Verantwortung · RACI · Betrieb

BEKOM CLOUDKosteneffektiver IT-Betrieb im MittelstandVerantwortung, Prozesse, planbare Kosten

BEKOM Cloud als Alternative zum Systemhaus-Modell: definierte Zuständigkeiten, planbare Kosten und strukturierte Betriebsprozesse.

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Definierte Zuständigkeiten

RACI-basierter Betrieb

Planbare Monatspauschale

Koexistenz möglich

Ungeklärte Zuständigkeiten Definierte Verantwortung T&M vs. Monatspauschale Koexistenz mit Systemhaus Häufige Fragen

IT-Betrieb

Warum Verantwortung im IT-Betrieb oft unklar bleibt

Mittelständische Unternehmen arbeiten häufig mit mehreren IT-Dienstleistern gleichzeitig: ein Systemhaus für Projekte und Hardware, ein weiterer Anbieter für Telefonie, ein Cloud-Provider für einzelne Dienste, dazu ein internes IT-Team für das Tagesgeschäft. Diese gewachsene Struktur führt dazu, dass Zuständigkeiten verschwimmen – besonders im laufenden Betrieb. BEKOM Cloud für den Mittelstand adressiert dieses Problem mit einem klar definierten Betriebsmodell, das Verantwortlichkeiten dokumentiert und Übergabeprozesse regelt.

Unklare Verantwortlichkeiten im IT-Betrieb gefährden geschäftskritische Prozesse, da bei Störungen wertvolle Zeit durch Abstimmungen zwischen verschiedenen Dienstleistern verloren geht. Für regulatorisch relevante Systeme in der Auftragsverarbeitung ist eine dokumentierte Verantwortungsmatrix Compliance-Voraussetzung und macht den operativen Betrieb auditfähig.

Gewachsene Dienstleister-Strukturen

IT-Landschaften im Mittelstand sind über Jahre gewachsen. Projekte werden an ein Systemhaus vergeben, der Betrieb verbleibt intern, Speziallösungen werden von weiteren Anbietern betreut. Das Ergebnis: Kein Beteiligter hat den vollständigen Überblick über die gesamte IT-Landschaft.

Typische Konstellation:

Systemhaus: Projektgeschäft, Hardwarebeschaffung, gelegentliche Beratung – der Betrieb nach Projektabschluss ist nicht Teil des Auftrags
Internes IT-Team: Tagesgeschäft, First-Level-Support, Benutzerverwaltung – häufig unterbesetzt für den wachsenden Betriebsumfang
Weitere Dienstleister: Telefonie, Internetzugang, einzelne Cloud-Dienste – jeweils eigene Verträge und Ansprechpartner

Wenn zwischen diesen Beteiligten keine Verantwortungsmatrix existiert, entstehen Lücken: Systeme werden nicht aktualisiert, Inzidenzen werden zwischen Beteiligten weitergereicht, Eskalationswege sind nicht definiert.

Fehlende Übergabeprozesse nach Projekten

Systemhäuser liefern Projekte ab – neue Server, Netzwerkumbauten, Migrationen –, aber der Übergang vom Projekt in den regulären Betrieb ist häufig nicht geregelt. Dokumentation fehlt, Monitoring wird nicht eingerichtet, Patch-Zyklen werden nicht definiert.

Konsequenzen:

Systeme laufen nach Projektabschluss ohne definierten Betriebsprozess
Sicherheitsupdates und Patches werden nicht systematisch eingespielt
Monitoring fehlt oder wird erst nach Ausfällen eingerichtet
Die interne IT übernimmt Aufgaben, für die weder Kapazität noch Budget eingeplant ist

Folgen für Geschäftsführung und IT-Leitung

Für die Geschäftsführung bedeutet diese Situation: unkalkulierbare IT-Kosten durch T&M-Abrechnungen, fehlende Transparenz über den Zustand der IT-Infrastruktur und erhöhtes Ausfallrisiko. Für die IT-Leitung: ständiges Koordinieren zwischen Beteiligten, Eskalationen ohne definierte Prozesse und keine klar zugeordneten Ansprechpartner bei Inzidenzen.

Auswirkungen auf die Geschäftsführung:

IT-Kosten schwanken monatlich, weil jede Supportanfrage und jede Inzidenz nach Aufwand abgerechnet wird – Budgetplanung ist nicht verlässlich möglich
Es fehlt ein konsolidierter Überblick über den Zustand der IT-Infrastruktur, weil kein Beteiligter den Gesamtzustand dokumentiert und berichtet
Bei geschäftskritischen Ausfällen ist nicht klar, welcher Dienstleister zuständig ist – Eskalation erfolgt ungeplant

Auswirkungen auf die IT-Leitung:

Koordinationsaufwand zwischen Systemhaus, internen Kollegen und weiteren Anbietern bindet Kapazität, die für strategische Aufgaben und Projekte fehlt
Inzidenzen werden zwischen Beteiligten weitergereicht, weil Verantwortlichkeiten nicht eindeutig zugeordnet sind
Sicherheitsupdates, Patches und Backups laufen nicht systematisch, weil keine durchgängige Betriebsverantwortung definiert ist

Betriebsmodell

BEKOM Cloud: Betrieb mit definierter Verantwortung

BEKOM bietet mit BEKOM Cloud ein Betriebsmodell, das Zuständigkeiten transparent dokumentiert und den laufenden Betrieb durch definierte Prozesse absichert. BEKOM fungiert dabei als zentraler Ansprechpartner für den operativen IT-Betrieb – statt mehrerer Dienstleister mit jeweils eigenen Verträgen und Eskalationswegen. Die Grundlage: Eine Verantwortungsmatrix, die für jeden Aufgabenbereich festhält, wer verantwortlich ist, wer mitwirkt und wer informiert wird.

Verantwortungsmatrix im IT-Betrieb

BEKOM dokumentiert die Zuständigkeiten in einer Verantwortungsmatrix, die im Assessment gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet wird. Für jeden Aufgabenbereich – Server, Netzwerk, Backup, Monitoring, Sicherheitsupdates – ist geregelt, ob BEKOM die Aufgabe vollständig übernimmt oder ob das interne IT-Team mitwirkt.

Aufgabenverteilung:

BEKOM übernimmt: Betriebsmonitoring, Sicherheitsupdates, Backup-Management, Kapazitätsplanung, Inzidenz-Management
Internes Team: Fachliche Anforderungen, Benutzerberechtigungen, Freigaben für Changes
Gemeinsam: Kapazitätsplanung, Change-Priorisierung, Eskalationsentscheidungen

SLA-basierte Betriebsprozesse

Der Betrieb der BEKOM Cloud basiert auf vereinbarten Service-Levels. Verfügbarkeit, Reaktionszeiten, Wartungsfenster und Eskalationswege sind vertraglich geregelt – nicht als allgemeine Zusage, sondern als messbare Kenngrößen.

SLA-Bausteine:

Verfügbarkeit: Vereinbarte Erreichbarkeit der Cloud-Umgebung, gemessen und dokumentiert
Reaktionszeiten: Definierte Reaktion bei Inzidenzen nach Kritikalitätsstufe
Wartungsfenster: Abgestimmte Zeitfenster für Updates und Wartungsarbeiten
Reporting: Regelmäßige Berichte über Verfügbarkeit, Inzidenzen und durchgeführte Maßnahmen

Strukturierte Übergabe nach Projekten

Im Systemhaus-Modell endet ein Projekt häufig mit der Abnahme – der Übergang in den regulären Betrieb ist nicht Bestandteil des Auftrags. Monitoring, Patch-Zyklen und Backup-Prozesse werden nicht systematisch eingerichtet. Bei BEKOM endet jedes Projekt – ob Migration, Systemerweiterung oder Konfigurationsänderung – mit einem dokumentierten Übergabeprozess in den laufenden Betrieb.

Übergabe-Checkliste:

Dokumentation: Systemkonfiguration, Abhängigkeiten und Besonderheiten sind dokumentiert und in der Betriebsdokumentation hinterlegt – das interne IT-Team hat Zugriff auf alle relevanten Informationen
Monitoring: Überwachung ist eingerichtet und liefert Messwerte, bevor das System in den produktiven Betrieb übergeht
Patch-Management: Aktualisierungszyklen sind definiert und im Betriebskalender eingeplant – einschließlich der Abstimmung mit abhängigen Systemen
Backup: Sicherungsprozesse sind konfiguriert, getestet und in den bestehenden Backup-Plan integriert

Ein Ansprechpartner für den IT-Betrieb

Im klassischen Modell verteilt sich der IT-Betrieb auf mehrere Beteiligte: Systemhaus, interne IT, Telefonie-Anbieter, Cloud-Provider. Bei Inzidenzen oder Änderungsanforderungen ist unklar, wer zuständig ist und wer koordiniert. BEKOM bündelt den operativen Betrieb als zentraler Ansprechpartner – Geschäftsführung und IT-Leitung haben einen dokumentierten Kontaktpunkt für alle Betriebsthemen.

Leistungsumfang:

Inzidenz-Annahme: BEKOM nimmt Störungsmeldungen entgegen, klassifiziert nach Kritikalität und koordiniert die Behebung – unabhängig davon, welches System betroffen ist
Eskalationsweg: Definierte Eskalationsstufen mit benannten Ansprechpartnern auf BEKOM-Seite, dokumentiert in der Verantwortungsmatrix
Statusberichte: Regelmäßiges Reporting über offene Inzidenzen, durchgeführte Maßnahmen und Systemzustand – ein konsolidierter Bericht statt Rückfragen bei mehreren Dienstleistern
Change-Koordination: Änderungsanforderungen laufen über BEKOM als zentrale Stelle, die Abhängigkeiten zwischen Systemen berücksichtigt und Auswirkungen bewertet

Kostenstruktur

Kostenstruktur: T&M-Modell vs. planbare Monatspauschale

Die Zusammenarbeit mit Systemhäusern basiert typischerweise auf Time-and-Material-Abrechnungen: Stundensätze für Beratung, Projektarbeit und Support. Dieses Modell eignet sich für Projekte mit definiertem Anfang und Ende, führt aber im laufenden Betrieb zu schwer kalkulierbaren Kosten.

Typische Aufwände im T&M-Modell

Im Systemhaus-Modell werden Betriebsleistungen nach Aufwand abgerechnet. Bei stabilen Verhältnissen ist das kalkulierbar – bei Inzidenzen, Sicherheitsvorfällen oder ungeplanten Wartungsarbeiten steigen die Kosten sprunghaft.

Kostentreiber bei Systemhaus-Abrechnungen:

Stundensatzbasierter Support: Jeder Supportfall wird nach Aufwand abgerechnet – bei komplexen Inzidenzen entstehen ungeplante Kosten

Kein proaktiver Betrieb: Systemhäuser reagieren auf Anfragen, betreiben die Infrastruktur aber nicht fortlaufend – Probleme werden erst nach Auftreten adressiert

Projektbasierte Abrechnung: Infrastrukturprojekte werden als Einzelprojekte kalkuliert, der anschließende Betrieb ist nicht enthalten

Koordinationsaufwand: Das interne IT-Team investiert Kapazität in die Koordination zwischen Systemhaus und weiteren Dienstleistern

Planbare Kostenstruktur mit BEKOM Cloud

BEKOM kalkuliert den Cloud-Betrieb als planbare Monatspauschale. Monitoring, Updates, Backup und Inzidenz-Management sind enthalten – ohne Stundensatz-Eskalation bei ungeplanten Vorfällen.

Kostenmodell:

Monatspauschale: Cloud-Betrieb mit definiertem Leistungsumfang, planbar für die Budgetierung

Enthaltene Leistungen: Proaktiver Betrieb, Sicherheitsupdates, Backup-Management und Inzidenz-Bearbeitung sind Bestandteil der Pauschale

Keine Stundensatz-Eskalation: Auch bei komplexen Inzidenzen entstehen keine zusätzlichen Supportkosten auf T&M-Basis

Transparenz: Monatliches Reporting über durchgeführte Maßnahmen und Systemzustand

Im Assessment ermittelt BEKOM die Anforderungen und kalkuliert die Monatspauschale individuell – als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung. BEKOM erstellt dabei eine Gegenüberstellung der aktuellen T&M-Kosten und der Monatspauschale, sodass der wirtschaftliche Vergleich auf realen Zahlen basiert.

Versteckte Koordinationskosten

Neben den direkten T&M-Kosten beim Systemhaus fallen im Mehrdienstleister-Modell Koordinationskosten an, die in keiner Rechnung erscheinen, aber interne Kapazität binden. Diese versteckten Kosten summieren sich im Alltag und verschieben die tatsächliche Wirtschaftlichkeit des bestehenden Modells.

Typische Koordinationskosten:

Abstimmungsaufwand: Das interne IT-Team koordiniert zwischen Systemhaus, Telefonie-Anbieter und Cloud-Provider – jeder Beteiligte hat eigene Ansprechpartner, Ticketsysteme und Eskalationswege

Doppelarbeit bei Inzidenzen: Wenn unklar ist, welcher Dienstleister zuständig ist, werden Inzidenzen parallel an mehrere Beteiligte gemeldet – Diagnose und Behebung verzögern sich durch Rückfragen und Verantwortungsklärung

Dokumentationslücken: Jeder Dienstleister dokumentiert in eigenen Systemen – ein konsolidierter Überblick über den Zustand der gesamten IT-Infrastruktur existiert nicht

Vertragsverwaltung: Mehrere Dienstleisterverträge mit unterschiedlichen Laufzeiten, Leistungsumfängen und Kündigungsfristen erfordern eigene Verwaltungskapazität

Koexistenz

Koexistenz: BEKOM Cloud und bestehendes Systemhaus

BEKOM Cloud ersetzt nicht zwingend das bestehende Systemhaus. In vielen Fällen entsteht eine sinnvolle Arbeitsteilung: BEKOM übernimmt den laufenden IT-Betrieb, das Systemhaus bleibt als Projektpartner für Beratung, Fachanwendungen oder spezifische Infrastrukturprojekte erhalten.

Rollenaufteilung: Betrieb vs. Projektgeschäft

Die Abgrenzung ist klar: BEKOM übernimmt den operativen Betrieb der Cloud-Infrastruktur – Monitoring, Updates, Backup, Inzidenz-Management. Das Systemhaus kann weiterhin für Projektarbeit eingesetzt werden: neue Fachanwendungen, Beratung zu spezifischen Themen, Hardware-Beschaffung für lokale Systeme.

Koexistenz-Modell:

BEKOM: Laufender Betrieb, proaktives Monitoring, Sicherheitsupdates, Kapazitätsplanung
Systemhaus: Projektgeschäft, Fachberatung, lokale Infrastruktur (wenn gewünscht)
Internes Team: Fachliche Anforderungen, Benutzer-Administration, Freigaben

Diese Arbeitsteilung beendet das Koordinationsproblem: Der Betrieb hat einen definierten Verantwortlichen, das Projektgeschäft läuft über das Systemhaus oder einen anderen Projektpartner. Das interne IT-Team wird entlastet, weil die Koordination zwischen Betrieb und Projektarbeit über klare Zuständigkeiten geregelt ist – nicht über informelle Absprachen.

Übernahme bestehender Infrastruktur

BEKOM startet mit einem Assessment der vorhandenen IT-Landschaft: Welche Systeme werden betrieben, welche Abhängigkeiten bestehen, welche Verantwortlichkeiten sind aktuell verteilt. Auf Basis des Assessments erstellt BEKOM einen Übernahmeplan mit definierter Transition und dokumentierter Verantwortungsübergabe.

Übernahme-Ablauf:

Assessment: Erfassung der Systemlandschaft, Abhängigkeiten und bestehenden Dienstleisterverträge
Transitionsplan: Definition der Übernahmereihenfolge, Parallelbetrieb während der Übergangsphase
Betriebsbeginn: Dokumentierte Übergabe mit Verantwortungsmatrix, Monitoring und Reporting
Laufender Betrieb: Proaktiver Betrieb mit vereinbarten Service-Levels

Der Übergang erfolgt strukturiert – bestehende Systemhaus-Verträge können parallel weiterlaufen oder stufenweise angepasst werden. BEKOM dokumentiert dabei alle bestehenden Abhängigkeiten und Dienstleisterverhältnisse, sodass keine Zuständigkeitslücke entsteht. Details zum Migrationsprozess beschreibt Cloud-Migration.

Exit-Option und Flexibilität

BEKOM Cloud erzeugt keine technische Abhängigkeit. Systeme, Daten und Konfigurationen können jederzeit wieder in eine eigene Infrastruktur in eigener Betriebsstätte überführt oder an einen anderen Anbieter übergeben werden. Die Exit-Option ist vertraglich geregelt und wird im Assessment dokumentiert.

Vertragliche Absicherung:

Datenportabilität: Alle Daten und Konfigurationen werden in standardisierten Formaten bereitgestellt – kein proprietäres Lock-in, das einen Anbieterwechsel erschwert
Dokumentierte Exit-Strategie: Prozess, Fristen und Verantwortlichkeiten für eine Rückmigration sind Bestandteil des Betriebsvertrags
Stufenweise Rückführung: Systeme können einzeln oder in definierten Gruppen aus der Cloud zurückgeführt werden – ohne den laufenden Betrieb der verbleibenden Systeme zu beeinträchtigen
Übergabe an Dritte: BEKOM unterstützt bei Bedarf die Übergabe an einen anderen Betriebspartner mit dokumentierter Verantwortungsübergabe

Verwandte Themen: Auf Managed-Ebene gestaltet Managed Server den zentralen Server-Betrieb.

Häufige Fragen zur Systemhaus-Alternative

Kann BEKOM Cloud parallel zum bestehenden Systemhaus arbeiten?

Ja. BEKOM übernimmt den laufenden IT-Betrieb der Cloud-Infrastruktur, während das bestehende Systemhaus als Projektpartner für Fachberatung, Fachanwendungen oder lokale Infrastruktur erhalten bleiben kann. Die Verantwortungsbereiche werden in einer Verantwortungsmatrix dokumentiert. Diese Arbeitsteilung beendet die Zuständigkeitslücke zwischen Betrieb und Projektgeschäft.

Was passiert mit laufenden Projekten beim Systemhaus?

Laufende Projekte beim Systemhaus bleiben unberührt. Die Übernahme des Betriebs durch BEKOM betrifft den operativen IT-Betrieb: Monitoring, Updates, Backup, Inzidenz-Management. Projekte, die das Systemhaus aktuell durchführt, werden wie geplant abgeschlossen. Die Übergabe in den BEKOM-Betrieb erfolgt nach Projektabschluss über einen definierten Übergabeprozess.

Was kostet der Wechsel zu BEKOM Cloud?

BEKOM kalkuliert den Cloud-Betrieb als planbare Monatspauschale, die Monitoring, Updates, Backup und Inzidenz-Management umfasst. Die Höhe der Pauschale hängt vom Umfang der betriebenen Systeme ab und wird im Assessment individuell ermittelt. Der Vergleich mit den bisherigen T&M-Kosten beim Systemhaus liefert die Entscheidungsgrundlage – BEKOM erstellt diese Gegenüberstellung als Bestandteil des Assessments.

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?

Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen werden individuell im Rahmen des Assessments vereinbart. BEKOM Cloud erzeugt keine technische Abhängigkeit: Systeme können jederzeit wieder in eine eigene Infrastruktur in eigener Betriebsstätte überführt oder an einen anderen Anbieter übergeben werden. Die Exit-Strategie ist Bestandteil des Betriebsvertrags und wird vor Vertragsbeginn dokumentiert – einschließlich der Datenformate, Übergabeprozesse und Fristen für die Rückmigration.

Wie läuft die Übernahme bestehender Systeme ab?

BEKOM startet mit einem Assessment: Erfassung der vorhandenen Systeme, Abhängigkeiten und aktuellen Dienstleisterverträge. Auf Basis des Assessments entsteht ein Transitionsplan mit definierter Übernahmereihenfolge. Während der Übergangsphase laufen alte und neue Betriebsprozesse parallel. Erst nach dokumentierter Validierung übernimmt BEKOM den Betrieb der vereinbarten Systeme.

Kann der Wechsel vom Systemhaus zu BEKOM in Stufen erfolgen, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen?

Ja, in dokumentiert vereinbarten Stufen. Der Transitionsplan im Service-Design-Dokument legt fest, welche Systeme zu welchem Stichtag übernommen werden – meist beginnend mit weniger geschäftskritischen Workloads (z. B. Test- und Vorsysteme) und endend bei zentralen Diensten (Identity, ERP-Backend, Telefonie). Während jeder Stufe laufen alte und neue Verantwortung parallel; das bisherige Systemhaus bleibt für die noch nicht übergebenen Systeme zuständig. Eine Koexistenz über mehrere Stufen ist möglich, wenn der Kunde das Verhältnis zum bestehenden Systemhaus partiell weiterführen möchte – die Schnittstellen werden im Service-Design vertraglich abgegrenzt.

Was unterscheidet BEKOM von einem klassischen Systemhaus?

BEKOM betreibt IT-Infrastruktur als fortlaufenden Service mit vereinbarten Service-Levels – nicht als Projektgeschäft auf Stundenbasis. Systemhäuser liefern typischerweise Projekte ab und beenden ihre aktive Beteiligung nach Projektabschluss. BEKOM übernimmt den operativen Betrieb: Monitoring, Updates, Backup, Inzidenz-Management – mit dokumentierter Verantwortungsmatrix und planbaren Kosten statt Stundensatz-Abrechnungen. Details zu den Service-Levels beschreibt Cloud-Service-Levels.

Wie läuft der Übergabeprozess vom bisherigen Dienstleister ab?

BEKOM koordiniert die Übergabe nach einem strukturierten Prozess: Bestandsaufnahme der beim bisherigen Dienstleister verwalteten Systeme, Dokumentation aller Zugänge und Konfigurationen, schrittweise Übernahme nach Systempriorität. Der bisherige Dienstleister wird in den Übergabeplan eingebunden, sofern vertraglich möglich. Die Übergabe erfolgt systemweise mit Validierung nach jedem Schritt – kein Big-Bang-Wechsel.

Nächster Schritt: Betriebsmodell-Assessment anfragen

Ein Assessment klärt, wie die Verantwortlichkeiten in Ihrem IT-Betrieb aktuell verteilt sind, wo Lücken bestehen und wie BEKOM Cloud den Betrieb übernehmen kann – strukturiert und mit definierten Zuständigkeiten.

Das Assessment verschafft Ihnen vollständige Klarheit über Ihre bestehende Dienstleister-Struktur und identifiziert Verantwortungslücken im IT-Betrieb. Sie erhalten eine detaillierte Bestandsaufnahme aller aktuellen Zuständigkeiten sowie eine konkrete Empfehlung für ein konsolidiertes Betriebsmodell mit dokumentierter Verantwortungsmatrix. Das Service-Design definiert klare Übergabeprozesse zwischen internem Team und externem Dienstleister.

Assessment anfragen

Kontaktieren Sie BEKOM für ein unverbindliches Betriebsmodell-Assessment. BEKOM erfasst die vorhandene IT-Landschaft, die bestehenden Dienstleisterbeziehungen und die aktuelle Verantwortungsverteilung – als Ausgangspunkt für ein klar definiertes Betriebsmodell.

Verantwortungsmatrix erstellen

Auf Basis des Assessments erstellt BEKOM eine Verantwortungsmatrix: Wer übernimmt welche Aufgaben im IT-Betrieb, welche Service-Levels werden vereinbart, welche Kosten entstehen – als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung.

Strukturierte Übernahme starten

Nach Ihrer Freigabe beginnt BEKOM mit der strukturierten Übernahme des IT-Betriebs: Transition in definierten Phasen, Parallelbetrieb während der Übergangsphase und dokumentierte Übergabe mit laufendem Monitoring und Reporting. Bestehende Systemhaus-Verträge können dabei parallel weiterlaufen – die Übernahme betrifft den Betrieb, nicht das Projektgeschäft.