BEKOM CLOUDIT-Betrieb ohne Systemhausfür kleine Unternehmen
BEKOM betreibt die IT als fortlaufenden Managed Service mit planbarer Monatspauschale – proaktiv und dokumentiert statt reaktiv nach Stundensatz.
Das Systemhaus-Modell und seine Grenzen
Viele kleine Unternehmen arbeiten seit Jahren mit einem IT-Systemhaus zusammen. Das Modell ist vertraut: Bei Problemen ruft man an, ein Techniker kommt oder schaltet sich auf, und am Ende gibt es eine Rechnung nach Stundensatz. Solange die Systeme ruhig laufen, ist das bequem. Wenn Ausfälle sich häufen, Updates anstehen oder sich Sicherheitsanforderungen ändern, zeigen sich die Grenzen dieses Modells. BEKOM bietet mit BEKOM Cloud für kleine Unternehmen eine Alternative, die den IT-Betrieb als fortlaufenden Service mit planbarer Monatspauschale abbildet – proaktiv und dokumentiert statt reaktiv und nach Aufwand.
Der operative Betrieb kleiner Unternehmen hängt zunehmend von funktionsfähigen IT-Systemen ab – von der Auftragsverarbeitung über standortübergreifende Kommunikation bis hin zu compliance-relevanten Dokumentationspflichten. Ungeplante Ausfälle oder verzögerte Reaktionszeiten durch reaktive Systemhaus-Betreuung können geschäftskritische Prozesse unterbrechen und regulatorische Anforderungen gefährden.
Reaktive Abrechnung nach Stundensatz
Die Kernlogik eines Systemhauses ist die Stundensatzabrechnung. Jeder Supportfall, jeder Vor-Ort-Termin und jede kleine Anpassung werden nach Aufwand fakturiert. Das funktioniert, solange die IT ruhig läuft – es wird aber zum Problem, wenn sich Probleme häufen oder ungeplante Wartungsarbeiten anstehen.
Typische Eigenschaften des Stundensatz-Modells:
- Reaktion auf Anfragen statt proaktivem Betrieb: Probleme werden erst behandelt, wenn sie auftreten
- Jede Anpassung kostet extra: Updates, Neuinstallationen und Konfigurationsänderungen werden einzeln abgerechnet
- Planbarkeit entsteht erst rückblickend: Die Monatsrechnung zeigt, was der IT-Betrieb gekostet hat – vorab ist das kaum kalkulierbar
- Anfahrt und Rüstzeit werden mitberechnet: Auch kurze Einsätze können eine Mindestpauschale auslösen
Für kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung bedeutet das: Das Budget für IT schwankt monatlich, und jede Rückfrage beim Systemhaus wird zur Kostenfrage.
Wissen steckt bei einzelnen Technikern
In vielen Systemhäusern betreut ein einzelner Techniker den Kunden. Er kennt die Systeme, die Zugänge und die besonderen Konfigurationen. Das schafft eine persönliche Beziehung – und gleichzeitig eine Abhängigkeit von einer einzelnen Person.
Folgen der Einzelkopf-Abhängigkeit:
- Wenn der Techniker im Urlaub oder krank ist, stockt der Support: Andere Kollegen kennen die Systemlandschaft nicht
- Dokumentation wird selten systematisch geführt: Das Wissen bleibt im Kopf, nicht in durchsuchbaren Betriebsunterlagen
- Bei einem Personalwechsel im Systemhaus entstehen Lücken: Der neue Techniker muss sich einarbeiten, während der Betrieb weiterläuft
- Eine zweite Meinung ist selten verfügbar: Der Kunde erhält die Sicht einer einzelnen Person, nicht eines Teams mit mehreren Spezialisten
Für die Geschäftsführung heißt das: Die IT-Kompetenz hängt an einer Person. Fällt diese aus, fällt oft auch die Unterstützung aus.
Keine proaktive Wartung, keine Erreichbarkeit am Wochenende
Ein Systemhaus reagiert auf Anfragen. Aktiv nach Sicherheitslücken suchen, Updates systematisch einspielen oder Backups regelmäßig testen – das ist in der klassischen Zusammenarbeit meist nicht enthalten. Am Wochenende oder abends ist das Telefon oft nicht besetzt, Notfälle warten bis zum Montag.
Typische Einschränkungen im Alltag:
- Keine kontinuierliche Systemüberwachung: Probleme werden erst bemerkt, wenn Mitarbeiter sich melden
- Sicherheitsupdates nur auf Anfrage: Patches werden selten strukturiert und zeitnah eingespielt
- Keine Wochenend-Erreichbarkeit: Bei Ausfällen am Samstag muss bis Montag gewartet werden
- Reporting fehlt: Es gibt keine regelmäßigen Berichte über durchgeführte Arbeiten oder den Zustand der Systeme
Gerade kleine Unternehmen, deren Mitarbeiter auch abends, am Wochenende oder unterwegs arbeiten, stoßen hier schnell an Grenzen.
BEKOM Cloud: Proaktiver Managed Service mit festem Ansprechpartner
BEKOM betreibt die Cloud-Umgebung als fortlaufenden Service mit dokumentierten Prozessen. Der Betrieb läuft nicht reaktiv auf Zuruf, sondern nach einem vereinbarten Leistungsumfang. Monitoring, Updates, Backups und Inzidenzbearbeitung sind enthalten – mit einer planbaren Monatspauschale statt variabler Stundensätze. Für kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung bedeutet das: Die tägliche Betriebsarbeit geschieht im Hintergrund, während sich die Geschäftsführung auf das eigene Geschäft konzentriert.
Monatspauschale mit definiertem Leistungsumfang
Statt jeden Vorgang einzeln abzurechnen, vereinbart BEKOM eine Monatspauschale mit festgelegtem Leistungsumfang. Der Umfang wird im Assessment anhand der tatsächlichen Systemlandschaft ermittelt und schriftlich festgehalten – Geschäftsführung und Betrieb wissen vor Vertragsbeginn, was enthalten ist und was nicht.
Leistungsumfang der Monatspauschale:
Fortlaufendes Monitoring der Cloud-Umgebung mit regelmäßigem Reporting zu Serverzustand, Speicherplatz und Netzwerk
Einspielen von Sicherheitsupdates und Patches nach definierten Wartungsfenstern
Betrieb und Prüfung der Backups nach der 3-2-1-Regel
Bearbeitung von Inzidenzen und Störungsmeldungen nach vereinbarter Priorität
Änderungen oder Zusatzleistungen sind transparent geregelt: Kleinere Aufgaben fallen unter die Pauschale, größere Projekte werden vorab abgestimmt und freigegeben.
Proaktiver Betrieb statt Warten auf Anfragen
BEKOM prüft die Cloud-Umgebung fortlaufend und greift ein, bevor ein Problem den Geschäftsbetrieb beeinträchtigt. Das Monitoring meldet ungewöhnliche Zustände automatisch an das Betriebsteam – Kapazitätsengpässe, ausbleibende Backups oder Systemfehler. Der Kunde erfährt von Problemen häufig erst dann, wenn sie bereits behoben sind.
Bestandteile des proaktiven Betriebs:
Automatisches Monitoring zentraler Kennzahlen ohne Unterbrechung
Strukturiertes Patch-Management nach Kritikalität: Kritische Sicherheitsupdates zeitnah, Routine-Updates in definierten Wartungsfenstern
Dokumentierte Wiederherstellungstests, um die Funktionsfähigkeit der Backups zu belegen
Kapazitätsplanung: Speicher- und Leistungsreserven werden regelmäßig bewertet und rechtzeitig erweitert
Die Geschäftsführung erhält ein monatliches Kurzreporting: Welche Arbeiten wurden durchgeführt, welche Meldungen gab es, welche Empfehlungen ergeben sich für die nächste Periode.
Fester Ansprechpartner und dokumentierte Prozesse
Statt einzelner Techniker übernimmt ein Team mit dokumentierten Prozessen den Betrieb. Kunden haben einen festen Ansprechpartner, der die Umgebung kennt – gleichzeitig ist das Wissen im Team geteilt, sodass bei Urlaub oder Krankheit niemand ohne Unterstützung bleibt.
Unterschiede zum Einzelkopf-Modell:
Das Betriebsteam teilt sich Zuständigkeiten, Dokumentation und Eskalationswege – Urlaub oder Ausfall einer Person unterbricht den Betrieb nicht
Betriebsunterlagen werden strukturiert geführt: Konfigurationen, Zugänge und Besonderheiten sind im gesicherten Betriebssystem von BEKOM hinterlegt
Eskalationswege sind vertraglich geregelt: Bei Inzidenzen mit hoher Kritikalität greift ein definierter Bereitschaftsprozess
Der Kunde erreicht BEKOM über zentrale Kontaktwege wie E-Mail-Ticket, Telefon oder Kundenportal – nicht über eine private Handynummer
Das reduziert das Risiko, das mit personengebundenem Wissen einhergeht, und schafft nachvollziehbare Servicequalität.
Kostenstruktur: Stundensatz-Modell vs. planbare Monatspauschale
Die Kostenfrage ist für viele Inhaber und Geschäftsführer der Auslöser, den bestehenden IT-Vertrag zu hinterfragen. Im Stundensatz-Modell erscheint die IT auf der Rechnung als variable Position – in manchen Monaten gering, in anderen überraschend hoch. Die Monatspauschale der BEKOM Cloud ersetzt diese Schwankungen durch einen planbaren Fixbetrag mit definiertem Leistungsumfang. Der Vergleich ist kein pauschales Spar-Versprechen, sondern eine Frage der Planbarkeit und der Verantwortung für den laufenden Betrieb.
Kostentreiber im Stundensatz-Modell
Im klassischen Systemhaus-Modell fallen mehrere Kostenarten zusammen: der reine Stundensatz, Anfahrtspauschalen, Rüstzeiten und ungeplante Einsätze bei Ausfällen. Hinzu kommen Beträge, die nicht auf der Rechnung stehen, aber interne Kapazität binden.
Typische Kostentreiber im bisherigen Modell:
Stundensatz für Techniker, oft differenziert nach Erfahrung oder Einsatzort
Anfahrtspauschalen und Mindestabrechnungen für kurze Einsätze vor Ort
Zusätzliche Aufwände bei Wochenend- oder Abend-Einsätzen außerhalb der Geschäftszeiten
Ungeplante Ausfälle ziehen Sondereinsätze nach sich, deren Umfang vorab nicht bekannt ist
Diese Kostenarten lassen sich einzeln kalkulieren, entziehen sich aber einer verlässlichen Jahresplanung.
Versteckte Folgen reaktiver IT
Neben den direkten Rechnungen entstehen Folgekosten, die selten erfasst werden, aber spürbar sind: Produktivitätsverluste durch ungeplante Ausfälle, Aufwand für das Einarbeiten neuer Techniker, Nacharbeit nach Fehlerbehebungen.
Typische Folgekosten:
Ausfallzeiten bei Mitarbeitern, wenn Systeme nicht verfügbar sind und der Support erst anfährt
Datenverlust-Risiko, wenn Backups nicht strukturiert geprüft werden und im Ernstfall unvollständig sind
Mehraufwand, wenn Fehlerbehebungen provisorisch erfolgen und später überarbeitet werden müssen
Koordinationsaufwand für die Geschäftsführung oder Office-IT bei Anfragen und Rechnungsprüfung
Diese Folgen belasten den Betrieb auch dann, wenn die Systemhaus-Rechnung in einem Monat niedrig ausfällt.
Planbare Monatspauschale als Kalkulationsbasis
BEKOM kalkuliert den Cloud-Betrieb als planbare Monatspauschale mit festgelegtem Leistungsumfang. Die Höhe hängt vom Umfang der betriebenen Systeme, der Nutzerzahl und dem vereinbarten Service-Level ab. Die Pauschale ersetzt die variablen Aufwände des Stundensatz-Modells für den laufenden Betrieb – mit vertraglich dokumentierten Leistungen.
Eigenschaften der Monatspauschale:
Definierter Leistungsumfang: Monitoring, Patch-Management, Backup, Inzidenzbearbeitung und Reporting sind enthalten
Keine zusätzlichen Stundenabrechnungen für Routineaufgaben: Auch bei Häufung von Ereignissen entstehen keine Sonderrechnungen
Transparente Abgrenzung: Projekte und größere Änderungen werden vorab beschrieben und freigegeben
Gleichbleibende monatliche Belastung: Für Budgetplanung und Buchhaltung klar als Betriebsausgabe erfassbar
Im Kosten-Assessment stellt BEKOM die bisherigen Systemhaus-Kosten der geplanten Monatspauschale strukturell gegenüber – als Entscheidungsgrundlage, nicht als pauschales Spar-Versprechen. Details zur Modullogik beschreibt Planbare Cloud-Kosten.
Wechsel vom Systemhaus: Schrittweise Übernahme
Der Wechsel vom bestehenden Systemhaus zu BEKOM muss kein radikaler Schnitt sein. BEKOM übernimmt den Cloud-Betrieb in einem strukturierten Prozess, der sich am Tempo des Unternehmens orientiert. Der laufende Geschäftsbetrieb bleibt während der Übergabe geschützt, und bestehende Systemhaus-Verträge können parallel weiterlaufen oder schrittweise angepasst werden.
Bestandsaufnahme und Transitionsplan
Am Anfang steht ein Assessment der vorhandenen IT-Landschaft. BEKOM erfasst Server, Anwendungen, Benutzerstrukturen und Sicherheitsmaßnahmen. Auf dieser Basis entsteht ein Transitionsplan, der Reihenfolge, Zeitfenster und Zuständigkeiten dokumentiert.
Inhalte des Transitionsplans:
- Liste der zu übernehmenden Systeme mit Priorisierung nach Kritikalität
- Zeitfenster für die Übernahme einzelner Systembereiche, abgestimmt auf den Geschäftsalltag
- Dokumentation der aktuellen Zuständigkeiten und der Zielstruktur nach dem Wechsel
- Abstimmung mit dem bisherigen Systemhaus, soweit vertraglich möglich
Der Plan wird vor der ersten Umstellung mit der Geschäftsführung freigegeben – keine Schritte erfolgen ohne vorherige Zustimmung.
Parallelbetrieb statt Komplett-Umstellung
Während der Übergangsphase laufen bisherige und neue Betriebsprozesse parallel. Kritische Systeme werden erst nach dokumentierter Validierung in den BEKOM-Betrieb überführt. Das reduziert das Risiko eines Ausfalls und gibt Mitarbeitern Zeit, sich an neue Abläufe zu gewöhnen.
Typische Schritte im Parallelbetrieb:
- Erste Systeme werden von BEKOM übernommen, während das Systemhaus weiterhin Verantwortung für die restlichen Bereiche trägt
- Nach erfolgreicher Übernahme und Validierung folgt der nächste Bereich
- Die Geschäftsführung erhält nach jedem Schritt ein kurzes Abnahmeprotokoll
- Rückfallpläne sind für jeden Schritt definiert, falls ein Vorgang rückgängig gemacht werden muss
So bleibt der Geschäftsbetrieb während der Übergabe funktionsfähig, und die Umstellung folgt dem Tempo, das für das Unternehmen passt.
Koexistenz: Systemhaus als Projektpartner
Viele Unternehmen möchten das bestehende Systemhaus nicht vollständig ablösen, sondern eine Arbeitsteilung etablieren. BEKOM übernimmt den laufenden Cloud-Betrieb, während das Systemhaus als Projektpartner für Fachanwendungen, lokale Infrastruktur oder Beratung erhalten bleibt.
Beispiel für eine Rollenaufteilung:
- BEKOM betreibt die Cloud-Umgebung: Server, Speicher, Backup, Sicherheitsupdates und Inzidenzen
- Das Systemhaus betreut spezifische Fachanwendungen oder lokale Hardware im Büro
- Die Geschäftsführung hat einen definierten Ansprechpartner pro Verantwortungsbereich
Diese Konstellation erlaubt einen ruhigen Übergang und nimmt die Sorge, eine langjährige Geschäftsbeziehung abrupt zu beenden. Einen breiteren Überblick zum laufenden Service gibt IT-Betrieb als Service; zur Rollenaufteilung ohne eigenes IT-Team siehe Cloud ohne eigene IT-Abteilung. Die Managed-Sicht auf zentralen Server-Betrieb beschreibt Managed Server.
Häufige Fragen zum Systemhaus-Wechsel
Was kostet der Wechsel im Vergleich zum bisherigen Systemhaus?
Ein Vergleich lässt sich nicht pauschal beantworten, weil Stundensatz-Rechnungen stark schwanken und je nach Jahr unterschiedlich ausfallen. BEKOM erstellt im Kosten-Assessment eine Gegenüberstellung: die bisherigen Systemhaus-Kosten eines typischen Jahres im Vergleich zur geplanten Monatspauschale. Grundlage sind die vorhandenen Rechnungen und die ermittelte Systemlandschaft. Die Entscheidung bleibt bei der Geschäftsführung – BEKOM liefert die Zahlen dafür.
Können wir den bestehenden Systemhaus-Vertrag parallel weiterlaufen lassen?
Ja. BEKOM übernimmt den laufenden Cloud-Betrieb, während das Systemhaus weiterhin für Projektarbeit, Fachanwendungen oder lokale Infrastruktur eingesetzt werden kann. Die Zuständigkeiten werden vor Beginn klar zugeordnet und dokumentiert. Auf diese Weise bleibt eine gewachsene Geschäftsbeziehung erhalten, ohne dass der IT-Betrieb weiter an Stundensatz-Modellen hängt – ein Wechsel mit Arbeitsteilung statt radikalem Schnitt.
Was passiert bei einem Notfall am Wochenende oder abends?
BEKOM betreibt die Cloud-Umgebung mit vereinbarten Reaktionszeiten. Bei kritischen Inzidenzen greift ein definierter Bereitschaftsprozess, der auch außerhalb der Geschäftszeiten zuständig ist. Der Kontaktweg erfolgt über das Ticketsystem oder eine benannte Bereitschaftsnummer. Der Umfang der Bereitschaft, die Reaktionszeiten nach Kritikalitätsstufe und die Eskalationswege werden im Assessment festgelegt und sind Bestandteil der Monatspauschale – ohne zusätzliche Nacht- oder Wochenend-Stundensätze und ohne separate Abruf-Rechnungen.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit und wie komme ich wieder heraus?
Laufzeiten werden individuell im Rahmen des Assessments vereinbart. BEKOM Cloud erzeugt keine technische Abhängigkeit: Daten und Konfigurationen werden in standardisierten Formaten bereitgestellt, sodass ein Wechsel zu einem anderen Anbieter oder die Rückführung in eine eigene Infrastruktur in eigener Betriebsstätte möglich ist. Die Exit-Strategie wird vor Vertragsbeginn dokumentiert, einschließlich Fristen, Datenformaten und Übergabeprozessen.
Müssen wir die bestehenden Systeme komplett ersetzen?
Nein. BEKOM übernimmt vorhandene Systeme, soweit sie technisch und wirtschaftlich sinnvoll betrieben werden können. Nicht jede Anwendung muss ersetzt werden; in vielen Fällen wird die bestehende Softwarelandschaft schrittweise in die BEKOM Cloud migriert. Der Transitionsplan legt fest, welche Systeme wann umgezogen werden und welche zunächst im bisherigen Betrieb verbleiben können.
Brauchen wir für den Wechsel eigenes IT-Know-how im Unternehmen?
Nein. Der Wechsel ist so gestaltet, dass die Geschäftsführung oder eine Büroleitung ohne IT-Fachhintergrund den Prozess begleiten kann. BEKOM übersetzt technische Entscheidungen in verständliche Optionen, bereitet Freigaben als überschaubare Auswahl vor und dokumentiert den jeweiligen Stand nachvollziehbar. Für jede Entscheidung wird eine kurze Empfehlung mit einem Satz Begründung geliefert – die Freigabe bleibt immer bei der Geschäftsführung. Details zur Aufgabenverteilung beschreibt Cloud ohne eigene IT-Abteilung.
Wie lange dauert der Wechsel typischerweise?
Der Wechsel erfolgt stufenweise und richtet sich nach dem Tempo des Unternehmens. Die erste Übernahme eines Systembereichs beginnt nach Freigabe des Transitionsplans; weitere Systeme folgen schrittweise nach erfolgreicher Validierung. Der Geschäftsbetrieb bleibt dabei durchgehend funktionsfähig, weil einzelne Bereiche nacheinander umgezogen werden und Rückfallpläne für jeden Schritt vorbereitet sind. Der Transitionsplan listet die geplante Reihenfolge auf und benennt für jeden Abschnitt die beteiligten Systeme, Ansprechpartner und Abnahmekriterien.
Was unterscheidet BEKOM von einem klassischen IT-Dienstleister?
BEKOM betreibt IT-Infrastruktur als fortlaufenden Service mit definiertem Leistungsumfang und vereinbarten Service-Levels. Klassische Dienstleister arbeiten häufig projektbasiert und rechnen nach Aufwand ab. Der Unterschied liegt in der Verantwortung für den laufenden Betrieb: BEKOM übernimmt Monitoring, Patch-Management und Inzidenzbearbeitung als Dauerleistung – nicht als einzelne, stundenweise abgerechnete Aufträge. Das Wissen um die Kundenumgebung liegt im Betriebsteam und in dokumentierten Betriebsunterlagen, nicht bei einer einzelnen Person.
Nächster Schritt: Schnellcheck für planbaren IT-Betrieb
Der Schnellcheck ist der Einstieg, um den aktuellen IT-Betrieb strukturell zu bewerten und die Eignung einer planbaren Betriebsalternative einzuschätzen. Er liefert der Geschäftsführung eine schriftliche Entscheidungsgrundlage – unverbindlich und systematisch, als Basis für die eigene Entscheidung.
Ein Assessment verschafft Ihnen Klarheit über den aktuellen Ist-Zustand Ihrer IT-Infrastruktur und zeigt konkrete Alternativen zum reaktiven Systemhaus-Modell auf. BEKOM erstellt eine detaillierte Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden Systeme und entwickelt eine Service-Design-Empfehlung für den Übergang zu proaktivem IT-Betrieb mit planbaren Kosten. Sie erhalten eine Architektur-Empfehlung, die den spezifischen Betriebsumfang kleiner Unternehmen berücksichtigt und einen strukturierten Migrationspfad definiert.
Ausgangslage erfassen
BEKOM erfasst die vorhandene IT-Landschaft: Server, Anwendungen, Nutzerzahlen, Sicherheitsmaßnahmen und bestehende Dienstleisterbeziehungen. Die Erfassung erfolgt gemeinsam mit der Geschäftsführung oder einer benannten Kontaktperson und orientiert sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen im Unternehmen.
Betriebsmodell bewerten
Auf Basis der Bestandsaufnahme stellt BEKOM den bisherigen Betrieb dem Managed-Service-Modell gegenüber: Was wird aktuell wie abgerechnet, welche Lücken bestehen und welche Leistungen wären in einer Monatspauschale enthalten. Ergebnis ist eine Übersicht mit den Unterschieden in Verantwortung, Reaktionszeiten und Kostenstruktur.
Entscheidungsgrundlage erhalten
Am Ende erhält die Geschäftsführung eine kompakte Entscheidungsgrundlage: Welcher Leistungsumfang ist sinnvoll, welche Monatspauschale würde dafür kalkuliert, wie sähe ein möglicher Transitionsplan aus. Die Entscheidung für oder gegen einen Wechsel bleibt bei der Geschäftsführung – BEKOM liefert die Fakten, die dafür nötig sind.