BEKOM CLOUDDigitaler Arbeitsplatz fürkleine Unternehmen
Praxisnaher Überblick zum digitalen Arbeitsplatz: E-Mail, Dateien, Kollaboration und mobiler Zugriff in der BEKOM Cloud für kleine Unternehmen.
Digitaler Arbeitsplatz in der Cloud
Für kleine Unternehmen ist der tägliche Arbeitsplatz eine Mischung aus E-Mail, Dateien, Telefonie und Zusammenarbeit. Oft laufen diese Anwendungen auf einem lokalen Server im Büro oder auf den Rechnern der Mitarbeitenden. Ein digitaler Arbeitsplatz in der Cloud bündelt diese Anwendungen an einem Ort und macht sie ortsunabhängig verfügbar. Im Rahmen von BEKOM Cloud für kleine Unternehmen ist dieser Arbeitsplatz als praxisnahes Paket aufgesetzt – mit klar abgegrenzten Komponenten und definierten Aufgabenpaketen.
Der digitale Arbeitsplatz bildet die Grundlage für geschäftskritische Kommunikation und standortübergreifende Zusammenarbeit. E-Mail-Verfügbarkeit und Dateizugriff sind Betriebsvoraussetzung für operative Geschäftsprozesse wie Auftragsverarbeitung und Kundenkommunikation.
Was gehört zum digitalen Arbeitsplatz?
Der digitale Arbeitsplatz umfasst die Anwendungen, die Mitarbeitende täglich benutzen, und die Infrastruktur, die sie verbindet. Anders als ein Büro mit lokalem Server werden diese Dienste als Service bereitgestellt.
Typische Bestandteile:
- Kommunikation: E-Mail, Kalender, Chat, Videokonferenzen
- Dokumente: Zentrale Dateiablage, gemeinsame Bearbeitung, Versionshistorie
- Zugriff: Benutzerkonten, Rollen, Multi-Faktor-Authentifizierung
- Mobilität: Zugriff vom Büro, Homeoffice und unterwegs
In der BEKOM Cloud werden diese Dienste in deutschen Rechenzentren betrieben. Mitarbeitende greifen über Browser, Outlook oder mobile Apps auf ihre Anwendungen zu – ohne eigenen Server im Unternehmen.
Warum kleine Unternehmen umsteigen
Ein lokaler Server im Büro bindet Verantwortung: Updates, Ersatzteile, Backups, Stromversorgung. Fällt der Server aus, steht die Arbeit. Ein digitaler Arbeitsplatz in der Cloud verlagert die technische Verantwortung zum Betreiber und ermöglicht Funktionen, die lokal schwer umsetzbar sind.
Typische Anlässe für einen Umstieg:
- Der vorhandene Server muss ersetzt werden
- Mehr Mitarbeitende arbeiten im Homeoffice
- Zusammenarbeit mit externen Partnern wird wichtiger
- Dateien werden per E-Mail hin- und hergeschickt und gehen verloren
- Sicherheitsanforderungen von Kunden oder Versicherungen wachsen
Kollaboration und Zusammenarbeit in der Cloud
In einem digitalen Arbeitsplatz verschmelzen E-Mail, Chat, Videokonferenzen und Dokumentenarbeit zu einer zusammenhängenden Umgebung. Mitarbeitende wechseln nicht mehr zwischen isolierten Werkzeugen, sondern arbeiten in einer gemeinsamen Plattform. Für kleine Unternehmen ist das oft die spürbarste Veränderung gegenüber einem Büro mit lokalem Server.
Teams, Chat und Videokonferenzen
Microsoft Teams ist für viele kleine Unternehmen der Einstieg in die cloud-basierte Zusammenarbeit. Chat-Kanäle ersetzen einen Teil der internen E-Mails, Videokonferenzen ersetzen Anrufe bei mehreren Personen, und Besprechungen lassen sich direkt aus dem Kalender starten.
Was Teams im Alltag ändert:
Kurze Rückfragen über Chat statt langer E-Mail-Ketten
Videokonferenzen mit Kunden und Partnern ohne zusätzliche Software
Bildschirmübertragung für gemeinsame Arbeit an einem Dokument
Aufzeichnung von Besprechungen für abwesende Teammitglieder
BEKOM betreibt die Teams-Umgebung im Rahmen der BEKOM Cloud. Einrichtung, Benutzerverwaltung und Updates laufen im Hintergrund, die Mitarbeitenden nutzen Teams im gewohnten Format.
Gemeinsame Dokumentenbearbeitung
Dokumente in der Cloud lassen sich parallel bearbeiten. Zwei Mitarbeitende können gleichzeitig an einer Word-Datei oder einer Excel-Tabelle schreiben, ohne sich gegenseitig zu überschreiben. Änderungen werden automatisch zusammengeführt, ältere Versionen bleiben als Historie erhalten.
Vorteile gegenüber dem E-Mail-Versand von Dokumenten:
Keine konkurrierenden Versionen wie „Angebot_final_v3_neu.docx"
Änderungen sind pro Person sichtbar und rückverfolgbar
Der aktuelle Stand ist immer der Stand im Dokument selbst
Externe Partner lassen sich einladen, ohne Anhänge hin- und herzuschicken
Für Angebote, Verträge, Protokolle und Kalkulationen bedeutet das weniger Abstimmungsaufwand und weniger Versionsverwirrung.
E-Mail und Kalender zentral
E-Mail bleibt in vielen Unternehmen das zentrale Kommunikationsmittel. In der Cloud wird das Postfach nicht mehr auf einem lokalen Server betrieben, sondern als Dienst bereitgestellt. Outlook im Büro, die Outlook-Web-App im Browser und die App auf dem Smartphone zeigen jederzeit denselben Stand.
Praktische Konsequenzen:
Kein PST-Datei-Chaos auf einzelnen Arbeitsplätzen
Termine werden zwischen Mitarbeitenden geteilt, Ressourcen wie Besprechungsräume geplant
Verteilerlisten für wiederkehrende Empfängerkreise zentral gepflegt
Eingehende E-Mails werden auf Schadsoftware und Phishing-Muster geprüft, bevor sie im Postfach landen
Identitäten und Zugriff praxisnah
In einem digitalen Arbeitsplatz hängt alles am Benutzerkonto: Wer ist angemeldet, auf welche Anwendungen darf diese Person zugreifen, welche Dateien sind freigegeben? Für kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung lässt sich das auch ohne Fachjargon praxisnah regeln.
Benutzerkonten und zentrale Verwaltung
Jede Person im Unternehmen erhält ein eigenes Benutzerkonto. Dieses Konto öffnet E-Mail, Dateien, Teams und weitere Anwendungen – eine einzige Anmeldung für alle Dienste. Verlässt eine Person das Unternehmen, wird das Konto deaktiviert, und in einem Schritt fallen alle Zugänge weg.
Was die zentrale Verwaltung erleichtert:
- Neue Mitarbeitende werden über eine Oberfläche angelegt, nicht pro Anwendung einzeln
- Passwort-Zurücksetzungen laufen zentral und nachvollziehbar
- Urlaubs- und Elternzeitvertretungen lassen sich als Delegation einrichten
- Beim Austritt werden alle Zugänge gleichzeitig gesperrt – keine vergessenen Altkonten
BEKOM richtet die Benutzerverwaltung gemeinsam mit dem Unternehmen ein. Im laufenden Betrieb legt eine benannte Person – oft die Geschäftsführung oder eine Office-Kraft – neue Konten an.
Multi-Faktor-Authentifizierung im Alltag
Multi-Faktor-Authentifizierung, oft als MFA oder Zwei-Faktor-Anmeldung bezeichnet, bedeutet: Zur Anmeldung reicht das Passwort nicht mehr aus. Zusätzlich bestätigt die Person die Anmeldung über eine Smartphone-App oder einen Code. Ein abgefischtes Passwort bleibt damit allein wertlos.
Wie MFA im Alltag aussieht:
- Anmeldung am Arbeitsplatz-PC: Passwort eingeben, kurze Bestätigung auf dem Handy
- Anmeldung unterwegs: Gleiches Verfahren, auch vom Homeoffice oder Hotel aus
- Einrichtung einmalig bei der Ersteinrichtung des Kontos
- Ausnahmen für lokale Netzwerke oder vertrauenswürdige Geräte möglich
Für kleine Unternehmen ist MFA heute ein Basisschutz – Cyberversicherer, Kunden und Branchenaufsichten fragen gezielt nach, ob dieser Schutz umgesetzt ist.
Rollen und Berechtigungen
Nicht jede Person braucht Zugriff auf jede Datei. Rollen und Berechtigungen regeln, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder weitergeben darf. In kleinen Unternehmen funktionieren meist drei bis fünf Rollen: Geschäftsführung, Buchhaltung, Vertrieb, Projektleitung, Allgemein.
Typische Berechtigungsmuster:
- Lohn- und Personaldaten: nur Geschäftsführung und Buchhaltung
- Kundenakten: Vertrieb und Projektleitung
- Allgemeine Ablage (Handbücher, Vorlagen): alle Mitarbeitenden
- Externe Partner: zeitlich begrenzter Zugriff auf einzelne Projektordner
Die Pflege bleibt einfach, wenn Rollen an Funktionen und nicht an Einzelpersonen hängen. Bei einem Rollenwechsel genügt eine Umzuordnung.
Datenablage und mobiler Zugriff
Dateien sind der Teil des Arbeitsplatzes, der im Alltag am meisten angefasst wird – und der am häufigsten in Unordnung gerät. Eine zentrale Dateiablage in der Cloud löst zwei typische Probleme: das Durcheinander auf lokalen Rechnern und den unklaren Zugriff von unterwegs.
Zentrale Dateiablage statt lokaler Inseln
In vielen kleinen Unternehmen liegen Dateien verteilt: einige auf einem lokalen Server, einige auf Arbeitsplatz-Festplatten, einige in privaten Cloud-Diensten einzelner Mitarbeitender. Das ist für den Alltag unpraktisch und für den Notfall riskant. Eine zentrale Dateiablage in der BEKOM Cloud führt Dokumente an einem Ort zusammen.
Was sich im Alltag ändert:
- Alle arbeiten mit denselben aktuellen Dateien
- Zugriffsrechte pro Ordner – nicht pro E-Mail-Anhang
- Automatische Versionshistorie, ältere Stände bleiben rekonstruierbar
- Suchfunktion über den gesamten Bestand, inklusive Dateiinhalten
- Backup läuft automatisch, nicht jeder Arbeitsplatz muss einzeln gesichert werden
Die Struktur der Ablage bleibt eine Entscheidung des Unternehmens. BEKOM richtet die Infrastruktur ein, die fachliche Organisation bestimmt die Geschäftsleitung.
Mobiler Zugriff über Webclient und VPN
Mitarbeitende sollen unterwegs, im Homeoffice oder beim Kunden auf ihre Arbeit zugreifen können – ohne Umwege, aber auch ohne Sicherheitslücken. Der mobile Zugriff in der BEKOM Cloud erfolgt über zwei Wege: den Webclient im Browser und, je nach Anforderung, ein VPN für den Zugriff auf interne Anwendungen.
Typische Zugriffsszenarien:
- Homeoffice-Arbeitsplatz mit Browser-Zugang zu E-Mail, Dateien und Teams
- Smartphone-App für E-Mail, Kalender und Chat unterwegs
- Laptop im Kundentermin mit VPN-Verbindung zu internen Anwendungen
- Kurzer Zugriff vom privaten Gerät über ein separates Web-Portal mit MFA
Alle Zugriffe laufen verschlüsselt und werden protokolliert. Bei verlorenen Geräten können die zugehörigen Zugänge zentral gesperrt werden, ohne dass eine physische Suche nach dem Gerät nötig ist.
Synchronisation und Offline-Arbeit
Nicht jeder Arbeitsplatz ist immer online – manchmal soll an einem Dokument auch ohne Internetverbindung weitergearbeitet werden. Synchronisations-Clients legen lokale Kopien ausgewählter Ordner auf dem Arbeitsplatz an und gleichen Änderungen ab, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Was bei der Synchronisation zu beachten ist:
- Nicht der gesamte Datenbestand muss lokal liegen – nur ausgewählte Ordner
- Konfliktbehandlung bei parallelen Änderungen durch Versionshistorie
- Verschlüsselung der lokalen Kopien auf dem Gerät
- Klare Regelung, welche Daten auf Privatgeräten überhaupt liegen dürfen
Für viele kleine Unternehmen ist die Kombination aus Browser-Zugang und selektiver Synchronisation ausreichend – eine aufwendige Desktop-Virtualisierung ist selten erforderlich.
Best Practices für den digitalen Arbeitsplatz
Typische Fehler im digitalen Arbeitsplatz sind selten technisch, sondern organisatorisch: unklare Ordnerstrukturen, vergessene Berechtigungen, zu großzügige Freigaben. Technik lässt sich nachinstallieren – eine gewachsene Unordnung ist dagegen nur mit viel Aufwand zu sortieren. Drei einfache Prinzipien helfen Geschäftsführung und Office-IT, den Überblick von Anfang an zu behalten. Sie funktionieren ohne eigene IT-Abteilung und lassen sich im normalen Arbeitsalltag einhalten, wenn sie einmal eingeführt sind.
Klare Ordnerstrukturen
Eine einheitliche Ordnerstruktur spart Suchzeit und verhindert Doppelablagen, bevor sie entstehen. In kleinen Unternehmen entwickelt sich die Ablage oft historisch: Jede Person legt Dateien dort ab, wo es gerade passt. Das Ergebnis ist eine Mischung aus Projekt-, Kunden- und persönlichen Ordnern, die nach ein paar Jahren niemand mehr überblickt. Eine Gliederung nach Funktionsbereichen statt nach Personen löst dieses Problem und bleibt auch nach Personalwechseln nachvollziehbar.
Grundregeln für eine tragfähige Ordnerlogik:
Oberste Ebene nach Funktionen strukturieren: Vertrieb, Buchhaltung, Personal, Projekte
Innerhalb der Projekte nach Kunden oder Vorgangsnummer gruppieren
Einheitliche Namenskonventionen für Dateien: Datum vorn (JJJJ-MM-TT), Thema kurz, Version am Ende
Archivordner für abgeschlossene Vorgänge, getrennt vom aktiven Bestand
Entwürfe und finale Versionen klar trennen, damit Rückfragen schnell beantwortet werden können
Zugriffsrechte auf Ordnerebene steuern, nicht pro einzelne Datei
Eine einmal eingeführte Struktur braucht gelegentliche Pflege: Neue Funktionen bekommen eigene Ordner, ausgelaufene werden archiviert. Wenige Minuten im Quartal reichen, um das Wachstum der Ablage geordnet zu halten.
Regelmäßige Berechtigungsprüfung
Zugriffsrechte veralten mit der Zeit – meist unbemerkt und immer schrittweise. Personen wechseln Rollen, Projekte enden, externe Partner werden eingebunden und bleiben im System. Ohne systematische Durchsicht wachsen Berechtigungen kontinuierlich, weil neue Zugriffe gewährt, alte aber selten entzogen werden. Eine halbjährliche Revision deckt unnötige Zugriffe auf, bevor sie zu einem Sicherheitsrisiko werden oder bei einem Datenschutzvorfall schwer zu erklären sind.
Prüfpunkte bei der Berechtigungsrevision:
Hat jede Rolle noch die Rechte, die zur aktuellen Tätigkeit passen?
Sind externe Partner nach Projektende entfernt oder auf Lesezugriff reduziert?
Gibt es Freigabelinks, die unbefristet aktiv sind und niemand mehr pflegt?
Werden Zugriffsprotokolle stichprobenartig auf ungewöhnliche Muster ausgewertet?
Sind privilegierte Konten für Administration und Buchhaltung auf das nötige Minimum beschränkt?
Werden Ein- und Austritte aus dem Unternehmen in der Revision konsistent berücksichtigt?
Die Revision lässt sich gut mit anderen halbjährlichen Abläufen verbinden – etwa der Prüfung von Lizenzen oder der Budgetrunde. So wird aus einer isolierten IT-Aufgabe ein regelmäßiger Bestandteil der Unternehmensführung.
Datensparsamkeit beim Teilen
Nicht jede Datei muss für jeden zugänglich sein. Datensparsamkeit bedeutet, bewusst zu entscheiden, was, mit wem und wie lange geteilt wird. Das reduziert Risiken beim Umgang mit Kunden- und Geschäftsdaten und hält die Zusammenarbeit im Tagesgeschäft effizient. Projektbezogene Ordner sind besser als pauschale Freigaben, zeitlich begrenzte Links besser als dauerhafte Öffnungen, und Lesezugriff ist oft ausreichend, wo früher reflexhaft Bearbeitungsrechte vergeben wurden.
Grundsätze für Freigaben:
Projektbezogene Ordner statt offener Bereiche für Kunden- oder Auftragsdaten
Zeitbegrenzte Links mit Ablaufdatum für externe Empfänger
Unterschied zwischen Lese- und Bearbeitungsrechten bewusst setzen
Sensible Daten (Personal, Finanzen, Verträge) nur auf konkrete Anfrage freigeben
Externe Freigaben regelmäßig auf Aktualität prüfen, damit keine vergessenen Fenster entstehen
Dokumentierter Freigabeprozess festlegen, wer welche Daten nach außen teilen darf
Datensparsamkeit ist kein Misstrauen gegenüber Kolleginnen, Kollegen und Partnern, sondern ein Beitrag zur Ordnung. Weniger offene Freigaben bedeuten weniger Versionschaos und weniger Angriffsfläche im Fall einer kompromittierten E-Mail-Signatur.
Häufige Fragen zum digitalen Arbeitsplatz
Welche Anwendungen gehören typischerweise zum digitalen Arbeitsplatz?
Kern sind E-Mail und Kalender, eine zentrale Dateiablage, Chat und Videokonferenzen sowie die Benutzer- und Rechteverwaltung. Je nach Unternehmen kommen Telefonie, branchenspezifische Anwendungen, ein CRM-System oder eine Warenwirtschaft hinzu. Im Schnellcheck ermittelt BEKOM gemeinsam mit dem Unternehmen, welche Anwendungen in die Cloud wandern und welche weiter lokal laufen – etwa spezielle Maschinensteuerungen oder Altanwendungen ohne Cloud-Schnittstelle.
Microsoft 365 oder Open-Source-Alternative – was passt für uns?
Microsoft 365 ist für viele kleine Unternehmen der vertraute Einstieg, weil Outlook, Word und Excel bereits bekannt sind. Wer bewusst auf Open-Source-Lösungen setzen möchte, findet mit Nextcloud, Open-Xchange oder Collabora passende Alternativen. BEKOM betreibt beide Welten in deutschen Rechenzentren; welche Variante passt, hängt von Funktionsbedarf, Lizenzstrategie und Integrationsanforderungen ab. Eine Einordnung zum Technologiepfad liefert BEKOM OPEN PRO Applications.
Was kostet ein digitaler Arbeitsplatz pro Nutzer?
Die monatlichen Kosten hängen von Nutzerzahl, gewählten Diensten und Speichervolumen ab. Kostentreiber sind Software-Lizenzen, Speicherbedarf, Support-Umfang und Zusatzleistungen wie erweitertes Backup oder E-Mail-Archivierung. Im Schnellcheck wird der tatsächliche Bedarf erfasst und ein Angebot mit planbaren Monatspauschalen erstellt – ohne Einmalinvestition in Hardware und ohne die stufenweisen Preissprünge, die bei Eigenbetrieb durch Lizenzpakete und Serverwartung entstehen.
Wie sicher ist mobiles Arbeiten über die Cloud?
Mobiles Arbeiten ist sicher, wenn drei Elemente zusammenkommen: verschlüsselte Verbindungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und geregelte Zugriffsrichtlinien. Die BEKOM Cloud bringt diese Elemente mit. Verlorene Geräte können zentral gesperrt werden, sensible Daten lassen sich von Privatgeräten ausschließen, und alle Zugriffe werden für den Bedarfsfall protokolliert. Gegenüber einem lokalen Server mit schlecht abgesichertem VPN ist dieses Niveau in der Praxis deutlich höher.
Wie schnell ist der Umstieg vom lokalen Dateiserver?
Der Umstieg läuft typischerweise in Stufen: Bestandsaufnahme, Einrichtung der Cloud-Struktur, Migration der Dateien, Schulung der Mitarbeitenden. Kleine Unternehmen können meist parallel zum laufenden Betrieb umziehen, sodass der Arbeitsalltag nicht stoppt. Die Dauer richtet sich nach Datenvolumen, Anzahl der Nutzerkonten und Komplexität der Berechtigungsstrukturen; im Schnellcheck wird ein passender Fahrplan mit Meilensteinen und Verantwortlichkeiten erstellt.
Können wir unsere Daten jederzeit wieder herausziehen?
Ja. Dateien, E-Mails und Kalenderdaten in der BEKOM Cloud gehören dem Unternehmen und lassen sich jederzeit exportieren. Standardformate wie PST für E-Mails oder die Dateien selbst in ihrem Originalformat machen eine Migration zu einem anderen Betreiber oder zurück auf einen lokalen Server möglich. Eine Herstellerabhängigkeit auf Datenebene entsteht nicht – die Export- und Übergabebedingungen sind Bestandteil des Vertrags und werden vor Vertragsbeginn transparent gemacht.
Welche Kosten entstehen beim Wechsel vom lokalen Server zu einem digitalen Arbeitsplatz?
Die Kosten für den digitalen Arbeitsplatz bestehen aus einer monatlichen Pauschale pro Benutzer und einmaligen Migrationsaufwänden. Der lokale Server entfällt mit seinen Wartungskosten, Stromverbrauch und Ersatzbeschaffung. BEKOM führt eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Daten und Anwendungen durch, plant die Migration und übernimmt den technischen Umzug. Die laufenden Betriebskosten werden dadurch planbar und die Verantwortung für Updates und Backups liegt beim Dienstleister.
Können wir bei Bedarf zum Eigenbetrieb zurückkehren?
Ein Rückweg zum eigenen Server ist technisch möglich, da der digitale Arbeitsplatz auf Standard-Technologien basiert. E-Mails, Dateien und Benutzerdaten lassen sich exportieren und auf neue Systeme übertragen. BEKOM dokumentiert die Systemarchitektur und verwendet keine proprietären Formate, die eine spätere Migration erschweren würden. Allerdings bedeutet die Rückkehr zum Eigenbetrieb wieder den Aufbau interner IT-Kompetenz und die Beschaffung entsprechender Hardware-Infrastruktur für den dauerhaften Betrieb.
Nächste Schritte
Der Weg in den digitalen Arbeitsplatz beginnt mit einer klaren Bestandsaufnahme und einem überschaubaren Pilotschritt. Beides lässt sich ohne Vorabinvestition anfragen.
Das Assessment für den digitalen Arbeitsplatz verschafft Klarheit über den aktuellen Ist-Zustand der vorhandenen IT-Infrastruktur und liefert eine konkrete Empfehlung für die Cloud-Migration. BEKOM erstellt eine Bestandsaufnahme der genutzten Anwendungen, Datenmengen und Benutzerkonten. Das Service-Design definiert den Betriebsumfang für E-Mail, Dateispeicher und Zusammenarbeitswerkzeuge sowie die Architektur-Empfehlung für die technische Umsetzung in deutschen Rechenzentren.
Schnellcheck zum digitalen Arbeitsplatz
Im Schnellcheck erfasst BEKOM gemeinsam mit dem Unternehmen die heute genutzten Anwendungen, die Dateistruktur und die typischen Arbeitsabläufe. Am Ende liegt ein strukturierter Vorschlag vor: Welche Anwendungen passen in die BEKOM Cloud, welche bleiben lokal, welche Migrationsschritte sind empfehlenswert und mit welchen Monatskosten ist zu rechnen.
Pilotphase mit einem Teilbereich
Statt eines Big-Bang-Umstiegs startet BEKOM den digitalen Arbeitsplatz oft mit einem Teilbereich – etwa E-Mail und Kalender oder einer Projektgruppe mit zentraler Dateiablage. Der Pilotbetrieb zeigt im realen Alltag, was funktioniert und wo Anpassungen sinnvoll sind, bevor das Unternehmen den Rest nachzieht.