BEKOM OPEN PROOffice-Suites & DMSCollabora, ONLYOFFICE, Paperless

Beide Produkte sind ausgereift und decken ähnliche Anwendungsfälle ab. Collabora Online basiert auf LibreOffice und integriert sich sehr eng in Nextcloud. ONLYOFFICE setzt auf eine eigene Engine mit besonders starker Microsoft-Kompatibilität. Die Wahl wird am besten in einer Pilotphase getroffen: gleiche Dokumente werden in beiden Produkten bearbeitet, Nutzer geben Feedback zu Bedienung und Kompatibilität. Häufig entscheiden Detail-Aspekte wie die Darstellung spezifischer Word-Dokumente oder die Performance bei Excel-Arbeitsmappen.

Die Format-Kompatibilität ist heute sehr gut, aber nicht perfekt. Standard-Dokumente (Briefe, Tabellen, Präsentationen) werden meist ohne sichtbare Abweichungen übernommen. Herausfordernd sind komplexe Formatierungen: verschachtelte Tabellen, eingebettete Diagramme mit Makros, speziell angepasste Vorlagen. Eine strukturierte Migrationsanalyse identifiziert vorab, welche Dokumentenklassen problemlos migriert werden können und welche manuellen Anpassungen brauchen. Die Erwartungshaltung sollte realistisch sein: 95 Prozent der Dokumente funktionieren direkt, der Rest braucht Pflege.

Nextcloud DMS eignet sich für aktive Dokumenten-Pflege mit Collaboration-Schwerpunkt: Teams arbeiten gemeinsam, versionieren Dokumente, führen Freigabe-Workflows durch. Paperless-ngx ist spezialisiert auf Archivierung und Suche eingescannter Dokumente: Posteingang wird automatisiert verschlagwortet, Volltext-Index erlaubt schnelle Recherche. Viele Organisationen betreiben beide parallel: aktive Vorgänge in Nextcloud DMS, abgeschlossene Dokumente in Paperless-ngx. Die Aufgabenteilung wird in der DMS-Strategie dokumentiert und folgt den internen Prozessen.

Revisionssichere Archivierung erfordert mehrere Ebenen: unveränderliche Ablage (Write-Once-Read-Many), dokumentierte Aufbewahrungsfristen mit automatischem Löschen, nachvollziehbare Zugriffsprotokolle und klare Zuständigkeitsregeln. Nextcloud DMS unterstützt Retention-Policies auf Ordner-Ebene; Paperless-ngx archiviert Dokumente strukturiert mit Versionierung und Audit-Log. Für höhere Anforderungen (z. B. HGB-konforme Archivierung) werden zusätzlich externe Archivsysteme oder dedizierte Retention-Appliances eingesetzt. Die konkrete Umsetzung wird mit Compliance abgestimmt.

Moderne browserbasierte Office-Suiten sind für die meisten Anwendungsfälle ausreichend performant, erreichen aber nicht die Desktop-Performance klassischer Installationen. Für einfache bis mittlere Dokumentenarbeit (Briefe, Tabellen, Präsentationen) sind sie absolut tauglich; bei sehr großen Excel-Arbeitsmappen oder komplexen Präsentationen mit vielen Medien kann die Reaktion spürbar langsamer sein. Die Performance hängt stark von Server-Dimensionierung, Netzwerkbandbreite und Endgerät ab. Für Power-User empfiehlt sich oft die Kombination mit Desktop-Installationen von LibreOffice.

Browserbasierte Office-Suiten erfordern moderne Browser mit aktueller JavaScript-Engine. Chrome, Edge, Firefox und Safari werden in aktuellen Versionen unterstützt; ältere Browser oder restriktive Umgebungen können Kompatibilitätsprobleme verursachen. Die Browser-Integration ermöglicht plattformunabhängiges Arbeiten: Windows, macOS, Linux, ChromeOS und auch Tablets funktionieren ohne separate Installation. Für BYOD-Szenarien (Bring Your Own Device) ist das ein klarer Vorteil, erfordert aber bewusste Abstimmung mit der Endgeräte-Strategie und Sicherheitsrichtlinien.

Makros in Excel und Word werden von Collabora und ONLYOFFICE nur eingeschränkt unterstützt – komplexe VBA-Makros laufen nicht ohne Anpassung. Bei der Migration werden Dokumente mit Makros identifiziert und entweder nachgebaut (etwa über Python oder dedizierte Workflow-Werkzeuge) oder als Sonderfall in einem parallel betriebenen Microsoft-Office-Umfeld weiter gepflegt. Sharepoint-Integration wird durch Open-Source-DMS ersetzt, was eine architektonische Umgestaltung bedeutet. Der Migrationsplan berücksichtigt diese Spezialfälle explizit.

BEKOM OPEN PRO Office adressiert die Produktauswahl und Architektur: Welche Suite, welches DMS, welche Integration? BEKOM MANAGED Collaboration (Silo 11) übernimmt den operativen Betrieb – Updates, Monitoring, Incident-Response, Support für Nutzer. Die Angebote ergänzen sich: Viele Kunden nutzen OPEN PRO für die Produktauswahl und Architektur und MANAGED für den laufenden Betrieb der gewählten Produkte, mit klarem SLA-Rahmen und definierten Reaktionszeiten für Nutzer-Anliegen.

Der Wechsel bringt einmalige Migrationskosten für Dokumentenkonvertierung und Nutzer-Schulungen mit sich. Laufende Lizenzkosten entfallen bei Open-Source-Lösungen, dafür entstehen Betriebskosten für Hosting, Updates und Support. Format-Kompatibilitätstests und eventuelle Workflow-Anpassungen müssen eingeplant werden. BEKOM führt vorab ein Assessment durch, um Migrationsaufwand und laufende Betriebskosten transparent zu kalkulieren. Die Gesamtkosten hängen stark von der Komplexität bestehender Dokument-Templates und Makros ab.

Office-Suiten basieren meist auf Standard-Formaten wie ODF oder Microsoft-Office-Kompatibilität, was Portabilität grundsätzlich ermöglicht. Dokumentenbestände lassen sich exportieren und zu anderen Anbietern migrieren. Bei BEKOM gehören alle Daten und Konfigurationen dem Kunden, eine Rückkehr zum Eigenbetrieb oder Wechsel zu anderen Dienstleistern ist vertraglich abgesichert. Kritisch sind proprietäre DMS-Metadaten und individuelle Workflow-Konfigurationen, die beim Provider-Wechsel neu aufgebaut werden müssen. BEKOM dokumentiert alle Systemkonfigurationen, um Exit-Szenarien zu erleichtern.