BEKOM OPEN PROOpenProjectProjektmanagement aus Deutschland
OpenProject als bewährte Open-Source-Plattform für Projektmanagement, Aufgaben- und Portfolio-Steuerung: DSGVO-konform, selbst gehostet im DACH-Raum, mit definierten SLAs durch BEKOM.
Was ist OpenProject?
OpenProject ist eine etablierte Open-Source-Plattform für Projektmanagement, Aufgaben- und Portfolio-Steuerung, Zeiterfassung und Wikis auf eigener Infrastruktur. Als bewährte Standardlösung wird sie in DACH-Mittelstand, öffentlicher Verwaltung, Forschungseinrichtungen und Bauprojekten eingesetzt. BEKOM führt OpenProject im Rahmen von BEKOM OPEN PRO Applications exemplarisch ein und betreibt es.
Projektmanagement-Plattformen sind geschäftskritisch für die Auftragsverarbeitung und Compliance-Dokumentation – von Förderprojekten mit auditierbaren Arbeitspaketen bis zu Bauvorhaben mit termingebundenen Gewerken. Die Verfügbarkeit der OpenProject-Plattform ist damit Betriebsvoraussetzung für regulatorische Nachweise und standortübergreifende Projektverfolgung.
Die Steuerung von Vorhaben über Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten ist in vielen Organisationen eng mit Compliance- und Reporting-Anforderungen verzahnt: Förderprojekte mit dokumentierten Arbeitspaketen, Bauvorhaben mit termingebundenen Gewerken, regulierte Branchen mit auditierbaren Vorgangsprotokollen. Eine Projektmanagement-Plattform ist damit selten ein reines Werkzeug, sondern Teil des operativen Betriebs.
BEKOM betreibt auch alternative Projektmanagement-Lösungen. Im Rahmen eines Assessments wird geprüft, welche Lösung zu Ihrer Ausgangslage passt.
Herkunft und Projekt-Pflege
OpenProject entstand 2012 als Abspaltung der ChiliProject- und Redmine-Linie und wird seitdem von der OpenProject GmbH mit Sitz in Berlin als eigenständige Plattform weiterentwickelt. Die Plattform deckt klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement unter einer Oberfläche ab.
Eckdaten zum Projekt:
Gegründet 2012 als Abspaltung der ChiliProject- und Redmine-Linie
Trägerin: OpenProject GmbH mit Sitz in Berlin
Plattform für Aufgaben, Gantt, Kanban, Zeiterfassung und Wikis
Release-Zyklen mit dokumentierten Wartungsfenstern
Markt-Verankerung:
- DACH-Mittelstand mit DSGVO-Anforderungen
- Bundes- und Landesverwaltung in Deutschland und der Schweiz
- Forschungseinrichtungen mit Förder- und Drittmittelprojekten
- Bau- und Engineering-Projekte mit Multi-Projekt-Strukturen
Positionierung im Markt
OpenProject steht als europäische Open-Source-Alternative zu Atlassian Jira sowie Microsoft Project und Microsoft Planner. Die Plattform fokussiert auf Selbst-Hosting, offene Schnittstellen (REST-API v3, OAuth, OpenID Connect) und Datenhoheit innerhalb der EU – ohne Pflichtweg über US-Hyperscaler oder die Atlassian-Cloud.
Differenzierende Merkmale:
Selbst gehostet auf eigener Hardware oder bei DACH-Anbietern
Offene REST-API v3 statt proprietärer Cloud-only-Schnittstellen
Klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement in einer Plattform
Quelltext-Einsicht und Auditierbarkeit der Plattform
Typische Wahl-Gründe:
- Datensouveränität mit Verarbeitung in Deutschland
- Atlassian-Cloud-Reduktion oder Vendor-Diversifikation
- Compliance-Pflichten mit nachvollziehbaren Datenflüssen
- Multi-Projekt-Strukturen mit mehreren Mandanten
Lizenzmodell und Editionen
OpenProject Server ist als Community Edition unter GPLv3 ohne Lizenzgebühren nutzbar. Die kommerzielle OpenProject Enterprise Subscription liefert kuratierte Updates, langfristige Wartung, Hersteller-Support sowie Enterprise-Add-ons wie Custom Fields auf Projekt-Ebene, Backlog-Verwaltung mit Story-Points und Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Hardware-Token.
Verfügbare Editionen:
Community Edition unter GPLv3 mit allen Kernfunktionen
OpenProject Enterprise Subscription mit kommerziellen Support-Stufen
Enterprise-Add-ons für Backlogs, Boards und erweiterte Custom Fields
Support-Optionen:
- Community-Support über öffentliche Foren und GitHub-Issues
- OpenProject-Subscription mit Hersteller-Support-Verträgen
- BEKOM-Begleitung im Managed Service oder Co-Managed-Modus
- Wahlweise Selbst-Betrieb oder strukturierte Begleitung
BEKOM-Leistungen für OpenProject
BEKOM begleitet OpenProject-Einsätze von der Eignungsprüfung bis zum Regelbetrieb. Die Leistungen sind modular buchbar.
Planbare Kostenstruktur statt variabler Aufwände
Der interne Betrieb von OpenProject bündelt mehrere Kostentreiber: Plattform-Wartung mit Ruby-on-Rails- und PostgreSQL-Kompetenz, Patch- und Upgrade-Pfade, Monitoring-Werkzeuge sowie die Bereitschaft für Zwischenfälle außerhalb der Geschäftszeiten. Diese Aufwände schwanken zwischen ruhigen Phasen und Migrations- oder Major-Release-Fenstern. BEKOM bündelt den Betrieb in eine planbare Monatspauschale, in der Wartung, Updates, Monitoring und definierte Reaktionszeiten enthalten sind.
Im Eigenbetrieb tragende Kostentreiber:
Plattform-Kompetenz (Ruby on Rails, PostgreSQL, Reverse-Proxy)
Patch-, Upgrade- und Major-Release-Fenster
Monitoring- und Backup-Werkzeuge inklusive Pflege
Bereitschaft außerhalb der Geschäftszeiten
In der BEKOM-Pauschale enthalten:
- Wartung, Updates, Monitoring und Reaktionszeiten
- Wochenend- und Feiertags-Bereitschaft im Service-Design vereinbart
- Strukturiertes Reporting an Geschäftsführung und Controlling
- Strukturierte Kostentreiber-Erfassung im OpenProject-Assessment
Assessment und Architektur
BEKOM prüft, ob OpenProject zum technischen und organisatorischen Bedarf passt – ergebnisoffen, ohne Lizenz-Vertriebsinteresse. Geprüft werden Projekt-Volumen, Nutzeranzahl, Projekt-Struktur (klassisch, agil, hybrid), Identity-Anbindung, Migrationspfad und Reporting-Bedarf. Das Ergebnis ist eine dokumentierte Empfehlung mit Vergleich zu Alternativen und einem Architekturvorschlag.
Assessment-Schwerpunkte:
Bestandsaufnahme der aktiven Projekte und Nutzergruppen
Bewertung der Identity-Anbindung (LDAP, AD, SAML, OIDC, Keycloak)
Analyse der Migrationskomplexität aus Jira, MS Project, Redmine
Vergleichs-Analyse mit Atlassian Jira und Microsoft Project
Typische Auslöser:
- Auslaufender Atlassian-Server-/Data-Center-Vertrag mit Cloud-Zwang
- DSGVO-Audit oder neue Anforderung an den Verarbeitungsort
- Konsolidierung mehrerer Werkzeuge (Excel, Trello, Planner)
- Reporting-Pflichten in Förderprojekten oder regulierten Branchen
Einführung und Migration
Für Neu-Einführungen plant BEKOM Hardware-Dimensionierung, Projekt- und Hierarchie-Konzept, Backup-Strategie sowie die Integration in Identity- und Monitoring-Landschaft. Bei Migrationen aus Atlassian Jira, Microsoft Project oder Redmine übernimmt BEKOM den Datentransfer, die Berechtigungs-Übernahme und den stufenweisen Rollout mit Parallelbetrieb der Quell- und Zielsysteme.
Leistungen in dieser Phase:
Dimensionierung von Compute, Datenbank-Performance, Backup
Projekt-, Hierarchie- und Berechtigungs-Konzept
Datentransfer aus Jira, MS Project oder Redmine mit Mapping
Stufenweiser Rollout mit Übergabe- und Cutover-Punkten
Ergebnis dieser Phase:
- Produktive Instanz mit dokumentierter Architektur
- Migrierte Bestandsdaten mit übernommenen Beziehungen und Anhängen
- Berechtigungs-Matrix nach Organisations-Struktur
- Übergabepunkt in den Regelbetrieb mit klaren Service-Levels
Betrieb und Weiterentwicklung
Im Managed-Service-Modus übernimmt BEKOM den produktiven Betrieb: dokumentierter Change-Prozess für Plugin-Aktivierungen und Konfigurations-Änderungen, Patch-Zyklen entlang der OpenProject-Release-Linie, Monitoring von Web-, Anwendungs- und Datenbank-Schicht, Incident-Reaktion und regelmäßige Capacity-Reviews. Welche Architektur-, Projekt- und Berechtigungs-Entscheidungen vom Kunden freigegeben werden, ist im Vertrag geregelt.
Operative Aufgaben:
Change-Prozess für Plugin-Aktivierungen und Konfiguration
Patch-Management entlang der OpenProject-Release-Linie
Monitoring von Web-Frontend, Backend und PostgreSQL
Quartalsweise Capacity-Reviews
Reporting an Stakeholder:
- Monatlicher Service-Bericht mit Verfügbarkeit und Incidents
- Quartalsbericht mit Kapazitäts-Trend und Empfehlungen
- Ad-hoc-Reports bei Audit-Anfragen oder Compliance-Nachweisen
- Direkter Eskalations-Pfad zu Plattform-Verantwortlichen
Funktionen — Projekte, Aufgaben und Steuerung
OpenProject vereint klassische, agile und hybride Projektmanagement-Methoden in einer Plattform. Die folgenden drei Bereiche bilden den Kern der täglichen Projekt-Arbeit: Projekte und Hierarchien, Aufgaben mit Gantt und Kanban sowie Zeiterfassung und Reporting.
Projekte, Hierarchien und Portfolio
OpenProject organisiert die Arbeit in Projekten mit Unterprojekten, die sich zu mehrstufigen Hierarchien zusammensetzen lassen. Über die Portfolio-Sicht erhalten Geschäftsführung und Programm-Verantwortliche eine Gesamtübersicht über laufende Vorhaben, Status, Termine und Risiken. Berechtigungen werden auf Projekt-Ebene mit rollenbasierten Profilen vergeben.
Verfügbare Funktionen:
Mehrstufige Projekt-Hierarchien mit Unter- und Schwesterprojekten
Portfolio-Sicht über Status, Termine und Verantwortliche
Rollenbasiertes Berechtigungsmodell auf Projekt-Ebene
Projekt-Templates für wiederkehrende Vorhaben
Typische Einsatzszenarien:
- Mehrjährige Bau- oder Engineering-Programme
- Konzern-Strukturen mit getrennten Tochtergesellschaften je Mandant
- Forschungs-Verbünde mit Förderprojekten
Aufgaben mit Gantt und Kanban
OpenProject führt Arbeit als Work Packages, die je nach Methode in Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards oder klassischen Listen dargestellt werden. Beziehungen zwischen Aufgaben (Vorgänger, Nachfolger, Eltern, Kind, Duplikate) werden explizit modelliert, sodass Termin-Ketten und Abhängigkeiten sichtbar bleiben. Filter, gespeicherte Ansichten und Custom Fields passen die Darstellung je Team an.
Verfügbare Funktionen:
Interaktives Gantt-Diagramm mit Drag-and-Drop-Bearbeitung
Kanban-Boards für agile Teams mit konfigurierbaren Status-Spalten
Aufgaben-Beziehungen für Vorgänger, Nachfolger und Eltern-Kind-Strukturen
Custom Fields, gespeicherte Ansichten und Filter je Projekt oder Team
Typische Einsatzszenarien:
- Klassische Termin-Steuerung über Gantt mit kritischem Pfad
- Agile Sprint-Planung über Kanban- oder Backlog-Boards
- Hybride Projekte mit Gantt für Meilensteine und Kanban für Iterationen
- Multi-Team-Setup mit jeweils eigener Boards-Konfiguration
Zeiterfassung, Budget und Reporting
OpenProject erfasst Aufwand je Aufgabe und Nutzer mit konfigurierbaren Aktivitäten. Aus den Daten werden Stundenberichte, Budget-Übersichten und Auslastungs-Reports erstellt. Custom-Reports lassen sich speichern und über REST-API in BI-Werkzeuge anbinden, sodass externe Auswertungen ohne Datenexport möglich sind.
Verfügbare Funktionen:
Zeiterfassung je Aufgabe mit konfigurierbaren Aktivitäten
Budget-Übersichten mit Plan-Ist-Vergleich auf Projekt-Ebene
Auslastungs-Reports und Stundenberichte für Geschäftsführung und Controlling
Custom-Reports und Export über REST-API in BI-Werkzeuge
Typische Einsatzszenarien:
- Projektabrechnung in Engineering- und Beratungs-Unternehmen
- Budget-Tracking in mehrjährigen Förder- oder Forschungsprojekten
- Auslastungs-Steuerung in Multi-Projekt-Organisationen
- Externe Auswertung über BI-Werkzeuge ohne Daten-Export aus der Plattform
Funktionen — Plattform-Integration und Endgeräte
Über Projekte, Aufgaben und Reporting hinaus stellt OpenProject Plattform-Funktionen für den Enterprise-Einsatz bereit. Die folgenden drei Bereiche decken Wikis und Dokumentation, die Identity-Integration sowie das API- und Plugin-Ökosystem ab.
Wikis, Foren und Dokumentation
Jedes Projekt hat ein eigenes Wiki, ein Forum und eine Anhang-Verwaltung. Damit lassen sich Spezifikationen, Protokolle, Architektur-Entscheidungen und Anhänge im Projekt-Kontext halten, statt sie auf Datei-Servern zu verteilen. Versionierung, Änderungs-Historie und Verlinkung mit Aufgaben sind Standard. → Collaboration-Plattform
Verfügbare Funktionen:
Projekt-Wiki mit Markdown-Editor und Versionierung
Foren für strukturierte Diskussion auf Projekt-Ebene
Anhänge mit Versionsverwaltung und Verknüpfung mit Aufgaben
Querverweise zwischen Wiki-Seiten, Aufgaben und Meilensteinen
Typische Einsatzszenarien:
- Architektur-Entscheidungen und Protokolle im Projekt
- Spezifikations-Wiki für Software- oder Engineering-Vorhaben
- Dokumentenpflege für Förder-, Audit- oder Bau-Projekte
- Wissens-Konsolidierung statt verteilter Datei-Server
Identity-Integration und Multi-Mandanten
OpenProject integriert sich mit zentralen Identity-Providern (LDAP, Active Directory, SAML, OpenID Connect) und unterstützt Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Single Sign-On. Über getrennte Projekt-Räume und feingranulare Berechtigungen lassen sich Mandanten-Strukturen aufbauen, in denen Tochtergesellschaften, Hochschul-Verbünde oder externe Partner getrennt voneinander arbeiten.
Integrations-Optionen:
LDAP- und Active-Directory-Anbindung für Nutzer-Synchronisation
SAML 2.0 und OpenID Connect für Single Sign-On (SSO)
Keycloak-Integration als Open-Source-Identity-Provider
Zwei-Faktor-Authentifizierung mit TOTP und Hardware-Token
Typische Einsatzszenarien:
- Konzern-Strukturen mit getrennten Tochtergesellschaften
- Hochschul-Verbünde mit Federation und Förderprojekten
- SSO in bestehende Identity-Landschaft mit MFA-Pflicht
- Externe Partner mit eingeschränkten Projekt-Berechtigungen
API, Plugins und Integrationen
OpenProject stellt eine dokumentierte REST-API v3 für nahezu alle Verwaltungs- und Konfigurations-Aufgaben bereit. Über Webhooks, Plugins und Integrationen lassen sich Drittanbieter-Systeme (GitLab, GitHub, Nextcloud, Mattermost, Microsoft Teams, BIM-Werkzeuge) anbinden. Damit fügt sich OpenProject in bestehende DevOps- und Kollaborations-Landschaften ein.
Verfügbare Schnittstellen:
REST-API v3 für Projekte, Aufgaben, Nutzer und Reporting
Webhooks für Ereignis-getriebene Integration
GitLab- und GitHub-Integration für Code-Aufgaben-Verknüpfung
Nextcloud-Integration für Datei-Anhänge im Projekt-Kontext
Typische Einsatzszenarien:
- DevOps-Integration mit GitLab oder GitHub für Issue-Sync
- BI-Anbindung über REST-API für externes Reporting
- Datei-Anbindung an Nextcloud oder Open-Source-Speicher
- Chat-Benachrichtigungen über Mattermost, Element, MS Teams
Betriebsmodelle für OpenProject
OpenProject lässt sich in zwei Verantwortungsmodellen betreiben. Beide basieren auf einem Service-Design-Dokument mit definierten SLAs und einer Verantwortungs-Matrix; der Wechsel zwischen den Modellen ist im laufenden Vertrag vorgesehen.
Fully Managed: BEKOM übernimmt den vollständigen Betrieb
- Dokumentierter Change-Prozess für Konfigurationen, Plugins und Berechtigungen
- Patch-Zyklen entlang der OpenProject-Release-Linie
- Monitoring von Web-Frontend, Anwendungs-Backend und PostgreSQL-Datenbank
- Quartalsweise Capacity-Reviews und Reporting an die Geschäftsleitung
- Geeignet für Organisationen mit begrenzter interner Plattform-Kapazität
- Geeignet für Compliance-Programme nach ISO 27001 oder TISAX
Co-Managed: Geteilte Verantwortung mit klarer Aufgabenmatrix
- Konfigurations-Hoheit und finale Freigaben verbleiben beim Kundenteam
- BEKOM übernimmt Major-Release-Wechsel und kritische Update-Fenster
- BEKOM übernimmt Migrations-Spezialthemen aus Jira oder Microsoft Project
- Bereitschafts-Begleitung durch BEKOM außerhalb der Geschäftszeiten
- Nutzer- und Rollen-Verwaltung im Tagesgeschäft beim internen Team
- Aufteilung im Zeitverlauf verschiebbar, wenn Kompetenz oder Kapazität sich ändern
Die Wahl des Modells folgt der internen Plattform-Kompetenz und der gewünschten Steuerungstiefe. Beide Modelle nutzen identische Betriebsprozesse und SLAs – der Unterschied liegt in der Aufgabenverteilung, nicht in der Betriebsqualität. Ein Wechsel zwischen den Modellen wird über eine Anpassung der Verantwortungs-Matrix formalisiert und ist ohne Plattform-Migration möglich.
OpenProject im Vergleich
OpenProject tritt nicht allein an. Für eine fundierte Einschätzung ist der Blick auf Alternativen entscheidend – sowohl proprietäre Cloud-Suiten als auch andere Open-Source-Plattformen. Die folgenden drei Vergleichs-Achsen helfen bei der bewussten Plattform-Wahl.
OpenProject vs. Atlassian Jira
Atlassian Jira ist im Markt für agiles Projektmanagement und Software-Entwicklung der etablierte Standard mit großem Ökosystem (Marketplace, Confluence, Bitbucket). OpenProject fokussiert auf Selbst-Hosting, klassisches und hybrides Projektmanagement neben agilem Vorgehen sowie auf Datenhoheit innerhalb der EU – ohne Pflichtweg über die Atlassian-Cloud.
Differenzierende Merkmale:
Atlassian Jira primär als Cloud-Service mit US-Hyperscaler-Backbone; OpenProject selbst gehostet oder DACH-Cloud
Atlassian Jira mit Subscription je Nutzer; OpenProject mit Community Edition unter GPLv3
Atlassian Jira mit Fokus auf agile Software-Teams; OpenProject mit Gantt für klassische Projekte
Atlassian Marketplace mit kommerziellen Apps; OpenProject mit GPLv3-Plugins und offener API
Wann passt OpenProject besser:
- DSGVO-Anforderungen mit eindeutigem Verarbeitungsort in Europa
- Strategische Atlassian-Cloud-Reduktion oder Vendor-Diversifikation
- Hybride Projekte mit klassischen Meilensteinen neben agilen Sprints
- Compliance-Programme mit auditierbaren Datenflüssen für Projektdaten
OpenProject vs. Microsoft Project und Planner
Microsoft Project und Microsoft Planner sind tief in das Microsoft-Ökosystem integriert (Microsoft 365, Teams, SharePoint) und liefern Gantt sowie einfache Aufgaben-Boards. OpenProject bleibt eine selbst betriebene Plattform mit voller Kontrolle über Standort, Datenflüsse und Konfiguration und vereint klassisches, agiles und hybrides Vorgehen unter einer Oberfläche.
Differenzierende Merkmale:
Microsoft Project und Planner als Cloud-Services mit US-Hyperscaler-Backbone
OpenProject selbst gehostet oder bei DACH-Anbietern wie BEKOM
Microsoft Project mit klassischer Termin-Steuerung; Planner mit einfachen Boards
OpenProject mit Gantt, Kanban, Wikis und Zeiterfassung in einer Plattform
Wann passt OpenProject besser:
- Datensouveränitäts-Anforderungen mit Verarbeitung in Deutschland
- Vorhersehbares Kostenprofil ohne nutzungsabhängige Cloud-Tarife
- Plattform-Konsolidierung über getrennte Microsoft-Werkzeuge hinaus
- Strategische Cloud-Diversifikation jenseits der US-Hyperscaler
OpenProject vs. Redmine
Redmine ist eine langjährig etablierte Open-Source-Plattform für Projektmanagement, aus deren Wurzel OpenProject 2012 hervorgegangen ist. OpenProject differenziert sich durch eine moderne Web-Oberfläche, native Gantt- und Kanban-Boards, eine REST-API v3 mit vollem Funktionsumfang und einen klaren Release-Zyklus mit kommerzieller Subscription.
Differenzierende Merkmale:
OpenProject mit moderner Single-Page-Oberfläche; Redmine mit klassischer Server-Rendering-UI
OpenProject mit nativem Gantt und Kanban; Redmine vor allem über Plugins
OpenProject mit dokumentierter REST-API v3; Redmine mit historisch gewachsener API
OpenProject mit kommerzieller Enterprise Subscription; Redmine ohne offiziellen Hersteller-Support
Wann passt OpenProject besser:
- Anforderung an moderne Web-Oberfläche und Mobile-Nutzung
- Bedarf an native Gantt- und Kanban-Funktionen ohne Plugin-Pflege
- Compliance-Bedarf mit kommerziellem Hersteller-Support
- Integrations-Anforderungen über stabile, dokumentierte REST-API v3
Technische Details
OpenProject läuft auf einer Linux-basierten Ruby-on-Rails-Plattform und bietet eine klar dokumentierte technische Architektur mit definierten Schnittstellen.
Plattform und Systembasis
OpenProject ist eine Ruby-on-Rails-Anwendung mit mehrschichtiger Architektur: Web-Frontend (Single-Page-Anwendung in Angular und JavaScript), Anwendungs-Backend (Ruby-on-Rails mit Puma-Webserver), relationale Datenbank (PostgreSQL als unterstützte Standard-Datenbank), Hintergrund-Jobs (Good Job in PostgreSQL) sowie ein vorgelagerter Reverse-Proxy (NGINX oder Apache).
Kern-Komponenten:
OpenProject-Anwendung als Ruby-on-Rails-Stack mit Puma-Webserver
Web-Server NGINX oder Apache als vorgelagerter Reverse-Proxy
PostgreSQL als unterstützte Standard-Datenbank
Datei-Storage über lokales Dateisystem oder S3-kompatibles Object Storage
Release- und Update-Logik:
- Stabile Release-Linie mit regelmäßigen Major-Releases
- Patch-Releases für Sicherheits- und Korrektur-Updates
- Plugin-Updates über die Anwendungs-Konfiguration
- Dokumentierte Upgrade-Pfade zwischen Major-Versionen
Hardware und Skalierung
OpenProject läuft auf gängigen Linux-Distributionen (Debian, Ubuntu, Red Hat Enterprise Linux, openSUSE). Die Dimensionierung folgt der Nutzeranzahl, dem erwarteten Aufgaben-Volumen, der Anzahl paralleler Reports und der API-Last. Im Mittelstand reichen moderne Multi-Core-x86-Systeme; größere Installationen werden über horizontale Skalierung mit mehreren Anwendungs-Knoten dimensioniert.
Unterstützte Plattformen:
Debian und Ubuntu LTS als Standard-Linux-Distributionen
Red Hat Enterprise Linux und Rocky Linux für Enterprise-Setups
Virtuelle Maschinen unter KVM, Proxmox VE und VMware ESXi
Container-Deployment über offizielle OpenProject-Container-Images
Dimensionierungs-Faktoren:
- Anzahl Nutzer und durchschnittliches Aufgaben-Volumen je Projekt
- Aktive Module wie Backlogs, Boards, Zeiterfassung und Reporting
- Erwartete parallele REST-API-Aufrufe und Webhook-Last
- Hochlast-Szenarien mit horizontaler Skalierung über mehrere Anwendungs-Knoten
Schnittstellen und Ökosystem
OpenProject bietet eine REST-API v3 mit nahezu vollständiger Funktionsabdeckung sowie Webhooks für Ereignis-getriebene Integration. Über die Plugin-Architektur lassen sich Branchen-Erweiterungen, Workflow-Module und Integrationen mit Drittanbieter-Systemen (GitLab, GitHub, Nextcloud, Mattermost, BIM-Werkzeuge) anbinden.
Standard-Schnittstellen:
REST-API v3 für Projekte, Aufgaben, Nutzer, Reporting und Konfiguration
Webhooks für Ereignis-getriebene Integration in Drittanbieter-Systeme
LDAP-, SAML- und OpenID-Connect-Integration für SSO
iCalendar-Feed für Outlook und Apple Calendar
Erweiterungen über Plugins und Module:
- GitLab- und GitHub-Integration für Code-Aufgaben-Verknüpfung
- Nextcloud-Integration für Datei-Anhänge im Projekt-Kontext
- BIM-Modul für IFC-basierte Bau- und Engineering-Projekte
- Enterprise-Add-ons für Backlogs, Boards und erweiterte Custom Fields
Häufige Fragen zu OpenProject
Ist OpenProject für Enterprise-Einsätze und produktive Mittelstandslandschaften ausgereift genug?
Ja. OpenProject wird seit 2012 kontinuierlich weiterentwickelt und in DACH-Mittelstand, Bundes- und Landesverwaltungen, Forschungseinrichtungen und Bauprojekten produktiv betrieben. Die Plattform vereint klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement unter einer Oberfläche. Mit der OpenProject Enterprise Subscription stehen kommerzielle Support-Verträge mit definierten Reaktionszeiten und Hersteller-Wartung zur Verfügung. BEKOM begleitet den Einsatz im Managed Service oder Co-Managed-Modus.
Welche Editionen gibt es bei OpenProject und welche passt zu welcher Organisation?
Es gibt zwei Hauptlinien: Die Community Edition unter GPLv3 ist ohne Lizenzgebühren nutzbar und liefert alle Kernfunktionen für Projekte, Gantt, Kanban, Wikis und Zeiterfassung – geeignet für Selbst-Betrieb mit eigener Plattform-Kompetenz. Die kommerzielle Enterprise Subscription liefert kuratierte Updates, Hersteller-Support und Add-ons für Backlogs, Boards und erweiterte Custom Fields – geeignet für Organisationen mit Compliance-Anforderungen, Skalierungs-Bedarf oder agilem Vorgehen mit Story-Points.
Passt OpenProject in eine bestehende Microsoft- oder Active-Directory-Landschaft?
Ja. OpenProject integriert sich über LDAP- und Active-Directory-Anbindung für die Nutzer-Synchronisation, über SAML 2.0 oder OpenID Connect für Single Sign-On und über iCalendar-Feeds für Termin-Synchronisation in Outlook und Apple Calendar. Damit funktionieren bestehende Identity-Strukturen, Multi-Faktor-Authentifizierung und vertraute Endgeräte ohne Disruption. Eine vollständige Microsoft-Ablösung ist nicht Voraussetzung – Hybrid-Betrieb mit Microsoft 365 für E-Mail und OpenProject für Projekt-Steuerung ist möglich.
Wie funktioniert die Migration von Atlassian Jira oder Microsoft Project zu OpenProject?
Die Migration erfolgt in Stufen nach Projekt-Typen und Nutzergruppen. Pilot-Projekte werden zuerst migriert, geschäftskritische Vorhaben folgen. Daten werden strukturiert übernommen: aus Jira über die REST-API mit Issue-Mapping, Beziehungs-Übernahme und Anhangs-Transfer; aus Microsoft Project über MS-Project-XML mit Termin- und Hierarchie-Übernahme; aus Redmine über offizielle Migrations-Werkzeuge. Während der Übergangsphase laufen Quell- und Zielsystem parallel. BEKOM begleitet die Migration mit dokumentiertem Daten-Mapping, Pilot-Phasen und stufenweisem Rollout.
Wie verhält sich OpenProject zur DSGVO bei Projekt- und Aufgaben-Daten?
OpenProject unterstützt eine DSGVO-konforme Verarbeitung durch granulare Berechtigungen, lückenlose Audit-Logs und nachvollziehbare Datenflüsse. BEKOM betreibt die Plattform in deutschen Rechenzentren mit klar dokumentierten Verarbeitungsbeschreibungen und einem Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Die rechtliche Bewertung der konkreten Verarbeitungs-Szenarien bleibt bei der internen Datenschutz-Funktion oder externen Datenschutz-Beauftragten – BEKOM liefert die technischen Bausteine und Nachweise auf Service-Ebene.
Lassen sich Mandanten oder Tochtergesellschaften getrennt voneinander betreiben?
Ja. OpenProject unterstützt mandantenfähige Strukturen über getrennte Projekt-Hierarchien, rollenbasierte Berechtigungen und feingranulare Zugriffskontrolle. Damit lassen sich Konzern-Strukturen mit Tochtergesellschaften, Forschungs-Verbünde mit getrennten Förderprojekten und Hosting-Szenarien mit mehreren Mandanten umsetzen – jeweils mit eigener Anmeldung, eigenem Branding und unabhängigen Berechtigungen. Bei strikter Mandanten-Trennung kann auch je Tochtergesellschaft eine eigene OpenProject-Instanz betrieben werden.
Wie sind Vertrag, Kündigung und Datenrückführung beim OpenProject-Betrieb geregelt?
Der Managed-Service-Vertrag legt Laufzeit, Kündigungsfristen, Service-Level und den Datenrückführungs-Prozess für das Vertragsende fest. Daten bleiben über offene Standards (REST-API v3, PostgreSQL-Dump, Anhangs-Export) jederzeit portabel. BEKOM stellt am Vertragsende einen vollständigen Daten- und Konfigurations-Export bereit. Ein Wechsel zurück in den Eigenbetrieb oder zu einem anderen Anbieter ist ohne proprietäre Hürden möglich; konkrete Vertragspunkte werden im Erstgespräch besprochen und vor Auftragserteilung schriftlich vereinbart.
Wie wird die Migration von Jira, MS Project oder Asana zu OpenProject strukturiert?
Die Migration beginnt mit einer Bestandsaufnahme der bestehenden Projekt- und Aufgabenstruktur: Projekte, Arbeitspakete, Workflows, Custom-Fields, Anhänge, Zeitbuchungen, Berechtigungs- und Rollenmodelle. BEKOM nutzt die OpenProject-REST-API v3 und Standard-Importpfade (Jira-XML, MS-Project-XML, CSV) für die Datenübernahme. Workflows und Custom-Fields werden im Service-Design-Dokument auf die OpenProject-Logik gemappt; Abweichungen werden vor dem Cut-Over freigegeben. Während der Übergangsphase laufen alte und neue Plattform parallel, mit kontrolliertem Read-only-Schalter am Quellsystem zum Stichtag.
Nächster Schritt: OpenProject-Einführung oder -Betrieb evaluieren
Den Einstieg bildet ein Erstgespräch zur Bedarfsabklärung: Bestandsaufnahme der aktuellen Projektmanagement-Landschaft, Eignungsprüfung für OpenProject und Abstimmung des Assessment-Umfangs. Das Gespräch ist unverbindlich und löst keine Folgeverpflichtung aus; ein schriftliches Angebot entsteht erst nach gemeinsamer Abgrenzung von Umfang und Architektur-Vorstellung.
Ein Assessment zur OpenProject-Plattform verschafft Klarheit über den Ist-Zustand Ihrer Projektmanagement-Infrastruktur und liefert eine Architektur-Empfehlung für den Betriebsumfang. Die Bestandsaufnahme umfasst bestehende Workflows, Compliance-Anforderungen und Integration in vorhandene Systeme. Das Service-Design dokumentiert den geplanten Betrieb mit definierten Schnittstellen zu Ihrer Organisation.
Bedarf abklären
In einem ersten Termin erfasst BEKOM Ihre aktuelle Projektmanagement-Landschaft (Atlassian Jira, Microsoft Project, Microsoft Planner, Redmine oder Excel-basierte Steuerung), die Identity-Anbindung und die organisatorischen Rahmenbedingungen. Sie erhalten eine erste Eignungsbewertung mit Hinweisen auf Migrationskomplexität und Architektur-Optionen.
OpenProject-Assessment beauftragen
Auf Basis der Bestandsaufnahme erstellt BEKOM eine technische Bewertung mit Architektur-Vorschlag (Projekt-Struktur, Hardware-Dimensionierung, Migrationspfad) und Vergleich zu Alternativen wie Atlassian Jira oder Microsoft Project. Das Assessment ist Ihre Verhandlungs- und Planungsgrundlage – Sie entscheiden über Reihenfolge und Tempo der Umsetzung.
Einführung oder Betrieb begleiten
Sofern das Konzept freigegeben wird, startet die strukturelle Einführung in vereinbarten Stufen. Nach Abschluss erfolgt der geordnete Übergang in den Regelbetrieb über BEKOM OPEN PRO Applications – wahlweise als Fully Managed Service oder im Co-Managed-Modus mit dokumentierten Aufgabenverteilungen und definierten Service-Levels.