element, Nextcloud, Keycloak und weitere Komponenten auf eigener Hardware – im Serverraum, bei einem Colocation-Anbieter oder in einer dedizierten Infrastruktur. Die Basis dafür kann eine Open-Source-Infrastruktur (Server, Virtualisierung, Storage) bilden. Air-gapped-Betrieb ist möglich, wenn gesetzliche oder Compliance-Anforderungen dies erfordern.
Vorteile
- Vollständige Steuerungshoheit über Anwendungen, Daten und Zugriffe
- Keine Abhängigkeit von externen Rechenzentren oder Cloud-Anbietern
- Compliance-Anforderungen (z. B. KRITIS, DSGVO, Datenschutz) direkt erfüllbar
- Integration mit bestehenden On-Premise-IT-Systemen ohne zusätzliche Netzwerkstrecken
- Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur und dediziertem Betriebsteam
- Organisationen mit strengen Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen
- Betriebe, die Anwendungen in eigener Verantwortung betreiben möchten
- Branchen mit gesetzlichen Vorgaben zur Datenhaltung (z. B. Gesundheitswesen, Finanzdienstleister)
Fazit
On-Premise-Betrieb erfordert Fachkenntnisse für Wartung, Updates, Monitoring und Backup. BEKOM OPEN PRO Applications macht diese Komponenten unternehmenstauglich: BEKOM liefert gehärtete Konfigurationen, Betriebsanleitungen, Support und optional Managed Services – auch für On-Premise-Szenarien.
Cloud
Die Infrastruktur wird aus zertifizierten deutschen Rechenzentren bereitgestellt – wahlweise BEKOM-managed oder vom Kunden selbst verwaltet, mit definierten SLAs und dokumentierten Verantwortlichkeiten. Element, Nextcloud, Keycloak und Collabora laufen in einer dedizierten Mandantenumgebung mit getrennten Netzwerk- und Storage-Zonen. Datenhaltung erfolgt in Deutschland mit klaren vertraglichen Regelungen zur Datenverarbeitung.
Vorteile
- Keine Hardware-Beschaffung, Kapazitätsplanung oder Refresh-Zyklen erforderlich
- Reduzierter operativer Aufwand für Wartung, Updates und Sicherheits-Patches
- Flexible Skalierung bei wachsenden Anwender- und Anforderungs-Zahlen
- DSGVO-konforme Datenhaltung in zertifizierten deutschen Rechenzentren
- Unternehmen ohne eigene On-Premise-Infrastruktur oder Rechenzentrumskapazität
- Organisationen, die IT-Betrieb gezielt an einen Spezialisten auslagern möchten
- Teams, die sich auf Anwendungen und Geschäftsprozesse statt auf Infrastruktur konzentrieren wollen
- Bereitstellung neuer Anwendungen ohne Hardware-Vorlauf und ohne langen Investitions-Zyklus
Fazit
Cloud-Betrieb bedeutet nicht, dass Sie Steuerungshoheit abgeben: Die Open-Source-Basis sichert Portabilität. Wenn Sie später zu On-Premise oder einem anderen Cloud-Anbieter wechseln möchten, sind Ihre Daten übertragbar – ohne Vendor Lock-in.
Hybrid
Kritische Anwendungen oder besonders sensible Daten bleiben On-Premise, ergänzende IT-Systeme oder Entwicklungs- und Testumgebungen laufen in der Cloud. Oder: Produktion On-Premise, Disaster Recovery in der Cloud. Identitäten, Berechtigungen und Anwendungsdaten bleiben über beide Umgebungen hinweg konsistent – als Voraussetzung für einen ungebrochenen Workflow.
Vorteile
- Flexible Platzierung jeder Anwendung nach Sensibilität und Anforderungen
- Schrittweise Migration möglich (z. B. Pilot in der Cloud, Produktion On-Premise)
- Disaster-Recovery-Szenarien mit Cloud-Standby-IT-Systemen
- Kosten-Optimierung durch gezielte Verteilung sensibler und unkritischer Lasten
- Unternehmen mit bestehender On-Premise-Infrastruktur, die Cloud-Vorteile nutzen möchten
- Organisationen mit unterschiedlichen Anforderungen je Anwendung (z. B. Chat On-Premise, Dateiablage Cloud)
- Schrittweise Transformation ohne vollständige Ablösung der bestehenden Infrastruktur
- Disaster-Recovery-Strategien mit geografisch getrennten Standorten und Wiederanlauf-Plan
Fazit
Hybrid-Betrieb verlangt konsistentes Management über beide Umgebungen hinweg. BEKOM OPEN PRO Applications integriert On-Premise- und Cloud-Anteile in eine gemeinsame Plattform, sodass Sie keine separaten IT-Systeme für beide Welten betreiben müssen.
| On-Premise | Cloud | Hybrid | |
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Betriebsmodell | Sie betreiben Element, Nextcloud, Keycloak und weitere Komponenten auf eigener Hardware – im Serverraum, bei einem Colocation-Anbieter oder in einer dedizierten Infrastruktur. Die Basis dafür kann eine Open-Source-Infrastruktur (Server, Virtualisierung, Storage) bilden. Air-gapped-Betrieb ist möglich, wenn gesetzliche oder Compliance-Anforderungen dies erfordern. | Die Infrastruktur wird aus zertifizierten deutschen Rechenzentren bereitgestellt – wahlweise BEKOM-managed oder vom Kunden selbst verwaltet, mit definierten SLAs und dokumentierten Verantwortlichkeiten. Element, Nextcloud, Keycloak und Collabora laufen in einer dedizierten Mandantenumgebung mit getrennten Netzwerk- und Storage-Zonen. Datenhaltung erfolgt in Deutschland mit klaren vertraglichen Regelungen zur Datenverarbeitung. | Kritische Anwendungen oder besonders sensible Daten bleiben On-Premise, ergänzende IT-Systeme oder Entwicklungs- und Testumgebungen laufen in der Cloud. Oder: Produktion On-Premise, Disaster Recovery in der Cloud. Identitäten, Berechtigungen und Anwendungsdaten bleiben über beide Umgebungen hinweg konsistent – als Voraussetzung für einen ungebrochenen Workflow. |
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Fazit | On-Premise-Betrieb erfordert Fachkenntnisse für Wartung, Updates, Monitoring und Backup. BEKOM OPEN PRO Applications macht diese Komponenten unternehmenstauglich: BEKOM liefert gehärtete Konfigurationen, Betriebsanleitungen, Support und optional Managed Services – auch für On-Premise-Szenarien. | Cloud-Betrieb bedeutet nicht, dass Sie Steuerungshoheit abgeben: Die Open-Source-Basis sichert Portabilität. Wenn Sie später zu On-Premise oder einem anderen Cloud-Anbieter wechseln möchten, sind Ihre Daten übertragbar – ohne Vendor Lock-in. | Hybrid-Betrieb verlangt konsistentes Management über beide Umgebungen hinweg. BEKOM OPEN PRO Applications integriert On-Premise- und Cloud-Anteile in eine gemeinsame Plattform, sodass Sie keine separaten IT-Systeme für beide Welten betreiben müssen. |
Drei Transformationsschritte: Von einzelnen Anwendungen zur Plattform
Die Transformation von herstellerabhängiger Software zu Open-Source-Anwendungen muss nicht in einem Schritt erfolgen. Beginnen Sie mit der Ablösung einer einzelnen Anwendung – beispielsweise Microsoft Teams durch Element auf Basis des Matrix-Protokolls – und bauen Sie darauf schrittweise eine Plattform für Chat, Videokonferenzen, Dateiablage, Office-Programme und Benutzerverwaltung auf. Dieser Ansatz reduziert Risiken, ermöglicht kontinuierliches Lernen und liefert frühzeitig Nutzen. → Cloud-Telefonie als Open-Source-Lösung
Schritt 1: Microsoft Teams ersetzen – Chat & Videokonferenzen
Der erste Schritt: Ersetzen Sie Microsoft Teams durch eine Open-Source-Alternative. Drei bewährte Optionen stehen zur Verfügung: Element (auf Basis des Matrix-Protokolls), Nextcloud Talk und Mattermost. Alle drei bieten Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Integration mit bestehenden IT-Systemen – ohne Abhängigkeit von Microsoft oder anderen kommerziellen Anbietern. BEKOM OPEN PRO Applications liefert dafür gehärtete Konfigurationen, Integrationshilfen, Betriebsanleitungen und Migrations-Support.
Welche Open-Source-Bausteine als Microsoft-Teams-Alternative in Frage kommen:
Element auf Basis des Matrix-Protokolls: Matrix ist ein offenes Kommunikationsprotokoll (vergleichbar mit E-Mail), das föderierten Austausch zwischen Organisationen ermöglicht. Element ist der von den Matrix-Entwicklern selbst gebaute Client.
Element-Eigenschaften und Referenzen: Plattformübergreifend nutzbar (Desktop, Mobile, Web) mit standardmäßig aktiver Ende-zu-Ende-Verschlüsselung; eingesetzt vom deutschen Ti-Messenger, der EU-Kommission und Schweden – Referenzen, die Production-Readiness und Compliance-Tauglichkeit belegen.
Nextcloud Talk: Integrierte Chat- und Videokonferenz-Lösung innerhalb von Nextcloud – ideal, wenn Sie Nextcloud bereits für Dateiablage nutzen und Identitäten, Kontakte sowie Datei-Kontext schon in der Plattform vorhanden sind.
Mattermost: Slack-ähnliche Chat-Plattform mit Fokus auf Team-Kommunikation und Drittsystem-Integrationen – passend, wenn Teams das Slack-Bedienkonzept beibehalten oder vorhandene Slack-Workflows portieren möchten.
Mailcow als E-Mail-Lösung: Umfassende E-Mail-Suite mit Postfix, Dovecot und Roundcube/SOGo unter einem Web-Interface für Administration – zweiter Quick Win parallel zur Teams-Ablösung.
Klassisches Postfix/Dovecot-Setup: Postfix (SMTP-Server) und Dovecot (IMAP/POP3) plus Roundcube oder SOGo als Webmail-Client – beide Setups mit DKIM, SPF und DMARC für sichere E-Mail-Authentifizierung.
Für Geschäftsführungen liefert die Teams-Ablösung schnell sichtbare Unabhängigkeit von einem kommerziellen Anbieter; IT-Abteilungen profitieren davon, dass alle drei Chat-Lösungen On-Premise, Cloud oder Hybrid betrieben werden und sich in bestehende IT-Systeme integrieren lassen. E-Mail-Migration ist technisch weniger komplex als Teams-Ersatz und liefert sofortige Unabhängigkeit von Microsoft Exchange oder Google Mail. → Collaboration mit Open Source · → 3CX Cloud-Telefonie
Schritt 2: Anwendungsplattform aufbauen – Dateiablage, Office & IAM
Der zweite Schritt: Nach der erfolgreichen Ablösung von Microsoft Teams bauen Sie die Anwendungsplattform aus. Das Ziel: eine integrierte Umgebung für Dateiablage, Office-Aufgaben und zentrale Benutzerverwaltung – ohne Herstellerabhängigkeit und mit voller Steuerungshoheit. Die Kernkomponenten sind Nextcloud für Dateiablage und Zusammenarbeit, Collabora Online oder ONLYOFFICE für Office-Programme und Keycloak für zentrale Benutzerverwaltung (Identity & Access Management, IAM) – ergänzt um die in Schritt 1 aufgesetzte E-Mail-Infrastruktur.
Welche Kernkomponenten die Anwendungsplattform tragen:
Nextcloud (Dateiablage und Synchronisation): Zentrale Plattform für Dateiablage und Synchronisation; läuft On-Premise oder in der Cloud, unterstützt externe Speicher und bietet umfassende Rechteverwaltung als Ersatz für OneDrive oder Google Drive.
Nextcloud-Apps (Calendar, Contacts, Mail, Talk): Integrierte Apps für Kalender, Kontakte, E-Mail und Chat – konsolidieren Kommunikations-Funktionen in einer Plattform statt verteilter Einzel-Tools.
Collabora Online oder ONLYOFFICE (Office-Programme): Beide führenden Open-Source-Office-Lösungen basieren auf LibreOffice und bieten Kompatibilität mit Microsoft Office-Formaten (DOCX, XLSX, PPTX); Dokumente werden direkt im Browser mit Echtzeit-Kollaboration bearbeitet.
Keycloak (Identity & Access Management): Zentrale Komponente für Benutzerverwaltung und Single Sign-On (SSO); unterstützt SAML, OpenID Connect, LDAP-Integration und Zwei-Faktor-Authentifizierung – Nutzer melden sich einmal an und erhalten Zugriff auf alle verbundenen Anwendungen.
E-Mail-Integration (falls Schritt 1 bereits abgeschlossen): Vollständige Plattform-Integration des bestehenden E-Mail-Servers – Single Sign-On via Keycloak, gemeinsame Kontakte und Kalender über Nextcloud (CalDAV/CardDAV), zentrale Backup-Strategie.
E-Mail-Neuaufbau (falls noch ausstehend): Mailcow oder Postfix/Dovecot-Setup mit DKIM/SPF/DMARC für sichere Zustellung; anschließend schrittweise Migration bestehender Postfächer. E-Mail ist eine Kernkomponente – nicht optional, nicht ergänzend.
Mit diesen vier Komponenten – Nextcloud, Collabora/ONLYOFFICE, Keycloak, E-Mail-Server – haben Sie eine Anwendungsplattform für Dateiablage, Office-Aufgaben, Benutzerverwaltung und E-Mail-Kommunikation. Ergänzende Open-Source-Komponenten wie Paperless-ngx als DMS für Dokumentenarchiv (komplementär zu Nextcloud: Nextcloud für aktive Zusammenarbeit, Paperless-ngx für archivierte Dokumente) oder OpenProject für Projektmanagement lassen sich auf derselben Plattform betreiben und über Keycloak in das Single-Sign-On einbinden. Integration mit bestehenden IT-Systemen (Active Directory, LDAP, SMTP) ist möglich, Migration von OneDrive oder Google Drive erfolgt schrittweise, und Nutzer behalten gewohnte Workflows. Für Geschäftsführungen entsteht eine in sich geschlossene Anwendungs-Plattform mit zentralem Identity-System statt einer Werkzeug-Sammlung mit getrennten Logins; IT-Abteilungen erhalten klare Schnittstellen und konsolidierte Rechteverwaltung. → Nextcloud Dateiablage · → Office-Suites als Open-Source-Alternative · → Identity & Access Management mit Open Source · → Datenbanken und Messaging als Plattform-Basis
Schritt 3: Transformation – M365/Google Workspace ablösen
Der dritte Schritt: Vollständige Ablösung von Microsoft 365 oder Google Workspace. Sie haben bereits praktische Erfahrung mit Open-Source-Anwendungen gesammelt und Nutzerakzeptanz in Pilotprojekten validiert. Jetzt folgt die systematische Migration aller verbleibenden Bereiche: E-Mail, Kalender, Kontakte, Office-Workflows und Legacy-Integrationen. BEKOM begleitet die Transformation mit strukturiertem Vorgehen – Migrations-Assessment (Bestandsaufnahme, Risikoanalyse), Pilotprojekte mit kleinen Gruppen, schrittweise Rollouts, kontinuierliche Schulungen und Post-Migration-Support.
Welche Migrations-Tracks Schritt 3 systematisch abdeckt:
E-Mail-Migration (IMAP/POP3): E-Mails werden via IMAP/POP3 von Microsoft Exchange oder Google Mail zu Mailcow oder Postfix/Dovecot übertragen; bestehende E-Mail-Clients (Outlook, Thunderbird, mobile Apps) bleiben nutzbar – nur die Server-Konfiguration ändert sich. Migration erfolgt schrittweise: Pilotgruppen zuerst, dann sukzessive alle Nutzer.
Kalender und Kontakte (CalDAV/CardDAV): Übertragung zu Nextcloud ohne Datenverlust und mit Beibehaltung aller Kategorien, Termine und Kontaktinformationen – als zweiter Schritt nach den Postfächern, mit denselben Pilotgruppen.
Office-Workflows und Dokumente: Bestehende Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) werden zu Nextcloud migriert und mit Collabora Online oder ONLYOFFICE geöffnet – mit hoher Kompatibilität zu Microsoft-Formaten, Echtzeit-Kollaboration und Versionierung.
Spezial-Workflows (Makros, Add-Ins, Templates): Werden einzeln analysiert und entweder portiert oder durch Open-Source-Alternativen ersetzt; BEKOM OPEN PRO Applications unterstützt mit Migrations-Tests, Kompatibilitätsprüfung und Schulungsmaterialien.
Legacy-Integrationen und APIs: Microsoft Graph API oder Google Workspace APIs werden durch Standard-Protokolle ersetzt (SMTP/IMAP für E-Mail, CalDAV/CardDAV für Kalender und Kontakte, WebDAV für Dateiablage, OAuth 2.0 via Keycloak für Single Sign-On); Legacy-Skripte und Automatisierungen werden analysiert, dokumentiert und portiert. Bei komplexen Integrationen liefert BEKOM Entwicklungsunterstützung, API-Mapping und Testumgebungen.
Change Management und Schulung: Die größte Herausforderung in Schritt 3 ist organisatorisch, nicht technisch – Nutzer werden auf neue Tastenkombinationen und Oberflächen geschult, Akzeptanz wird aufgebaut. BEKOM liefert Präsenzschulungen für Admins, Video-Tutorials für Endnutzer sowie schriftliche Anleitungen und FAQ; Pilot-Teams validieren Workflows, Super-User fungieren als interne Ansprechpartner. Change Management begleitet die gesamte Transformation.
Komplexität der Workflows, Nutzeranzahl und vorhandene Legacy-Integrationen bestimmen Migrationsdauer und Reihenfolge der Tracks – Umfang, Reihenfolge und Service-Level werden im Service-Design-Dokument je Vorhaben transparent festgelegt. Für Geschäftsführungen entsteht ein planbarer Transformations-Fahrplan mit nachvollziehbarem Risiko- und Kostenprofil; IT-Abteilungen erhalten klare Tracks mit definierten Verantwortlichkeiten statt einer Mammut-Migration ohne Etappen. Am Ende steht eine vollständig transformierte Anwendungsplattform auf Open-Source-Basis: Sie haben Steuerungshoheit über Ihre Daten, Ihre Workflows und Ihre IT-Kosten, sind nicht mehr abhängig von Lizenzsprüngen, Roadmap-Änderungen oder einseitigen Preisanpassungen kommerzieller Anbieter und können Betriebsmodelle oder Dienstleister wechseln – ohne Datenverlust und ohne Vendor Lock-in. → Mailcow als deutschsprachiger Mailserver mit Web-Interface · → Migrations- und Exit-Strategie für Anwendungen
So macht BEKOM OPEN PRO Applications unternehmenstauglich
Open-Source-Anwendungen wie Element, Nextcloud, Keycloak und Collabora sind technologisch ausgereift, aber der Sprung zu unternehmenstauglicher Lösung erfordert strukturierte Betriebsarbeit. BEKOM OPEN PRO Applications macht diese Komponenten enterprise-fähig: Auswahl, Härtung, Integration, Betrieb, Wartung und Monitoring – als zusammenhängender Service mit dokumentierten Standards statt als Bausteinsammlung ohne Klammer.
Professionelle Härtung und Sicherheit
BEKOM OPEN PRO Applications härtet jede Komponente nach etablierten Sicherheitsstandards: TLS-Konfiguration, Firewall-Regeln, Zugriffskontrollen, Audit-Logging und Patch-Management. BEKOM folgt den CIS Benchmarks, OWASP-Empfehlungen und Hersteller-Sicherheitsleitfäden – Sicherheits-Konfiguration wird so zur reproduzierbaren Betriebsleistung statt zur individuellen Admin-Entscheidung.
Welche Härtungs-Bausteine BEKOM bei jeder Anwendung umsetzt:
TLS- und Verschlüsselungs-Konfiguration: Aktuelle Cipher-Suites, HSTS und Zertifikats-Management für alle Anwendungs-Endpunkte – einheitlich über Element, Nextcloud, Keycloak und Collabora hinweg.
Firewall-Regeln und Netzwerk-Segmentierung: Restriktive Eingangsregeln, getrennte Netzwerkzonen für Anwendungs-, Datenbank- und Management-Verkehr sowie dokumentierte Freigabewege für Änderungen.
Zugriffskontrollen und Rollenmodell: Rollenbasierte Berechtigungen, Vier-Augen-Prinzip für administrative Operationen und regelmäßige Zugriffs-Reviews je Anwendung und Mandant.
Audit-Logging und Patch-Management: Strukturierte Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, geplante Patch-Fenster mit Test- und Rollback-Stufe sowie nachvollziehbare Dokumentation jeder Änderung.
Für Geschäftsführungen ist Sicherheit der härteste Eckpfeiler der Anwendungs-Plattform: Vorfälle in Chat, Dateiablage oder Identity treffen unmittelbar das Tagesgeschäft, regulatorische Pflichten und Cyber-Versicherer-Anforderungen. IT-Abteilungen profitieren von einer einheitlichen Härtungs-Baseline statt einzelner Komponenten-Inseln, die jeweils eigene Sicherheits-Konfiguration verlangen. BEKOM orientiert sich dabei an den CIS Benchmarks, OWASP-Empfehlungen und Hersteller-Sicherheitsleitfäden – die Konfiguration ist dokumentiert und prüfbar.
Integration und Single Sign-On
BEKOM OPEN PRO Applications integriert Nextcloud, Element, Collabora und Keycloak zu einer einheitlichen Umgebung mit zentraler Benutzerverwaltung (SSO via Keycloak). Nutzer melden sich einmal an und haben Zugriff auf alle Anwendungen – ohne separate Konten pro Werkzeug und ohne Brüche im Arbeitsablauf zwischen Chat, Dateiablage und Office.
Wie BEKOM die Anwendungen zu einer einheitlichen Plattform verbindet:
Keycloak als zentrales Identity-System: OpenID Connect, SAML und LDAP-Integration bündeln Benutzerverwaltung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Rollenrechte in einer Komponente.
Nextcloud als Datendrehscheibe: Dateiablage, Kalender und Kontakte werden über Keycloak authentifiziert und über offene Protokolle (WebDAV, CalDAV, CardDAV) für andere Anwendungen und Clients verfügbar gemacht.
Element und Collabora als integrierte Werkzeuge: Chat, Videokonferenzen und Office-Anwendungen melden sich gegen Keycloak an und nutzen gemeinsame Datenquellen aus Nextcloud – ohne separate Logins.
Anbindung an bestehende IT-Systeme: Active Directory, LDAP-Verzeichnisse, SMTP-Mailserver und Drittsysteme werden über Standard-Protokolle integriert – als Brücke statt als Neu-Implementierung.
Für Geschäftsführungen wird so aus einer Werkzeug-Sammlung eine Anwendungs-Plattform mit konsistenter Benutzerführung – die Voraussetzung dafür, dass Open-Source-Anwendungen im Tagesgeschäft akzeptiert werden. IT-Abteilungen reduzieren Komplexität in der Benutzerverwaltung und vermeiden inkonsistente Rechte über mehrere Anwendungen hinweg. Im Ergebnis melden sich Nutzer einmal an und haben Zugriff auf alle Anwendungen – Single Sign-On ist nicht Komfort-Feature, sondern Voraussetzung für einen tragfähigen Open-Source-Stack.
Betrieb, Updates und Support
BEKOM OPEN PRO Applications liefert kontinuierlichen Betrieb mit definierten SLAs, regelmäßige Updates, Monitoring und Backup – entweder als Managed Service oder als Betriebsübergabe. → BEKOM MANAGED Applications Zusätzlich liefert BEKOM dedizierte Dokumentation für Installation, Konfiguration, Integration und Betrieb sowie strukturierten Support mit definierten Reaktionszeiten und direktem Zugang zu Spezialisten.
Was BEKOM im laufenden Anwendungs-Betrieb leistet:
SLA-basierter Betrieb: Definierte Verfügbarkeits-Zusagen je Anwendung, dokumentierte Reaktionszeiten je Inzidenz-Priorität und regelmäßige Service-Reviews mit Soll-Ist-Abgleich.
Updates, Monitoring und Backup: Geplante Versions-Updates mit Test-Stufe, kontinuierliches Monitoring auf Verfügbarkeit und Performance sowie Backup-Prozesse mit dokumentierten RPO-/RTO-Zielen und Restore-Tests.
Dedizierte Dokumentation und Betriebsanleitungen: Installations-, Konfigurations-, Integrations- und Betriebs-Dokumentation pro Anwendung – als Grundlage für Audits, Wissenstransfer und mögliche Betriebsübergabe.
Strukturierter Support: Definierte Reaktionszeiten je Priorität, direkter Zugang zu Spezialisten für Element, Nextcloud, Keycloak, Collabora und Mailcow sowie Eskalationspfade mit benannten Ansprechpartnern.
Geschäftsführungen erhalten damit einen klar definierten Service mit dokumentierten Leistungsinhalten – als Grundlage für Budgetierung, Beirats-Reporting und Cyber-Versicherer-Anforderungen. IT-Abteilungen werden vom Tagesbetrieb entlastet, behalten aber durch Dokumentation und Support die Hoheit über fachliche Konfiguration und Roadmap. Die Wahl zwischen Managed Service oder Betriebsübergabe richtet sich nach Ihrem internen Aufbau – die Härtungs-, Integrations- und Dokumentations-Standards bleiben in beiden Modellen identisch.
Entscheidungsmatrix: Wann Open Source Applications, wann kommerziell?
Open Source ist nicht in jeder Situation die richtige Wahl. Die Entscheidung hängt von Ihren Anforderungen und strategischen Zielen ab.
Vollständig
Schrittweise
Selektiv
Wie BEKOM Sie unterstützt
BEKOM begleitet Sie bei dieser Entscheidung: BEKOM analysiert Ihre aktuelle Anwendungslandschaft, bewertet Ihre Nutzung der vorhandenen Funktionen des Gesamtpakets, identifiziert Kandidaten für Open-Source-Alternativen und liefert eine sachliche Empfehlung basierend auf Ihren Anforderungen – nicht auf Dogma. Ob vollständiger Ersatz, Hybrid-Ansatz oder selektiver Einsatz: Das richtige Szenario hängt von Ihren Prioritäten ab.
| Aspekt | Vollständig | Schrittweise | Selektiv |
|---|---|---|---|
Merkmale | Sie nutzen nur 20-30% der Microsoft 365- oder Google Workspace-Funktionen, zahlen aber für das gesamte Paket. Kostendruck durch steigende Lizenzen für Gesamtpakete. Sie wollen langfristige Kostenplanung und vollständige Herstellerunabhängigkeit. Bereitschaft für initiale Migrationsinvestition und Change Management vorhanden. | Stark integriert in Microsoft-Ökosystem (Dynamics, SharePoint, Power BI) oder andere kommerzielle Anwendungen. Schrittweise Unabhängigkeit gewünscht, aber vollständige Migration aktuell zu risikoreich. Risikoaverse IT-Strategie. Erste Erfahrungen mit Open Source sammeln bevor größere Investition. | Branchenspezifische kommerzielle Software unverzichtbar (CRM wie Salesforce, ERP wie SAP oder Microsoft Dynamics, BI-Tools wie Tableau), aber Standard-Anwendungen (Chat, Dateiablage, Office) können durch Open Source ersetzt werden. Kosten-Optimierung bei Commodity-Funktionen ohne Kompromisse bei Spezialsoftware. |
Empfohlener Ansatz | Vollständige Migration zu Open-Source-Stack – Element (Chat/Videokonferenzen), Nextcloud (Dateiablage/Kalender/Kontakte), Collabora oder ONLYOFFICE (Office-Programme), Keycloak (Single Sign-On), Mailcow (E-Mail-Server). Cloud-betrieben oder On-Premise je nach Anforderungen. | Pilotprojekt mit Element als Microsoft Teams-Ersatz für ausgewählte Teams, parallel M365 für Office/E-Mail beibehalten. Nach erfolgreicher Validierung schrittweise Erweiterung – Nextcloud für Dateiablage, dann Collabora für Office, zuletzt Mailcow für E-Mail. | Kommerziell für spezialisierte Anwendungen beibehalten, Open Source für Basis-Anwendungen (Element für Chat, Nextcloud für Dateiablage, optional Collabora für Office). Keycloak für SSO-Integration über alle Systeme hinweg – einheitliche Benutzerverwaltung. |
Ihr Nutzen | Typische Kostensenkung 30-50% nach initialer Investition, vollständige Steuerungshoheit über Daten und Workflows, keine Lizenzsprünge mehr, Portabilität zwischen Anbietern und Betriebsmodellen. | Reduziertes Risiko durch Pilotansatz, schnelle erste Erfolge und Kostenreduktion, schrittweise Lernerfahrung für Team, jederzeit Rollback möglich bei Problemen. | Kosten-Optimierung bei Standard-Anwendungen (20-40% Einsparung bei Chat/Dateiablage/Office), volle Funktionalität bei Spezialsoftware bleibt erhalten, modulare Architektur ermöglicht schrittweise Anpassungen. |
Zu beachten | Initiale Migrationsinvestition erforderlich, Change Management und Nutzer-Schulung notwendig, neue Workflows müssen etabliert werden. BEKOM begleitet die vollständige Transformation. | Doppelbetrieb während Migration erhöht temporär Aufwand, Integration zwischen Systemen erforderlich (SSO, Kalender-Synchronisation), längere Gesamtmigrationsdauer als Big-Bang-Ansatz. | Hybrid-Management verschiedener Systeme (kommerzielle + Open Source Tools), SSO-Integration zwischen allen Systemen kritisch für gute User Experience, höherer Koordinationsaufwand als monolithisches Komplettsystem. |
Wie BEKOM Sie unterstützt | BEKOM begleitet Sie bei dieser Entscheidung: BEKOM analysiert Ihre aktuelle Anwendungslandschaft, bewertet Ihre Nutzung der vorhandenen Funktionen des Gesamtpakets, identifiziert Kandidaten für Open-Source-Alternativen und liefert eine sachliche Empfehlung basierend auf Ihren Anforderungen – nicht auf Dogma. Ob vollständiger Ersatz, Hybrid-Ansatz oder selektiver Einsatz: Das richtige Szenario hängt von Ihren Prioritäten ab. | ||
Vorgehensmodell: Von der Bestandsaufnahme zum dauerhaften Betrieb
Die Transformation folgt einem strukturierten Vorgehensmodell: Bestandsaufnahme, Zielbild, Pilotprojekt, schrittweise Einführung und dauerhafter Betrieb.
Bestandsaufnahme
Gemeinsame Analyse Ihrer aktuellen Anwendungslandschaft: Welche Anwendungen nutzen Sie? Wie viele Nutzer? Welche Integrationen existieren? Diese Bestandsaufnahme liefert die Grundlage für die Bewertung: Wo liegen Quick Wins, wo liegen komplexe Abhängigkeiten?
Zielbild entwickeln
Darauf aufbauend entwickeln wir ein Zielbild: Welche Anwendungen sollen durch Open-Source-Alternativen ersetzt werden? Welche Komponenten werden benötigt? Welches Betriebsmodell passt zu Ihren Anforderungen?
Pilotprojekt
Starten Sie mit einem Pilotprojekt: Ersetzen Sie eine einzelne Anwendung in einem abgegrenzten Bereich. Beispiel: Microsoft Teams-Ersatz durch Element für ein Team. Dieses Pilotprojekt liefert praktische Erfahrung und validiert Nutzerakzeptanz.
Schrittweise Einführung
Nach erfolgreichem Pilotprojekt folgt die schrittweise Einführung für weitere Teams und Anwendungen. Diese phasenweise Migration reduziert Risiken und ermöglicht kontinuierliches Lernen.
Dauerhafter Betrieb
Am Ende steht der dauerhafte Betrieb: BEKOM OPEN PRO Applications betreibt die Anwendungen entweder als Managed Service oder übergibt die IT-Systeme in Ihre eigene Verantwortung (mit Schulung, Dokumentation und optionalem Support).
Häufige Fragen zu BEKOM OPEN PRO Applications
Kann ich BEKOM OPEN PRO Applications On-Premise nutzen?
Ja, alle Komponenten (Element, Nextcloud, Keycloak, Collabora, Mattermost) können On-Premise betrieben werden – auf eigener Hardware im Serverraum, bei einem Colocation-Anbieter oder in dedizierter Infrastruktur. Sie haben Steuerungshoheit über Anwendungen, Daten und Zugriffe. BEKOM OPEN PRO Applications liefert gehärtete Konfigurationen, Betriebsanleitungen, Support und optional Managed Services auch für On-Premise-Szenarien.
Funktioniert BEKOM OPEN PRO Applications auch in der Cloud?
Ja, alle Komponenten können aus deutschen Rechenzentren bereitgestellt werden – wahlweise BEKOM-managed oder vom Kunden selbst verwaltet. Sie reduzieren operativen Aufwand, benötigen keine Hardware-Beschaffung und profitieren von flexibler Skalierung. Alle Daten bleiben in Deutschland, DSGVO-konform und mit klaren vertraglichen Regelungen zur Datenverarbeitung. Die Open-Source-Basis sichert Portabilität: Wenn Sie später wechseln möchten, sind Ihre Daten übertragbar.
Was ist ein Hybrid-Einsatz bei Applications?
Hybrid bedeutet: Kombination aus On-Premise und Cloud. Beispiel: Kritische Anwendungen (z. B. Chat mit sensiblen Daten) bleiben On-Premise, ergänzende IT-Systeme (z. B. Dateiablage für externe Partner) laufen in der Cloud. Oder: Produktion On-Premise, Disaster Recovery in der Cloud. Hybrid-Szenarien ermöglichen flexible Platzierung nach Sensibilität und Anforderungen, schrittweise Migration und Kosten-Optimierung.
Kann ich meine Daten später zwischen On-Premise und Cloud migrieren?
Ja, die Open-Source-Basis sorgt für Portabilität. Alle Komponenten (Element, Nextcloud, Keycloak, Collabora) nutzen offene Standards und Dateiformate – kein Vendor Lock-in. Wenn Sie von On-Premise zu Cloud wechseln möchten (oder umgekehrt), exportieren Sie Ihre Daten, migrieren die IT-Systeme und importieren die Daten in die neue Umgebung. BEKOM begleitet Sie bei solchen Migrationen mit erprobten Tools und Prozessen.
Welchen Support bietet BEKOM für Open-Source-Anwendungen?
BEKOM OPEN PRO Applications bietet strukturierten Support mit definierten Reaktionszeiten, direktem Zugang zu Spezialisten und optionalen Service-Level-Agreements. Wir betreiben die Anwendungen seit Jahren in Produktionsumgebungen, kennen typische Herausforderungen und haben erprobte Lösungen. Support umfasst: Troubleshooting, Updates, Sicherheitspatches, Monitoring, Backup-Validierung und kontinuierliche Optimierung. Managed Services oder Betriebsübergabe mit fortlaufendem Support – je nach Ihrem Bedarf. → Zammad Ticketsystem
Wie sicher sind Open-Source-Anwendungen im Unternehmenseinsatz?
Open-Source-Anwendungen sind sicher, wenn sie strukturiert gehärtet und im Managed Service betrieben werden. BEKOM OPEN PRO Applications härtet jede Komponente nach etablierten Sicherheitsstandards: TLS-Konfiguration, Firewall-Regeln, Zugriffskontrollen, Audit-Logging, regelmäßige Security-Audits und Patch-Management. Wir folgen CIS Benchmarks, OWASP-Empfehlungen und Hersteller-Sicherheitsleitfäden. Open Source hat sogar einen Vorteil: Der Quellcode ist öffentlich einsehbar, Sicherheitslücken werden schnell entdeckt und gepatcht – im Gegensatz zu kommerzieller Software, wo Sicherheitsprobleme oft unentdeckt bleiben.
Wie ersetze ich Microsoft Teams mit Open Source?
Drei bewährte Alternativen: Element (auf Basis des Matrix-Protokolls), Nextcloud Talk und Mattermost. Element ist die technisch fortschrittlichste Lösung mit föderiertem Austausch, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Unterstützung durch Regierungen (deutscher Ti-Messenger, EU-Kommission, schwedisches eSam). Nextcloud Talk ist ideal, wenn Sie Nextcloud bereits für Dateiablage nutzen. Mattermost ist Slack-ähnlich mit starkem Fokus auf Team-Kommunikation. Alle drei bieten Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Integration mit bestehenden IT-Systemen. BEKOM begleitet die Migration. → Rocket.Chat Chat-Plattform
Benötige ich spezielle Fachkenntnisse für Open-Source-Anwendungen?
Für den Betrieb: Ja, grundlegende Linux-Kenntnisse, Netzwerk-Know-how und Erfahrung mit Anwendungsmanagement sind hilfreich. Wenn Ihr Team diese Fähigkeiten nicht hat, übernimmt BEKOM OPEN PRO Applications den Betrieb als Managed Service – Sie nutzen die Anwendungen, wir betreiben sie. Für die Nutzung: Nein, Endnutzer benötigen keine speziellen Kenntnisse. Element, Nextcloud und Collabora sind intuitiv bedienbar, ähnlich wie Microsoft Teams oder Google Drive.
Welche Anwendungen gehören zu BEKOM OPEN PRO Applications?
Kernkomponenten: Element (Matrix-Protokoll) für Chat und Videokonferenzen, Mailcow oder Postfix/Dovecot + Roundcube/SOGo für E-Mail, Nextcloud für Dateiablage und Zusammenarbeit, Keycloak für Benutzerverwaltung und Single Sign-On, Collabora Online oder ONLYOFFICE für Office-Programme. Ergänzende Komponenten: Nextcloud Talk, Mattermost (als weitere Teams-Alternativen), Rocket.Chat. Das vollständige Lösungsportfolio finden Sie auf unserer Website oder im Strategiegespräch. → Open-Xchange E-Mail-Suite
Kann ich Microsoft 365 durch Open Source ersetzen?
Ja, schrittweise. Beginnen Sie mit einzelnen Anwendungen (z. B. Microsoft Teams-Ersatz durch Element), bauen Sie eine Anwendungsplattform auf (Nextcloud für Dateiablage, Collabora für Office, Keycloak für Benutzerverwaltung) und migrieren Sie nach und nach weitere Bereiche. Die Ablösung von Microsoft 365 erfordert Zeit, Planung und Change Management, ist aber machbar. BEKOM hat Erfahrung mit M365-Migrationen, kennt typische Herausforderungen und liefert erprobte Lösungen.
Wie setzt sich der Preis für den Open-Source-Application-Betrieb durch BEKOM zusammen?
Die Kosten setzen sich aus einer monatlichen Service-Pauschale (Plattform-Betrieb, Updates, Sicherheits-Patches, Backup, definierte Reaktionszeiten) und einer einmaligen Setup-Pauschale (Service-Design, Migrationsbegleitung von M365 oder anderen SaaS-Plattformen) zusammen. Konkrete Beträge ergeben sich aus dem Service-Design-Dokument, das im Assessment auf Basis der gewünschten Anwendungen und Nutzerzahl erarbeitet wird – ohne Pro-User-Lizenz-Eskalation, die SaaS-Modelle prägt.
Können wir später aus dem Open-Source-Betrieb zurück zu SaaS-Anbietern wechseln oder den Anbieter wechseln?
Ja. Das Service-Design-Dokument hält die Betriebsverantwortung, die genutzten Komponenten und die Konfiguration so fest, dass ein Wechsel zurück zu SaaS-Plattformen oder zu einem anderen Open-Source-Betreiber strukturiert möglich ist. Open-Source-Anwendungen nutzen standardisierte Datenformate (z. B. ODF, ActivityStreams, OIDC) ohne herstellerspezifische Lock-Ins. Mindestlaufzeit, Kündigungsfristen und Datenrückführung werden im Vertrag transparent vereinbart.
Warum steigen SaaS-Kosten jährlich mit jedem zusätzlichen Anwender?
Im SaaS-Eigenbetrieb wirken im Application-Bereich besondere Kostentreiber: Pro-User-Lizenzen mit jährlichen Preisanpassungen, Bundle-Pakete mit ungenutzten Funktionsbereichen, Add-on-Kosten für erweiterte Compliance-Features, Datenmigrations-Aufwände bei Wechsel und Lizenz-Audits durch Hersteller. Diese Posten lassen sich kaum verhandeln und steigen typischerweise mit der Belegschaft – ein Muster, das die Planbarkeit von IT-Budgets unterläuft.
Wie entkoppelt BEKOM Anwendungs-Kosten von der Belegschaftsgröße?
BEKOM bündelt den Open-Source-Application-Betrieb in eine planbare Monatspauschale: Plattform-Betrieb, Updates, Sicherheits-Patches, Backup und definierte Reaktionszeiten sind enthalten – ohne Pro-User-Lizenz-Eskalation. Welche Kostentreiber in Ihrer konkreten Anwendungs-Landschaft tragend sind, wird auf der Detailseite zu den Betriebsmodellen vertieft. → Anwendungen Betriebsmodelle
Weitere Szenarien
BEKOM OPEN PRO umfasst mehrere Technologiebereiche – jeder mit eigenem Open-Source-Ansatz:
Open Source Infrastruktur
Server, Storage und Virtualisierung – technologieoffen.
Open Source Security
IAM, Secrets und Security-Monitoring auf Open Source.
Open Source Operations
Monitoring, Logging und Automation – technologieoffen.
MANAGED Applications
Geschäftskritische Anwendungen mit klaren SLAs.
Cloud für den Mittelstand
Strategische Cloud mit Compliance-Fokus.
Cloud für Kleine Unternehmen
Kostengünstige Cloud für KMU mit Basis-IT.
Nächster Schritt: Strategiegespräch vereinbaren
Das Strategiegespräch liefert eine strukturierte Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Anwendungslandschaft, einen Überblick über SaaS-Abhängigkeiten und Lizenz-Eskalations-Pfade sowie eine Empfehlung zur Service-Architektur. Das Service-Design-Dokument hält Reaktionszeiten, Eskalationswege und die Verantwortungsverteilung zwischen Ihrer IT und BEKOM transparent fest – als Grundlage für Klarheit über Ist-Zustand, Migrationsreihenfolge und Umsetzungsschritte.
Die Entscheidung für herstellerunabhängige Anwendungen ist strategisch. In einem unverbindlichen Strategiegespräch analysieren wir gemeinsam, ob und wie BEKOM OPEN PRO Applications zu Ihren Anforderungen passt.
Ausgangslage analysieren
Gemeinsame Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Anwendungslandschaft, Abhängigkeiten und Governance-Anforderungen. Welche Anwendungen nutzen Sie? Wie viele Nutzer? Welche Funktionen werden tatsächlich verwendet? Welche Integrationen existieren? Diese Analyse liefert die Grundlage für eine sachliche Bewertung: Wo liegen Quick Wins, wo liegen komplexe Abhängigkeiten?
Zielbild entwickeln
Darauf aufbauend skizzieren wir gemeinsam ein Zielbild für herstellerunabhängige Anwendungen und erste Umsetzungsschritte. Welche Komponenten (Element, Nextcloud, Keycloak, Collabora) werden benötigt? Welches Betriebsmodell (On-Premise, Cloud, Hybrid) passt zu Ihren Anforderungen? Das Zielbild ist kein starres Konzept, sondern ein orientierender Fahrplan, der sich mit Ihren Erfahrungen anpassen kann.
Fahrplan erstellen
Sie erhalten einen orientierenden Fahrplan mit Prioritäten, Aufwänden und möglichen Betriebsmodellen. Kein Verkaufsdruck, keine Verpflichtung – nur eine klare Einschätzung, was möglich ist, was es kostet und wie der Weg dorthin aussieht. Darauf aufbauend entscheiden Sie, ob Sie mit einem Pilotprojekt starten möchten oder zunächst weitere Informationen benötigen.